Pentingnya Administrasi Produksi di Rumah Potong Ayam (RPA)

Ditulis oleh: Novi Mayasari dan Laela Tien Nurjanah

RPA adalah bangunan yang dirancang dan dibangun sesuai dengan prosedur dan digunakan untuk memotong ayam untuk konsumsi masyarakat umum. Menurut Setiaji (2023) dan Susetyo (2017), RPA merupakan komponen utama dalam usaha industri peternakan yang melakukan pemotongan ayam hidup dan mengolah menjadi daging ayam siap konsumsi. Berdasarkan pengertian tersebut, RPA menjadi salah satu aspek yang menentukan ketersediaan karkas yang berkualitas (Amin & Nurhalizah, 2021).

Ilustrasi 1. Kegiatan Operasional di RPA (Sumber: www.connectpoultry.com)

Kegiatan operasional di RPA meliputi proses produksi secara berkelanjutan dari mulai penerimaan ayam hidup hingga distribusi produk daging ayam yang siap konsumsi. Secara teknis, seluruh kegiatan tersebut sangat menentukan keberhasilan bisnis RPA. Disisi lain, ada satu peran penting yang sangat krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan efektivitas di RPA, namun seringkali tidak terlihat secara langsung, yaitu administrasi produksi. Administrasi produksi merupakan serangkaian kegiatan untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan produksi. Seorang profesional yang bertanggung jawab dalam kegiatan administrasi produksi disebut sebagai Staf administrasi produksi.

Ilustrasi 2. Contoh tampilan software untuk administrasi produksi di RPA. (Sumber : https://softwareaplikasibandung.blogspot.com/2014/05/software-aplikasi-rpa-rumah-potong-ayam_3965.html)

Peran administrasi termasuk administrasi produksi dalam kesuksesan perusahaan tidak dapat diabaikan (Praditya, 2023). Dari perencanaan strategis hingga manajemen harian, administrasi memberikan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan dan stabilitas. Perusahaan yang memahami dan menghargai peran administrasi akan lebih mampu menghadapi tantangan bisnis dan meraih kesuksesan jangka panjang. Selanjutnya, mari kita lihat, beberapa poin yang menjelaskan tentang pentingnya peran staf administrasi produksi di RPA.

1. Penghubung Utama antara Proses Produksi dan Manajemen

Proses produksi melalui berbagai tahap yang cukup panjang. Seluruh tahapan tersebut tentu perlu diiringi dengan pencatatan dan pengelolaan data yang baik. Hal ini yang akan menjadi dasar perencanaan operasional dan keputusan manajerial. Disinilah peran penting dari staf administrasi produksi, yaitu memastikan informasi dari lantai produksi dan manajemen saling tersampaikan dengan baik melalui pengelolaan dan koordinasi data yang sistematis.

Staf administrasi produksi memastikan, bahwa setiap tahap produksi tercatat dengan baik, mulai dari jumlah ayam yang dipotong, kapasitas produksi harian, hingga ketersediaan stok bahan baku dan produk akhir. Tanpa pencatatan yang baik, manajemen akan kesulitan dalam menentukan langkah strategis, seperti perencanaan produksi, pengadaan bahan baku, dan distribusi produk.

2. Pengendalian Kualitas Produk Melalui Pencatatan yang Akurat

Kualitas produk di RPA tentunya harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Staf administrasi produksi memainkan peranan penting disini. Mereka berperan untuk memastikan setiap data produksi, termasuk laporan mengenai kondisi ayam yang diterima, suhu penyimpanan, dan hasil akhir dari proses pemotongan, terdokumentasi dengan baik. Selain melakukan pencatatan, mereka juga turut serta memastikan, bahwa semua tahapan produksi yang dilakukan, sesuai dengan prosedur operasional standar (SOP). Hal ini menjadi faktor penting dalam pengendalian kualitas produk di RPA.

