Zoom Meeting, Media Komunikasi Bekerja Era Pandemi COVID-19

Ilustrasi Rapat Zoom. Sumber: freepik.com

Sekitar bulan Maret 2020, sepertinya menjadi bulan awal dimulainya Work From Home hingga akhirnya penggunaan media komunikasi video conference atau rapat virtual pun menggejala dan akhirnya menjadi kenormalan baru di Indonesia, termasuk instansi tempat penulis bekerja di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Penulis ingin berbagi pengalaman dan pandangan melalui artikel ini khusunya media komunikasi virtual zoom meeting di era pandemi COVID-19.

One Cannot Not To Communicate

Pernahkah anda membayangkan hidup kita tanpa berkomunikasi? Sebuah aksioma komunikasi “one cannot not to communicate” sungguh tepat. Tanpa komunikasi, tentu hidup sangat sunyi berteman sepi. Apatah lagi dalam kehidupan sosial khususnya dalam kehidupan berorganisasi. Komunikasi ibarat darah dalam organisasi, jika komunikasi terhambat bak kolesterol dalam darah yang akan mengganggu metabolisme tubuh.

Agar komunikasi dapat berjalan lancar dan mudah diakses disemua bagian organisasi maka media komunikasi yang dapat menjembatani dan menghubungkan seluruh bagian organisasi yang berbeda lokasi dalam satu media yang sama untuk berkomunikasi, bertukar informasi, berdiskusi, atau memberi ide-ide yang signifikan menjadi sebuah kebutuhan vital dan krusial dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Di era serba digital kini, keberadaan media komunikasi berbasis teknologi komputer memegang peranan sentral dalam proses transformasi organisasi, dimana selalu ada implikasinya terhadap organisasi dan orang-orang yang bekerja dalam organisasi tersebut. Pesan-pesan komunikasi dengan media komputer mampu menerobos hierarki tradisional dan menghilangkan batas-batas organisasi. Karena hubungan yang melekat dengan proses komunikasi organisasi, komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, prilaku dan keputusan organisasi (Pace & Faules, 2006: 228-229).

Media Komunikasi Zoom Meeting

Sejak pemerintah mengimbau masyarakat untuk melakukan aktivitas dari rumah, banyak orang yang menggunakan media komunikasi baru yakni media komunikasi video conference, seperti Go To Meeting, Blue Jeans, Microsoft team, Skype, Google Hangouts dan Cisco Webex, dan zoom meeting. Bahkan Presiden Joko Widodo pun juga mengoptimalkan media komunikasi video conference ini untuk melakukan koordinasi dengan para pejabat pemerintah lainnya. Dalam rapat kabinet pun, pemerintah kita telah menggunakan aplikasi zoom meeting yang diintegrasikan dengan perangkat camera dan layar TV yang besar seperti yang dilakukan pada Senin (16/3/2020) seperti dilansir tekno.kompas.com, Presiden Joko Widodo menggelar rapat dengan sejumlah menteri melalui video conference.

Dari sekian banyak aplikasi video conference, zoom meeting adalah aplikasi yang paling banyak digunakan instansi pemerintah termasuk LIPI. Sejak pandemi COVID-19 menerpa Indonesia di awal tahun 2020 dan kewajiban Work From Home bagi ASN, maka instansi “terpaksa” melakukan kegiatan bekerja mereka dari rumah menggunakan video conference khususnya Zoom Meeting untuk tetap terhubung dengan rekan atau anggota lain baik rapat resmi maupun sekedar koordinasi ringan. Pun saat New Normal diberlakukan tanggal 1 Juni 2020, meski Work from Office alias WFO sudah berjalan namun pemakaian zoom meeting sebagai medium komunikasi di kantor tak lagi hanya menjadi kebiasaan, melainkan sudah menjadi budaya yang menjadi kenormalan baru.

Terlepas kontroversi keamanannya yang sempat diperdebatkan, zoom meeting sebagai teknologi komunikasi baru lebih praktis aplikasinya dan menjangkau wilayah yang lebih luas dan memungkinkan para pengguna untuk berkomunikasi sambil bekerja di depan komputer tanpa berpindah dengan teknologi lain. Hal ini tentu saja lebih efektif dilihat dari waktu, biaya, dan tenaga yang dibutuhkan. Informasi yang disampaikan dengan teknologi ini lebih bervariatif, karena dimungkinkannya pengiriman pesan berupa gambar dan suara, dan bisa saja menggantikan jalur komunikasi tatap muka dan komunikasi via telpon.

Budaya Komunikasi Virtual

Atmosfer komunikasi di organisasi dengan budaya komunikasi virtual dengan zoom meeting menjadi suatu fenomena yang terus diterapkan dalam organisasi yang berbasis teknologi. Aspek budaya seperti ini adalah salah satu implikasi dari adopsi teknologi yang dilakukan organisasi. Budaya teknologi selalu mengiringi proses perkembangan teknologi mau tak mau harus menjadi budaya yang wajib dipelajari oleh setiap user pengguna dalam organisasi. Akan tetapi tak semua PNS memahami hal krusial ini sebagai bagian dari adopsi teknologi.

Memang diakui, sejak anggaran instansi pemerintah difokuskan ke penanggulangan pandemi COVID-19, maka organisasi yang melakukan difusi inovasi teknologi melalui komunikasi zoom meeting akan mengalami efisiensi dalam aktivitas organisasi menyangkut waktu, uang, dan juga tenaga. Organisasi akan tetap dapat berjalan, tetap komunikatif, adaptif, kolaboratif terhadap kebutuhan interaksi dan informasi anggotanya.

Namun perlu diperhatikan juga adopsi teknologi komunikasi zoom meeting tersebut membutuhkan tahapan-tahapan, pengertian, kerjasama dan komitmen anggota organisasi juga budaya organisasi yang kondusif agar tujuan inovasi dapat tercapai menmgingat tingkat adopsi seseorang terhadap teknologi komunikasi zoom meeting berbeda-beda tergantung kesiapan anggota organisasi tersebut terutama yang masih belum membiasakan diri. Meminjam istilah Rogers (1995), sebagai early adopter atau late adopter? Yang pasti bila tak mengikuti perubahan teknologi, maka kita akan tertinggal dan tergerus oleh perubahan zaman karena mengikuti perkembangan teknologi merupakan kunci menuju kemajuan dan perubahan.