Dari Catatan Penjualan, Bisnis Bisa Tahu Harus Melangkah ke Mana

sumber: pexels.com

Pernah nggak sih kamu datang ke sebuah kedai, lalu menu yang kamu mau ternyata sudah habis? Kadang kita cuma berpikir, “Wah, berarti banyak yang beli.” Tapi bagi pemilik kedai, kejadian seperti itu sebenarnya bisa menjadi sebuah petunjuk.

Kalau menu yang sama terus habis setiap jam makan siang, lama-lama pemilik pasti mulai memperhatikannya. Besok mungkin bahan untuk menu tersebut disiapkan lebih banyak. Bisa juga menu itu dibuat sebagai menu andalan atau diberikan promo tertentu.

Padahal, keputusan tersebut sebenarnya berawal dari sesuatu yang sederhana: catatan penjualan.

Dari Catatan Sederhana

Setiap ada orang membeli sesuatu, sebenarnya ada data yang tercatat. Ada barang yang dibeli, jumlahnya, harganya, bahkan waktu pembeliannya.

Kalau cuma melihat satu transaksi, mungkin tidak ada yang menarik. Tapi coba bayangkan kalau catatan itu dikumpulkan setiap hari selama beberapa minggu.

Dari situ mulai kelihatan polanya.

Pemilik toko bisa tahu barang apa yang paling sering dibeli, kapan pembeli paling ramai, atau produk mana yang ternyata kurang diminati. Hal-hal yang sebelumnya hanya terasa seperti perkiraan mulai terlihat lebih jelas setelah melihat catatan penjualan.

Misalnya, ada sebuah toko yang awalnya mengira minuman tertentu paling laku di pagi hari. Setelah melihat penjualan selama beberapa minggu, ternyata pembelinya justru lebih banyak datang pada sore hari.

Informasi seperti ini bisa membuat pemilik berpikir ulang tentang cara menjual produknya.

Kadang Bisnis Memang Harus Melihat ke Belakang

Menurut saya, salah satu hal menarik dari data adalah kemampuannya membuat kita melihat kejadian yang sudah lewat untuk menentukan apa yang akan dilakukan berikutnya.

Pemilik usaha bisa melihat penjualan bulan sebelumnya untuk menentukan stok bulan berikutnya. Hasil promosi sebelumnya juga bisa dibandingkan untuk melihat apakah promosi tersebut benar-benar membawa pembeli baru.

Jadi, keputusan bisnis tidak selalu harus dimulai dari tebakan.

Pengalaman pemilik usaha tentu tetap penting. Tetapi ketika pengalaman tersebut dipertemukan dengan data, keputusan yang dibuat bisa menjadi lebih meyakinkan.

Misalnya pemilik toko merasa suatu barang sedang banyak dicari. Perasaannya mungkin benar. Tetapi kalau catatan penjualan juga menunjukkan peningkatan yang sama, ia punya alasan yang lebih kuat untuk menambah stok.

Sebaliknya, kalau penjualan ternyata menurun, mungkin sudah waktunya mencari tahu penyebabnya.

Di Sinilah Sistem Mulai Membantu

Semakin besar sebuah bisnis, semakin banyak pula data yang harus diperhatikan.

Kalau hanya sebuah kedai kecil, pemilik mungkin masih bisa mengingat menu yang paling sering dibeli. Tetapi bagaimana kalau sudah ada banyak cabang, ratusan karyawan, ribuan transaksi, dan berbagai jenis produk?

Mengandalkan ingatan saja tentu akan sulit.

Di sinilah Sistem Informasi Manajemen atau SIM mulai terasa kegunaannya. Data yang berasal dari berbagai kegiatan bisnis bisa dikumpulkan dan diolah sehingga lebih mudah dipahami.

Bukan berarti komputer yang mengambil keputusan untuk pemilik bisnis. Sistem hanya membantu menyajikan informasi agar orang yang mengambil keputusan tidak harus melihat semuanya secara manual.

