Pejabat yang Tidak Merepotkan

Ada satu bentuk kepemimpinan yang jarang dibicarakan dalam birokrasi: kemampuan seorang pejabat untuk tidak merepotkan orang lain.

Kalimat itu terdengar sederhana, bahkan mungkin agak ganjil. Bukankah pejabat memang harus dilayani? Bukankah ada protokol, tata krama, dan bentuk penghormatan yang memang perlu dijaga? Tentu. Tetapi persoalannya muncul ketika pelayanan berubah menjadi perlakuan istimewa, lalu perlakuan istimewa berubah menjadi kebiasaan yang dianggap sebagai kewajaran.

Terus terang, ada kalanya kehadiran seorang pejabat justru terasa merepotkan.

Bukan karena kehadiran pejabat tidak penting. Bukan pula karena bawahan tidak perlu menghormati atasannya. Yang mengganggu adalah energi organisasi yang kadang tersedot untuk mengurus hal-hal yang tidak berhubungan dengan substansi pekerjaan hanya karena seorang pejabat akan datang.

Ada semacam mitos yang tumbuh di sekitar pejabat tertentu. Katanya, pejabat ini tidak suka menu tertentu. Pejabat itu hanya menyukai makanan tertentu. Harus tersedia camilan tertentu. Kendaraannya harus jenis tertentu. Pintu mobil mesti dibukakan. Tempat duduk harus disiapkan. Rute perjalanan diatur sedemikian rupa. Bahkan hal-hal yang sangat kecil bisa menjadi urusan banyak orang.

Lalu semua itu dilakukan dengan satu alasan yang terdengar sangat mulia: pelayanan.

Tetapi, pada titik tertentu, mungkin kita perlu berhenti sebentar dan bertanya: pelayanan kepada siapa, dan untuk tujuan apa?

Ketika Penghormatan Menjadi Beban

Tidak ada yang salah dengan menghormati pejabat. Dalam organisasi, struktur kewenangan memang membutuhkan tata hubungan yang jelas. Seorang pemimpin harus dihormati karena tanggung jawab dan kewenangannya, bukan semata-mata karena gelar atau kursi yang didudukinya.

Masalahnya, penghormatan kadang memiliki kecenderungan untuk berkembang menjadi sesuatu yang lebih jauh.

Awalnya hanya membukakan pintu mobil. Kemudian menjadi kebiasaan. Setelah beberapa kali dilakukan, orang mulai menganggap bahwa pejabat memang "harus" dibukakan pintu. Dari sana, muncul kebutuhan lain: makanan harus sesuai selera, kendaraan harus sesuai kebiasaan, ruangan harus disiapkan secara khusus, dan seterusnya.

Tidak ada satu pun dari hal tersebut yang tampak besar jika dilihat secara terpisah. Tetapi birokrasi tidak pernah bekerja dengan satu orang saja.

Satu permintaan kecil dari pejabat dapat berarti pekerjaan bagi banyak orang. Ada pegawai yang harus menghubungi bagian lain, menyiapkan kendaraan, mengatur konsumsi, memastikan ruangan, berkoordinasi dengan protokol, atau meninggalkan pekerjaan utamanya untuk memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi.

Yang terlihat oleh pejabat mungkin hanya secangkir kopi yang tersedia tepat pada waktunya. Yang tidak terlihat adalah energi beberapa orang yang bekerja agar kopi itu tersedia.

Di situlah persoalannya.

Dalam organisasi, waktu dan tenaga pegawai adalah sumber daya. Ia tidak terlihat seperti anggaran dalam neraca, tetapi nilainya nyata. Setiap jam yang digunakan untuk pekerjaan yang tidak substansial adalah waktu yang tidak digunakan untuk pekerjaan lain yang mungkin lebih penting.

Gagasan ini sejalan dengan apa yang dalam ekonomi organisasi sering dibahas sebagai opportunity cost: setiap pilihan menggunakan sumber daya berarti ada pilihan lain yang dikorbankan. Dalam birokrasi, biaya semacam ini sering tidak tercatat. Tidak ada angka di laporan keuangan yang menunjukkan berapa jam kerja pegawai yang habis hanya untuk mengurus hal-hal seremonial.

Namun bukan berarti biayanya tidak ada.

