Dari Surat ke Chat: Bagaimana Pesan Bisnis Berubah di Era Digital

Sumber: Buatan pribadi penulis

Pernah mengirim email atau chat ke klien, lalu balasannya malah membuat bingung? Dalam dunia bisnis, satu pesan yang kurang jelas bisa berujung pada salah paham, pekerjaan tentunda, bahkan hubungan dagang yang renggang. Karena itu, kemampuan menyusun pesan bisnis bukan sekedar soal tata bahasa, tetapi soal menjaga kepercayaan.

Apa Itu Pesan Bisnis?

Pesan bisnis adalah informasi, gagasan, atau instruksi yang disampaikan dalam konteks bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Kajian di Jurnal Akuntansi, Keuangan dan Auditing (2022) menjelaskan bahwa pesan dalam komunikasi bisnis dapat berupa verbal maupun nonverbal, dan salah satu bentuknya adalah pesan persuasif yang bertujuan membangkitkan pengertian dan kesadaran penerima.

Pesan bisnis dapat disampaikan secara tertulis maupun lisan, dan tujuan utamanya adalah pemahaman penerima. Artinya, pesan yang bagus bukan yang paling panjang atau rumit, melainkan yang paling mudah dipahami.

Jenis-Jenis Pesan Bisnis

Buku Komunikasi Bisnis karya Yohana Purnama Dharmawan membagi penulisan pesan bisnis ke dalam pesan ruitin, pesan positif, dan pesan negatif. Ditambah satu jenis lain, pesan persuasif, gambarannya kira kira begini:

1. Pesan rutin. Pesan sehari-hari seperti permintaan informasi, konfirmasi jadwal atau pemberitahuan.

2. Pesan positif. Kabar baik, misalnya penerimaan lamaran, persetujuan kerja sama, atau ucapan terima kasih.

3. Pesan negatif. Kabar yang kurang menyenangkan, seperti penolakan atau penundaan, yang perlu disampaikan dengan hati hati agar relasi tetap terjaga.

4. Pesan persuasif. Pesan untuk mengajak penerima bertindak, seperti penawaran produk atau proposal.

Proses Menyusun Pesan Bisnis

Penyusunan pesan bisnis sebaiknya tidak spontan. Materi komunikasi bisnis Universitas Esa Unggul menyebut prosesnya mencakup perencanaan, pengorganisasian, dan penelaahan ulang agar pesan bebas dari kekurangan, kelebihan, atau kesalahan. Buku Dharmawan juga memuat tahapan serupa: merencanakan, mengorganisasikan, dan merevisi pesan.

Selain itu, kajian tentang efektivitas komunikasi dan negosiasi bisnis mengingatkan bahwa masalah bisa muncul di banyak titik: saat mengembangkan pesan, menyampaikan, menerima, hingga menafsirkan. Jadi, jangan hanya fokus pada isi, tapi juga pada cara pesan itu sampai ke penerima.

Pesan Bisnis di Era Digital

Saluran pesan bisnis kini bergeser. Penelitian di Jurnal Pendidikan Tambusai menyebut media sosial, email, dan pesan instan sebagai saluran komunikasi yang muncul di era digital, termasuk perannya dalam keterlibatan pelanggan. Contoh praktiknya bisa dilihat di kajian pengelolaan pesan digital Cafe Wanowan Space yang memanfaatkan Instagram untuk menarik pengunjung.

Meski begitu, formalitas tetap penting. Penyuluhan di Jurnal Praksis dan Dedikasi Sosial menekankan bahwa etika berkomunikasi lewat email perlu diperhatikan agar komunikasi bisnis berjalan efektif. Di sisi lain, bahasan komunikasi bisnis digital dari UIN Sunan Gunung Djati menunjukkan bahwa kombinasi teknologi dan strategi komunikasi yang tepat berkontribusi pada peningkatan kinerja bisnis.

Penutup

Pesan bisnis yang baik lahir dari perencanaan, bahasa yang jelas, dan kepekaan terhadap penerima. Di tengah banjir notifikasi, pesan yang ringkas, sopan, dan tepat sasaran akan selalu menonjol. Jadi, sebelum mengirim pesan berikutnya, tanyakan satu hal: apakah penerima akan langsung paham apa yang saya minta?