Terimpit Deadline, Begini Cara Menentukan Prioritas saat Bekerja

Ilustrasi pekerjaan yang terimpit deadline. Foto: Tirachard Kumtanom/Shutterstock

Setiap pekerja pasti pernah mengalami kebingungan karena harus menentukan mana dulu pekerjaan yang harus diselesaikan. Jika ada di situasi ini, solusinya hanya satu; membuat prioritas!

Namun, di tengah gempuran pekerjaan, seseorang biasanya lebih memilih mengerjakan yang mendesak, daripada yang penting. Ini biasa disebut sebagai the mere urgency effect. Kondisi ini biasa terjadi karena banyak tugas yang dilabeli “deadline”.

Meski tujuannya adalah menyelesaikan tugas dan meringankan beban, sebetulnya cara tersebut justru tidak baik, lho! Ya, kita jadi terlalu produktif, menomorduakan istirahat, melupakan tanggung jawab lain, dan—yang paling buruk—menurunkan kualitas.

Skala prioritas perlu disusun agar semua pekerjaan tuntas tanpa harus mengorbankan pekerjaan lain atau menurunkan kualitas. Tapi, memang tidak mudah. Untuk kamu yang sering menghadapi the mere urgency effect, ini solusinya!

Cara Menentukan Skala Prioritas Bekerja

1. Tentukan: penting atau mendesak

Ilustrasu menentukan tingkat urgensi pekerjaan. Foto: PinkBlue Studio/Shutterstock

Untuk bisa menentukan skala prioritas dari semua tumpukan pekerjaan, kamu perlu menentukan, mana yang penting atau mendesak. Cara mengklasifikasikannya mudah, dengan menjawab beberapa pertanyaan seperti:

Jika sudah, kamu bisa menerapkan konsep Matriks Eisenhower untuk menyusun daftar yang penting hingga tidak penting. Pola penyusunannya adalah:

2. Buat jadwal atau timeline pribadi

Sudah mengklasifikasi tugas, tapi masih bingung pekerjaan mana yang harus diprioritaskan? Kamu perlu membuat jadwal atau timeline pribadi.

Tugas-tugas dengan tingkat urgensi yang sama perlu diurutkan berdasarkan “waktu diterima”. Kamu perlu mengerjakan tugas yang paling pertama diterima dan paling dekat dengan deadline.

Catat tanggal penerimaan tugas, deadline, dan estimasi pengerjaan. Setiap harinya kamu perlu membuat daftar pekerjaan yang diterima dan urutan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Jika tugas satu selesai, lanjut ke tugas lainnya. Begitu terus hingga seluruh tugas (dengan tingkat urgensi yang sama) selesai.

Dengan timeline pribadi ini, kamu bisa bekerja secara taktis dan fokus. Agar tetap bisa bekerja dengan fokus, coba memaksimalkan waktu istirahat untuk makan, membuka media sosial, membaca berita, mengobrol, dan lain-lain. Tujuannya agar kamu enggak mudah terdistraksi saat bekerja.

3. Gunakan sistem delegate or delete

Ilustrasi banyaknya pekerjaan. Foto: Makistock/Shutterstock

Kamu sudah memahami sistem Matriks Eisenhower? Jika sudah, berarti kamu siap untuk melakukan sistem delegate or delete agar pekerjaan penting dan mendesak bisa terselesaikan dengan baik.

Umumnya tugas yang bisa didelegasikan atau yang bisa dihapus adalah tugas yang tidak ada nilainya atau hanya pelengkap. Sebelum didelegasikan, kamu perlu memastikan bahwa tugas itu tidak memengaruhi pekerjaan atau penilaian orang lain dan diri sendiri.

Pastikan orang yang didelegasikan bisa mengemban tugas dan menyelesaikannya dengan baik. Begitu juga jika kamu yang menerima delegasi tugas, ya. Meski terdengar mudah, sistem delegate or delete ini tidak bisa dilakukan oleh semua posisi kerja. Biasanya hanya bisa dilakukan jika kamu bekerja dalam tim, atau punya anggota tim.

4. Lakukan pengelompokan pekerjaan

Terakhir adalah pengelompokan nilai tinggi (penting) dan nilai rendah (kurang penting). Cara ini bisa diterapkan jika kamu ingin beberapa tugas selesai dalam waktu bersamaan. Sederhananya, kamu akan membagi pekerjaan jadi kelompok nilai tinggi dan nilai rendah.

Kelompok tinggi perlu dikerjakan dalam kurun 2 hingga 4 jam di waktu harian paling produktif. Misalnya, kamu sangat fokus di jam 9–10 pagi lalu 2–4 sore. Kemudian, pekerjaan bernilai rendah bisa dikerjakan selama 40 menit sebanyak 3 kali sehari.

Cara ini punya kekurangan, karena umumnya orang sulit fokus karena harus berpindah dari satu tugas ke tugas lain. Untuk melakukannya, jangan lupa pastikan kamu terhindar dari berbagai distraksi seperti suara bising, media sosial, chat, hingga akses internet yang buruk.

Biar lebih mudah menyusun skala prioritas dan menyelesaikan semua tugas kantor, kamu juga perlu dukungan internet yang lancar, lho.

Kamu bisa berlangganan XL PRIORITAS dengan metode pembayaran di awal yang menawarkan internet cepat dan affordable. Paket XL PRIORITAS ini enggak hanya membantu kamu menyusun prioritas pekerjaan, tetapi juga memperlancar kamu mengatur prioritas keuangan.

Paket internet dari XL PRIORITAS. Foto: dok. XL PRIORITAS

Dengan berlangganan XL PRIORITAS kamu akan mendapatkan paket internet unlimited yang tersedia dalam berbagai pilihan paket, mulai dari myPRIO Silver X, myPRIO Gold C, myPRIO Platinum X, myPRIO Diamond X, hingga myPRIO Ultima X.

Semua paket ini bisa dinikmati dalam 1 hingga 3 bulan, jadi kamu bisa menikmati internet tanpa harus repot berkali-kali beli paket saat internet habis. Yup, paket internet dari XL PRIORITAS memang hassle free karena menawarkan banyak kemudahan dan kenyamanan bagi para penggunanya.

Menariknya lagi, kamu bisa memilih nomor cantik kesukaanmu, lho! Harganya murah, mulai dari Rp 145 ribu saja. Ingin bayar lewat virtual account, e-wallet, kartu kredit, atau pulsa PRIO Flex? Bisa.

Dengan XL PRIORITAS, kamu bisa melakukan berbagai aktivitas, mulai dari aplikasi situs/website, telpon, atau SMS. Paket spesial ini bahkan memberikan bonus kuota Worry-Free Harian sebesar 2GB/hari dan Bonus Roaming Pass. Menarik, kan?

Untuk informasi selengkapnya, cek di sini, ya! Jangan lupa juga download myXL di ponsel kamu untuk mempermudah berbagai transaksi kamu.

Artikel ini merupakan bentuk kerja sama dengan XL PRIORITAS