Justru karena tidak tercatat, ia sering tidak terasa.

Birokrasi kemudian dapat terjebak dalam kebiasaan yang sebenarnya tidak pernah dievaluasi. Semua orang melakukannya karena semua orang sebelumnya juga melakukannya.

Ilustrasi dibuat dengan AI

Jabatan dan Godaan untuk Diistimewakan

Ada hal yang lebih menarik untuk direnungkan. Mengapa perlakuan semacam itu mudah tumbuh di sekitar kekuasaan?

Mungkin karena manusia memiliki kecenderungan untuk menyesuaikan diri dengan hierarki. Ketika berhadapan dengan orang yang memiliki jabatan lebih tinggi, kita cenderung menjadi lebih berhati-hati, lebih patuh, bahkan kadang kehilangan keberanian untuk membedakan mana kebutuhan organisasi dan mana sekadar kebiasaan.

Dalam situasi seperti itu, pejabat memiliki posisi yang sangat menentukan.

Seorang pejabat bisa saja menerima semua perlakuan istimewa itu tanpa pernah memintanya. Tetapi jika ia tidak pernah menghentikannya, lama-kelamaan organisasi akan membaca diamnya sebagai persetujuan.

Di sinilah tanggung jawab moral seorang pemimpin sebenarnya bekerja.

Pejabat yang baik semestinya menyadari bahwa setiap permintaan kecilnya memiliki daya ungkit yang besar. Apa yang bagi dirinya hanya persoalan sederhana, bagi bawahan bisa menjadi pekerjaan tambahan bagi lima, sepuluh, bahkan lebih banyak orang.

Karena itu, semakin tinggi jabatan seseorang, semestinya semakin besar pula sensitivitasnya terhadap beban yang ia ciptakan bagi orang lain.

Barangkali ini salah satu paradoks kepemimpinan: semakin tinggi posisi seseorang, seharusnya semakin kecil jejak kerepotan yang ditinggalkannya.

Pemimpin bukan hanya orang yang mampu membuat orang lain bergerak. Pemimpin juga harus mampu memastikan orang lain tidak bergerak tanpa alasan.

Di lingkungan birokrasi, prinsip ini penting karena organisasi publik bekerja dengan sumber daya yang pada akhirnya berasal dari masyarakat. Waktu pegawai, anggaran perjalanan, kendaraan dinas, fasilitas kantor, hingga perhatian organisasi bukanlah milik pribadi seorang pejabat.

Ada amanah publik di dalamnya.

Karena itu, ketika sebuah organisasi menghabiskan energi untuk memenuhi selera pribadi pejabat yang tidak berkaitan dengan tugas, persoalannya tidak lagi sekadar soal "repot" atau "tidak repot". Ada pertanyaan yang lebih mendasar tentang bagaimana sumber daya publik seharusnya dihargai.

Birokrasi yang Terlalu Sibuk Melayani Simbol

Ada risiko lain yang lebih halus.

Ketika organisasi terlalu terbiasa memberikan perlakuan khusus kepada pejabat, perhatian perlahan dapat bergeser. Yang semestinya menjadi pusat perhatian adalah pekerjaan, masyarakat, kualitas layanan, dan pencapaian tujuan organisasi. Namun, tanpa disadari, pusat perhatian bergeser menjadi kenyamanan orang yang memegang jabatan.

Birokrasi akhirnya sibuk melayani simbol.

Sebuah kunjungan kerja yang seharusnya menjadi kesempatan untuk melihat persoalan lapangan bisa berubah menjadi agenda panjang penyambutan. Sebuah rapat yang seharusnya digunakan untuk mengambil keputusan justru diawali dengan berbagai persiapan yang tidak substansial. Pegawai yang semestinya menyelesaikan pekerjaannya ikut terseret dalam urusan memastikan pejabat merasa diperlakukan istimewa.

Yang lebih mengkhawatirkan, kondisi seperti ini bisa membentuk budaya organisasi.

Pegawai baru belajar dari pegawai lama. Mereka melihat bagaimana pejabat sebelumnya diperlakukan, lalu menganggap itulah standar yang harus diikuti. Tidak ada yang bertanya lagi mengapa harus begitu.