Misalnya bagian pemasaran ingin tahu apakah sebuah promo berhasil. Mereka bisa melihat data penjualan sebelum dan sesudah promo tersebut berjalan.

Kalau hasilnya bagus, promo tersebut mungkin bisa dilanjutkan. Kalau ternyata tidak memberikan perubahan berarti, perusahaan bisa mencoba cara lain.

Bukan Cuma Soal Jualan

Hal yang sama sebenarnya juga bisa terjadi dalam urusan karyawan.

Sebuah perusahaan bisa melihat data kehadiran, jam kerja, pencapaian target, sampai pembagian pekerjaan. Kalau ada karyawan yang mengalami penurunan kinerja, perusahaan bisa melihat datanya terlebih dahulu sebelum mengambil keputusan.

Mungkin masalahnya bukan karena karyawan tersebut tidak mau bekerja. Bisa saja beban pekerjaannya terlalu banyak atau ia membutuhkan pelatihan.

Dengan melihat informasi yang ada, perusahaan bisa mencoba memahami masalahnya lebih dulu.

Menurut saya, cara seperti ini jauh lebih masuk akal daripada langsung membuat kesimpulan hanya berdasarkan dugaan.

Tapi Data Juga Bisa Menyesatkan

Meski terdengar membantu, data bukan berarti selalu benar.

Kalau data yang dimasukkan salah, hasil yang muncul juga bisa ikut salah. Misalnya jumlah penjualan yang tercatat tidak sesuai dengan transaksi sebenarnya. Kalau data tersebut kemudian digunakan untuk menentukan stok, keputusan yang dibuat tentu bisa ikut bermasalah.

Belum lagi soal keamanan. Data perusahaan bisa berisi informasi pelanggan, keuangan, maupun karyawan. Kalau tidak dijaga dengan baik, informasi tersebut bisa jatuh ke tangan yang tidak seharusnya.

Jadi, punya sistem saja belum cukup. Orang yang menggunakannya juga harus tahu bagaimana mengelola data dengan benar.

Pada Akhirnya, Data Tetap Butuh Manusia

Sekarang teknologi berkembang semakin cepat. Bisnis bisa mengumpulkan data dalam jumlah yang jauh lebih banyak dibandingkan sebelumnya. Bahkan berbagai teknologi baru bisa membantu menemukan pola dari data tersebut.

Tapi menurut saya, manusia tetap punya peran penting.

Sistem mungkin bisa menunjukkan bahwa penjualan sebuah produk sedang turun. Tetapi sistem belum tentu tahu alasan sebenarnya. Bisa saja karena harga naik, ada pesaing baru, kualitas produk berubah, atau pelanggan memang mulai bosan.

Artinya, data bisa menunjukkan apa yang sedang terjadi, tetapi manusia tetap perlu mencari tahu kenapa hal itu terjadi dan apa yang harus dilakukan.

Dari Hal Kecil Bisa Jadi Keputusan Besar

Kalau dipikir-pikir lagi, semuanya bisa dimulai dari hal yang sangat sederhana.

Satu transaksi dicatat. Kemudian transaksi berikutnya ikut tercatat. Setelah berlangsung berhari-hari, muncul sebuah pola. Dari pola itu, pemilik usaha mendapatkan informasi. Dari informasi tersebut, barulah muncul sebuah keputusan.

Mungkin keputusan untuk menambah stok.

Mungkin mengubah harga.

Mungkin membuat promo.

Atau bahkan menghentikan produk yang sudah tidak banyak diminati.

Itulah kenapa menurut saya data bukan sekadar angka yang tersimpan di komputer. Kalau diperhatikan dengan baik, data bisa menceritakan apa yang sedang terjadi di dalam sebuah bisnis.

Dan dari cerita itulah bisnis bisa menentukan harus melangkah ke mana.