KKN UNDIP : Pengenalan Digitalisasi Arsip untuk Perangkat Desa Tlogotirto Sragen

Dokumentasi Pengenalan Digitalisasi Arsip kepada Perangkat Desa Tlogotirto

Sragen, 13/8/2024, KKN Universitas Diponegoro melaksanakan program kerja di Desa Tlogotirto dengan mengusung judul terkait Digitalisasi Arsip. Salah satu anggota Tim KKN Universitas Diponegoro yang bernama Nathan Nicolas dari Jurusan Sejarah Fakultas Ilmu Budaya melaksanakan program monodisiplin mengenai digitalisasi arsip untuk membantu perangkat desa dalam mengumpulkan arsip-arsip desa agar dapat tersimpan dengan baik dan bisa diakses kapanpun.

Hal yang melatarbelakangi pria yang biasa dipanggil dengan Nathan ini untuk melakukan program kerja mengenai digitalisasi arsip yaitu karena survey yang telah dilaksanakan di Balai Desa Tlogotirto mengenai arsip-arsip di Balai Desa yang ternyata tidak terkumpul secara kolektif. Hal tersebut juga menjadi keresahan perangkat desa karena mereka masih belum memiliki kemampuan yang cukup akan teknologi untuk bisa mengkolektifkan arsip-arsip desa secara online. Oleh karenanya, Nathan selaku Tim KKN Universitas Diponegoro di Desa Tlogotirto melaksanakan program pelatihan digitalisasi arsip untuk membantu perangkat desa dalam pengkolektifan arsip-arsip desa.

Dalam pelaksanaan program kerja ini, dijelaskan terlebih dahulu mengenai apa itu digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah peralihan bentuk fisik menjadi bentuk digital dari kumpulan atau catatan data bersejarah yang tertulis atau berupa dokumen legal-formal yang menggambarkan riwayat administratif, sosial, aktivitas komersial dan/atau politik suatu komunitas. Alasan mengapa digitalisasi arsip ini penting untuk diterapkan di desa yaitu: 1.) Efisiensi tempat pemberkasan di Balai Desa, dimana penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja; 2.) Agar mudah diakses yaitu memudahkan dalam pencarian dokumen; dan 3.) Efisiensi waktu pelayanan.

Pelatihan mengenai digitalisasi arsip dilakukan dengan membantu perangkat desa untuk menginstall aplikasi untuk pembuatan barcode di smartphone masing-masing. Berikut merupakan langkah-langkah digitalisasi arsip: 1.)Memahami jenis arsip yang ingin didigitalkan dan memetakan bagaimana arsip tersebut akan disimpan dan diakses. Hal ini memungkinkan Anda untuk menentukan prioritas dan menentukan urutan digitalisasi arsip; 2.)Arsip harus dipersiapkan terlebih dahulu. Hal ini termasuk membersihkan arsip dari debu dan kotoran, memperbaiki dokumen yang rusak, dan mengelompokkan dokumen yang serupa untuk memudahkan proses digitalisasi; 3.)Penyimpanan file secara eletronik. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin pemindai atau kamera digital. Setelah proses digitalisasi selesai, pastikan untuk melakukan pengeditan dan pengolahan untuk memastikan kualitas arsip digital yang baik; 4.) Masuk dalam proses barcoding. Tetapi dalam proses barcoding ini disarankan agar digunakan untuk data yang ingin disebarkan ke masyarakat saja karena lebih efisien hanya dengan scan barcode maka data-data akan muncul. Berikut merupakan brosure mengenai tata cara pembuatan barcode.

Brosur Digitalisasi Arsip Desa Tlogotirto

Kami berharap dengan adanya pelatihan digitalisasi arsip ini, arsip-arsip/ data-data yang ada di Balai Desa Tlogotirto dapat terkumpul secara kolektif sehingga memudahkan perangkat desa dalam mengakses data tersebut kapanpun dan dimanapun.

Dokumentasi Penyerahan Brosur Digitalisasi Arsip di Desa Tlogotirto