Begitulah budaya organisasi sering terbentuk: bukan selalu melalui keputusan besar, tetapi melalui kebiasaan kecil yang dilakukan berulang-ulang tanpa pernah dipertanyakan.

Padahal organisasi yang sehat mestinya mampu membedakan antara protokol yang diperlukan dan seremoni yang tidak perlu.

Protokol dibutuhkan untuk memastikan keselamatan, ketertiban, koordinasi, dan kelancaran tugas. Tetapi jika protokol hanya berfungsi untuk menegaskan bahwa seorang pejabat berbeda dari orang lain, kita patut bertanya apakah semua itu masih memiliki nilai organisasi.

Tidak semua yang sudah menjadi kebiasaan layak dipertahankan.

Pemimpin yang Membuat Pekerjaan Lebih Sederhana

Ada sesuatu yang menurut saya jauh lebih berkelas daripada pejabat yang selalu mendapatkan pelayanan istimewa: pejabat yang justru berusaha mengurangi kerepotan orang lain.

Ia datang ke kantor tanpa meminta seluruh pegawai berhenti bekerja hanya untuk menyambut. Ia makan apa yang tersedia tanpa membuat orang panik mencari menu kesukaannya. Ia tidak mempermasalahkan pintu mobil yang tidak dibukakan. Ia tidak membutuhkan suasana khusus untuk merasa dihormati.

Jika fasilitas tertentu memang dibutuhkan untuk menjalankan tugas, tentu harus disediakan. Jika aspek protokoler memang diwajibkan, tentu harus dipenuhi. Tetapi di luar itu, seorang pemimpin semestinya memiliki kebijaksanaan untuk membedakan antara kebutuhan jabatan dan kenyamanan pribadi.

Kemampuan membedakan keduanya adalah bentuk kedewasaan.

Bahkan mungkin salah satu bentuk penghormatan tertinggi kepada bawahan adalah tidak membuat mereka bekerja hanya untuk mempertahankan citra kebesaran atasannya.

Pejabat yang mengatakan, "Tidak perlu repot-repot, kita bekerja saja," mungkin tidak tampak istimewa. Tidak ada seremoni. Tidak ada orang yang berlari-lari menyiapkan segala sesuatu. Tidak ada suasana tegang beberapa jam sebelum kedatangannya.

Tetapi justru di situlah wibawa yang lebih substantif bisa tumbuh.

Wibawa tidak selalu lahir dari jarak.

Kadang-kadang wibawa justru lahir dari kesederhanaan.

Seorang pemimpin tidak menjadi kurang berwibawa hanya karena menikmati makanan yang sama dengan pegawainya. Ia tidak kehilangan kedudukan hanya karena masuk ke ruangan tanpa disambut secara berlebihan. Dan ia tidak menjadi lebih rendah hanya karena tidak mendapatkan perlakuan yang berbeda dari orang lain.

Jabatan seharusnya memberikan kewenangan untuk mengambil keputusan, bukan menciptakan hak untuk selalu diistimewakan.

Pada akhirnya, mungkin kita perlu mengubah cara memandang pelayanan kepada pejabat. Menghormati tidak harus berarti memanjakan. Melayani tidak harus berarti mengistimewakan. Menjaga wibawa tidak harus dilakukan dengan membuat orang lain sibuk mengurus hal-hal kecil.

Ada ukuran kepemimpinan yang sederhana tetapi mungkin justru paling sulit dilakukan: seberapa jauh seseorang mampu membuat kehadirannya memberi nilai tanpa menambah beban.

Barangkali suatu hari nanti, pejabat yang paling dihormati bukan lagi pejabat yang rombongannya paling panjang, penyambutannya paling meriah, atau kebutuhannya paling banyak dipenuhi. Melainkan pejabat yang ketika datang, pekerjaan tetap berjalan seperti biasa—bahkan menjadi sedikit lebih ringan karena ia ada di sana.

Sebab pemimpin sejatinya bukan orang yang membuat banyak orang sibuk melayaninya.

Pemimpin adalah orang yang membuat banyak orang dapat bekerja dengan lebih baik.

Dan mungkin, salah satu tanda bahwa sebuah birokrasi telah semakin dewasa adalah ketika seorang pejabat bisa masuk ke sebuah kantor tanpa membuat seluruh kantor berubah menjadi panitia penyambutan.