3. Efisiensi Pengelolaan Stok dan Keuangan

Pengelolaan stok bahan baku dan produk akhir menjadi peran penting lainnya dari staf administrasi produksi. Mereka bekerja sama dengan staf administrasi gudang untuk memastikan bahwa jumlah bahan baku yang masuk dan produk yang keluar tercatat dengan tepat dan akurat. Melalui pencatatan yang terorganisir dengan baik, risiko kekurangan atau kelebihan stok dapat diminimalkan. Hal ini akan berpengaruh pada efisiensi biaya operasional. Pengelolaan stok yang kurang tepat dapat menyebabkan terjadinya penumpukan bahan baku atau kekurangan produk, yang akan berdampak negatif pada kinerja keuangan RPA. Disinilah staf administrasi produksi memainkan peran penting dalam menjaga keseimbangan antara permintaan pasar dan ketersediaan stok, melalui koordinasi dengan beberapa divisi seperti gudang dan marketing.

4. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Pencatatan pengeluaran operasional dan laporan produksi harian yang dilakukan oleh staf administrasi produksi dapat menjadi kunci transparansi bagi manajemen untuk melihat aliran sumber daya dan biaya yang terlibat dalam setiap proses produksi. Evaluasi kinerja dan perencanaan pengembangan operasional dapat dilakukan oleh manajemen dengan didasari pencatatan operasional yang transparan dari staf administrasi produksi. Sehingga bukan hanya mendukung efisiensi produksi, disisi lain staf administrasi produksi juga membantu RPA untuk mencapai tujuan jangka panjang.

5. Mendukung Kepatuhan Terhadap Regulasi

Pemerintah setempat tentu telah menetapkan berbagai regulasi hukum untuk mengatur setiap proses yang berlangsung pada perusahaan termasuk RPA yang berada dibawah pengawasannya sesuai dengan standar. Hal ini terkait dengan sanitasi, keamanan pangan dan pengelolaan limbah. Sehingga salah satu peran staf administrasi produksi yang tidak kalah penting adalah memastikan semua dokumen yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kepatuhan terhadap regulasi selalu tersedia. Darisini terlihat peran penting staf administrasi produksi bukan hanya dalam hal menjaga kualitas produk, tetapi juga turut serta dalam menjaga kelangsungan operasional RPA sesuai dengan regulasi hukum yang berlaku.

Staf administrasi RPA tentunya perlu memiliki beberapa kriteria dan keahlian khusus yang mampu mendukung poin-poin yang telah dijelaskan, sehingga peranannya optimal dalam menjalankan operasional RPA. Berikut adalah kriteria yang diperlukan untuk menjadi staf administrasi RPA :

• Pendidikan

Posisi sebagai staf administrasi produksi RPA umumnya memerlukan pendidikan minimal di tingkat D3/S1, terutama dalam bidang terkait seperti manajemen, adminitrasi atau peternakan.

• Keterampilan Komputer

Kemampuan untuk mengoperasikan perangkat lunak seperti Microsoft Excel atau software khusus yang digunakan oleh RPA, sangat penting untuk mengolah data produksi dan membuat laporan.

• Kemampuan Komunikasi

Staf administrasi produksi harus mampu berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tulisan, untuk berkoordinasi dengan berbagai divisi dalam perusahaan.

• Organisasi dan Manajemen Waktu

Pengolahan data produksi yang cukup kompleks tentu memerlukan kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik, sehingga mampu menyelesaikan tugas dan laporan sesuai dengan kurun waktu yang ditentukan oleh RPA.

• Analisis Data

Kemampuan untuk menganalisis data produksi sangat dibutuhkan untuk memastikan proses produksi berjalan lancar dan laporannya dapat dipertanggungjawabkan untuk mengoptimalkan operasional RPA.

DAFTAR PUSTAKA

Amin, M., & Nurhalizah. (2021). Proses Pemotongan dan Marinasi Ayam Broiler : Studi Kasus Pemotongan Ayam Di Rpa Pt. Ciomas Adisatwa. Jurnal Peternakan Lokal 3(2), 54–58.

Setiaji, A. S. B. (2023). Manajemen Bisnis Jasa Pemotongan Ayam Perspektif Ekonomi Islam (Studi Kasus Rumah Potong Ayam Pak Hasan Desa Karanglewas Lor Kecamatan Purwokerto Barat Kabupaten Banyumas). (Skripsi, Universitas Islam Negeri Prof. Kiai Haji Saifuddin Zuhri). https://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/NBK558907/

Susetyo, J. (2017). Analisis Produktivitas dengan Metode Objective Matrix dan Green Productivity di Rumah Pemotongan Ayam. Seminar Nasional IENACO.