SOP Bukan Sekadar Dokumen: Pelajaran yang Saya Dapat Saat Magang
Management Student at Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari muhammad kahfi maulana surya putra tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Ketika pertama kali mendengar istilah Standar Operasional Prosedur (SOP), saya membayangkan sebuah dokumen yang berisi banyak aturan dan harus dipatuhi oleh setiap karyawan. Namun, pandangan tersebut berubah setelah saya mendapatkan kesempatan untuk terlibat langsung dalam penyusunan SOP selama menjalani program Magang Berdampak (MBKM) di PT Buharum Data Perkasa.
Selama magang, saya mendapatkan kesempatan untuk membantu menyusun SOP untuk beberapa pekerjaan, di antaranya driver ambulans dan teknisi. Dari proses tersebut, saya mulai memahami bahwa SOP sebenarnya bukan hanya kumpulan aturan yang disimpan dalam sebuah dokumen.
SOP berkaitan langsung dengan bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan setiap hari.
Ketika pekerjaan membutuhkan standar yang jelas
Dalam sebuah perusahaan, setiap orang tentu memiliki cara bekerja yang berbeda. Perbedaan pengalaman, kebiasaan, dan pemahaman terhadap pekerjaan dapat membuat hasil pekerjaan menjadi tidak sama.
Jika suatu pekerjaan hanya dilakukan berdasarkan kebiasaan masing-masing orang, akan muncul pertanyaan: bagaimana jika orang tersebut tidak masuk? Apakah orang lain dapat menjalankan pekerjaan dengan cara yang sama?
Menurut saya, di sinilah SOP memiliki peran penting.
SOP memberikan panduan mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana prosesnya, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan ketika menjalankan suatu pekerjaan. Dengan adanya panduan tersebut, pekerjaan tidak sepenuhnya bergantung pada kebiasaan atau pengalaman satu orang.
Hal tersebut saya temui ketika membantu penyusunan SOP driver ambulans.
Pekerjaan seorang driver ambulans tidak hanya berkaitan dengan kemampuan mengemudi. Ada berbagai hal yang perlu diperhatikan, mulai dari pemeriksaan kendaraan sebelum digunakan, kesiapan kendaraan, koordinasi dengan pihak terkait, hingga tindakan yang perlu dilakukan ketika menghadapi kondisi tertentu di lapangan.
Setiap tahapan membutuhkan kejelasan agar pekerjaan dapat dilakukan secara tertib dan aman.
SOP juga penting bagi pekerjaan teknisi
Hal serupa saya temukan pada pekerjaan teknisi.
Teknisi memiliki tanggung jawab yang berkaitan dengan pemeriksaan, perawatan, dan perbaikan peralatan maupun fasilitas. Pekerjaan tersebut tidak dapat dilakukan secara sembarangan karena terdapat aspek keselamatan dan risiko yang harus diperhatikan.
Melalui SOP, tahapan pekerjaan dapat disusun secara lebih terstruktur. Teknisi dapat mengetahui langkah yang harus dilakukan sebelum memulai pekerjaan, proses pemeriksaan yang diperlukan, hingga tindakan setelah pekerjaan selesai.
Bagi saya, pengalaman tersebut memberikan pemahaman baru bahwa SOP bukan dibuat untuk mempersulit karyawan.
Sebaliknya, SOP dapat membantu karyawan memahami pekerjaannya dengan lebih jelas.
Dari menyusun dokumen menjadi memahami proses kerja
Hal yang menarik selama proses penyusunan SOP adalah saya tidak hanya belajar bagaimana membuat sebuah dokumen.
Saya juga belajar untuk memahami pekerjaan dari sudut pandang orang yang menjalankannya.
Sebelum menuliskan sebuah prosedur, kita perlu memahami terlebih dahulu bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan. Apa saja tahapannya? Apa risiko yang mungkin terjadi? Apa yang harus dilakukan jika muncul kondisi tertentu?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut membuat saya menyadari bahwa membuat SOP membutuhkan pemahaman terhadap proses kerja, bukan sekadar menyusun kalimat dalam sebuah dokumen.
Pengalaman ini juga membuat saya melihat hubungan antara SOP dengan manajemen operasional. Sebuah pekerjaan yang terlihat sederhana ternyata memiliki banyak proses yang perlu diperhatikan agar dapat berjalan dengan baik.
Profesionalisme dimulai dari hal-hal sederhana
Selama menjalani magang, saya semakin memahami bahwa profesionalisme tidak hanya ditunjukkan melalui kemampuan seseorang dalam menyelesaikan pekerjaan.
Profesionalisme juga terlihat dari bagaimana seseorang menjalankan pekerjaan sesuai prosedur, memperhatikan keselamatan, menjaga kualitas, dan mampu mempertanggungjawabkan pekerjaannya.
SOP menjadi salah satu bagian yang mendukung hal tersebut.
Memang, memiliki SOP tidak secara otomatis membuat seluruh pekerjaan menjadi sempurna. SOP tetap perlu dipahami, diterapkan, dievaluasi, dan diperbaiki ketika terdapat perubahan dalam proses kerja.
Namun, setidaknya keberadaan SOP memberikan standar yang dapat menjadi acuan bersama.
Pengalaman yang saya dapatkan selama magang
Sebagai mahasiswa yang sedang menjalani program MBKM, keterlibatan dalam penyusunan SOP menjadi pengalaman yang cukup berarti bagi saya.
Saya tidak hanya mendapatkan pengalaman mengenai dunia kerja, tetapi juga belajar melihat bagaimana teori yang dipelajari di perkuliahan dapat diterapkan dalam lingkungan perusahaan.
Konsep mengenai manajemen operasional, pengendalian kualitas, pengelolaan risiko, dan sumber daya manusia ternyata memiliki hubungan yang cukup dekat dengan pekerjaan penyusunan SOP.
Pengalaman tersebut juga mengajarkan saya bahwa setiap pekerjaan di dalam perusahaan memiliki proses yang saling berkaitan.
SOP sebagai bagian dari budaya kerja
Pada akhirnya, menurut saya, SOP bukan hanya dokumen yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan.
SOP merupakan salah satu alat untuk membantu menciptakan cara kerja yang lebih terarah dan konsisten.
Teknologi dapat berkembang, fasilitas perusahaan dapat bertambah, dan jumlah karyawan dapat berubah. Namun, perusahaan tetap membutuhkan proses kerja yang jelas agar seluruh aktivitas dapat berjalan dengan baik.
Pengalaman selama magang di PT Buharum Data Perkasa membuat saya memahami bahwa profesionalisme tidak dibangun dalam satu hari. Profesionalisme dibentuk melalui kebiasaan menjalankan pekerjaan dengan benar, termasuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Bagi saya, pelajaran paling penting dari pengalaman tersebut sederhana: pekerjaan yang baik tidak hanya membutuhkan orang yang mampu mengerjakannya, tetapi juga membutuhkan sistem yang membantu orang tersebut bekerja dengan benar.
Dan SOP adalah salah satu bagian dari sistem tersebut.