Penguatan Digitalisasi Manajemen ASN di Kota Palembang

Kantor Walikota Palembang. Foto: dokumentasi pribadi penulis.

Bayangkan seorang pegawai di salah satu perangkat daerah di Palembang yang mengajukan kenaikan pangkat. Berkasnya sudah lengkap, tetapi ternyata datanya di aplikasi daerah tidak sama dengan data di pusat. Akhirnya ia harus mengurus ulang dan menunggu lagi. Ini hanya ilustrasi, tapi saya yakin banyak ASN pernah merasakan hal yang mirip.

Saya Hafidz, praja IPDN yang berasal dari Sumatera Selatan. Selama belajar tentang pemerintahan, saya jadi penasaran bagaimana Palembang, ibu kota provinsi kita, mengelola pegawainya di era serba digital ini. Jadi, izinkan saya bercerita dan sedikit beropini.

Digitalisasi ASN itu amanat undang-undang

Kebetulan, UU Nomor 20 Tahun 2023 tentang ASN, yang berlaku sejak 31 Oktober 2023, memang mendorong digitalisasi manajemen ASN. Selain itu, undang-undang ini juga memperkuat sistem merit dan menata tenaga honorer. Jadi, digitalisasi bukan sekadar tren, tetapi sudah menjadi tuntutan hukum.

Kabar baiknya, Palembang sebenarnya sudah punya fondasi. Lewat BKPSDM, Pemkot Palembang memakai Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang terhubung dengan e-Kinerja dan SI-ASN milik BKN. Sebuah kajian di BKPSDM Palembang tahun 2025 menyebut sistem ini mempermudah pengelolaan data pegawai dan mempercepat urusan seperti cuti, kenaikan pangkat, dan pensiun.

Namun, kajian yang sama juga mencatat beberapa hambatan: infrastruktur yang terbatas, kapasitas SDM, kemudahan akses bagi pengguna, dan anggaran.

Menurut saya, masalahnya bukan di aplikasinya

Setelah membaca dan menimbang, saya merasa tantangan terbesarnya justru ada di balik layar. Ada empat hal yang menurut saya perlu dibenahi.

Pertama, datanya. Aplikasi sebaik apa pun tidak akan banyak membantu kalau datanya tidak akurat dan tidak sinkron dengan SIASN. Pemkot bisa rutin mencocokkan data SIMPEG dengan SIASN dan menunjuk penanggung jawab data di setiap perangkat daerah, supaya kasus seperti ilustrasi di awal tadi tidak terulang.

Kedua, orangnya. Admin dan pegawai pengguna perlu dilatih secara rutin, baik soal literasi digital maupun keamanan data. Studi di Kabupaten Jember memberi gambaran menarik: pengguna cenderung menilai SIASN lebih mudah, cepat, dan transparan dibanding cara manual, selama sistemnya baik, jaringannya stabil, dan pegawainya cakap secara digital.

Ketiga, keamanannya. Data kepegawaian itu sensitif. Karena itu, aturan hak akses, pencadangan data, dan audit berkala bukan pelengkap, melainkan kebutuhan.

Keempat, prosedurnya. Ini yang sering terlupa. Kalau prosedur lama yang berbelit hanya dipindahkan ke aplikasi, hasilnya tetap berbelit, hanya saja sekarang di layar. Rapikan dan sederhanakan dulu SOP-nya, baru didigitalkan.

Soal merit, jangan cepat puas

Satu hal lagi yang menurut saya penting. Digitalisasi tidak otomatis membuat penilaian menjadi adil. Kalau penilaian kinerjanya subjektif, sistem digital hanya membuat keputusan yang subjektif itu keluar lebih cepat. Apalagi setelah Komisi ASN (KASN) tidak lagi ada dalam kerangka UU, pengawasan merit lebih bergantung pada mekanisme internal. Karena itu, data kinerja dan riwayat jabatan yang terbuka, serta jalur pengaduan internal, layak diperkuat.

Penutup

Pada akhirnya, digitalisasi yang baik adalah yang membuat hidup ASN dan masyarakat lebih mudah. Palembang sudah punya fondasinya, tinggal dirapikan secara bertahap: data dulu, lalu SDM, keamanan, dan prosedur. Kalau kamu seorang ASN atau pernah mengurus layanan kepegawaian, bagaimana pengalamanmu? Yuk, berbagi di kolom komentar.