Seni Memetakan Risiko: Keberanian dan Diplomasi Bahasa Perencana Birokrasi
Tulisan dari Yovita Maharaja tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Pernahkah Anda duduk di ruang rapat, memegang draf dokumen pemetaan resiko, lalu tiba-tiba merasa ragu bukan karena belum siap berpresentasi, melainkan karena ada satu kata sensitif yang harus dibahas? Dalam dunia birokrasi, seni memetakan risiko sering kali menuntut keberanian sekaligus diplomasi bahasa yang tepat, seperti halnya prinsip dasar dalam tata kelola pemerintahan yang akuntabel.
Sebagai seorang perencana di lingkungan birokrasi, jujur saja saya cukup sering berada pada posisi tersebut.
Di atas kertas kerja resmi, semuanya selalu terlihat tenang, rapi, dan teratur. Kita terbiasa menghitung target, menyusun matriks, hingga menetapkan jadwal seperti seorang akuntan yang cermat. Namun, begitu kita turun ke area pelayanan publik yang bersentuhan langsung dengan masyarakat mulai dari urusan cetak e-KTP warga luar domisili, layanan "jemput bola", hingga pengadaan barang dan jasa, ada satu persoalan sensitif yang sering berusaha kita hindari bersama: risiko kecurangan (fraud).
Ketika "Kejujuran" Membuat Suasana Rapat Canggung
Persoalan ini nyata adanya. Kadang kita mendengarnya dari perbincangan di koridor, ketidaksesuaian laporan pemeliharaan perangkat, hingga godaan menyalahgunakan blanko di bawah tekanan target kerja yang tinggi.
Namun tantangannya begini: menuliskan kata "kecurangan" atau "penyelewengan" di dokumen resmi bukan sekadar urusan tata bahasa. Sekali kita salah memilih kata, suasana rapat FGD yang tadinya tenang dapat mendadak tegang. Rekan kerja atau kepala bidang bisa langsung merasa tersudut, menjadi defensif, atau menganggap kita sedang menuduh pihak tertentu.
Di sinilah dilemanya. Apabila tulisan kita terlalu blak-blakan, dokumen tersebut akan ditolak karena dianggap memicu kegaduhan internal. Sebaliknya, jika bahasanya dibuat terlalu halus demi menjaga perasaan, dokumen risiko tersebut hanya berakhir menjadi formalitas pengisian formulir yang gagal melindungi instansi ketika masalah benar-benar terjadi.
Mengubah Bahasa Tuduhan Menjadi Evaluasi Sistem
Dari pengalaman berdiskusi dalam berbagai rapat panjang, saya belajar satu hal penting: seni memetakan risiko bagi seorang perencana tidak diukur dari seberapa keras ia menuduh, melainkan seberapa cerdik ia mengubah potensi celah moral menjadi bahasa pengendalian sistem yang objektif.
Daripada menggunakan istilah yang memicu emosi seperti "petugas nakal" atau "pemalsuan", kita dapat mengalihkannya ke dalam bahasa manajemen risiko yang lebih etis dan berfokus pada alur proses:
Istilah "petugas nakal" dapat disesuaikan menjadi "kerentanan validasi prosedur".
Istilah "pemalsuan data" dapat disesuaikan menjadi "ketidakseimbangan proses rekonsiliasi data".
Dengan pendekatan tersebut, pesan tetap disampaikan secara tegas bahwa ada celah yang harus ditutuptanpa harus membuat rekan kerja merasa diserang secara pribadi. Hal ini sejalan dengan panduan manajemen risiko sektor publik yang menekankan perbaikan sistem berkelanjutan.
Melindungi Rekan Kerja di Lapangan
Saya meyakini bahwa seni memetakan risiko kecurangan bukanlah bertujuan untuk menghakimi rekan-rekan di lapangan. Petugas di loket, operator server, hingga tim pemeliharaan setiap hari bekerja di bawah tekanan beban kerja yang tinggi dengan fasilitas yang terbatas.
Sistem pengendalian internal yang jelas justru dibangun untuk melindungi mereka. Supaya ketika ada tekanan dari pihak luar atau ketidakpastian prosedur, mereka memiliki benteng aturan yang kuat dan tidak mudah disalahkan.
Keberanian dalam Keputusan-Keputusan Kecil
Memang tidak mudah untuk konsisten bertahan pada jalur ini. Cukup sering muncul pertanyaan dari rekan kerja, "Mengapa risiko ini harus ditulis secara terbuka? Nanti kalau ada pemeriksaan, instansi kita malah dikira bermasalah."
Setiap kali pertanyaan itu muncul, saya selalu mengingatkan kembali: "Justru karena kita petakan hari ini dan siapkan pencegahannya dari sekarang, kita sedang memastikan instansi ini tidak mengalami masalah tersebut di kemudian hari."
Menjaga integritas di birokrasi memerlukan keseimbangan antara ketajaman analisis dan diplomasi penyampaian. Ketika kita berhasil menuangkan kerentanan prosedur ke dalam dokumen resmi tanpa menimbulkan perselisihan, di situlah kita tidak hanya menyelesaikan tugas administrasi, tetapi juga menjaga standar kerja organisasi tetap bersih dan terarah.
Bagaimana dengan pengalaman di tempat kerja Anda? Apakah pernah mengalami dilema memilih kata yang tepat saat menyusun dokumen resmi seperti ini?