Kerjaan Sudah Dikerjakan, Tapi Ternyata Salah: Masalahnya Ada di Komunikasi?
Tulisan dari Ovi Susanti tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Pernah mengerjakan sesuatu sesuai instruksi, tetapi setelah selesai justru diminta mengubah hampir semuanya?
Situasi seperti ini cukup mudah ditemukan di lingkungan kerja. Seorang atasan meminta dibuatkan materi presentasi, misalnya. Karyawan kemudian mengerjakannya, menyelesaikan desain, menyusun isi, lalu mengirimkan hasilnya.
Namun, respons yang diterima justru, “Bukan seperti ini maksud saya.”
Akhirnya, pekerjaan yang sudah menghabiskan waktu harus diperbaiki atau bahkan dibuat ulang.
Dalam situasi seperti ini, kesalahan memang bisa saja berasal dari pekerjaan yang kurang tepat. Tetapi ada kemungkinan lain yang sering luput diperhatikan, yaitu instruksi yang diterima sejak awal belum dipahami dengan cara yang sama.
Ketika Satu Instruksi Dipahami Berbeda
Di tempat kerja, instruksi dapat disampaikan dengan berbagai cara. Ada yang melalui percakapan langsung, pesan singkat, grup kerja, maupun email.
Masalahnya, pesan yang terasa jelas bagi orang yang menyampaikan belum tentu memiliki arti yang sama bagi orang yang menerima.
Contohnya, seorang atasan meminta, “Tolong revisi presentasinya.”
Kalimat tersebut memang singkat, tetapi masih menyisakan beberapa pertanyaan.
Bagian mana yang perlu direvisi? Isi atau desainnya? Apakah semua halaman harus diubah? Kapan hasil revisi harus dikirim?
Jika tidak ada penjelasan tambahan, orang yang menerima tugas akhirnya harus membuat keputusan berdasarkan pemahamannya sendiri.
Ketika hasilnya tidak sesuai harapan, pekerjaan pun kembali ke tahap revisi.
Bertanya Sebelum Mengerjakan Bisa Menghemat Waktu
Memastikan kembali instruksi bukan berarti seseorang tidak memahami pekerjaannya.
Justru, pertanyaan sederhana dapat membantu memastikan bahwa kedua pihak memiliki pemahaman yang sama.
Misalnya, “Berarti yang direvisi bagian isi dan desain, ya? Untuk deadline-nya besok sore?”
Pertanyaan tersebut memberikan kesempatan kepada pemberi instruksi untuk mengoreksi jika ada bagian yang belum tepat.
Cara ini juga dapat menghindari kondisi ketika seseorang sudah menghabiskan waktu mengerjakan sesuatu, tetapi ternyata arah pekerjaannya berbeda dari yang diharapkan.
Feedback yang Terlalu Umum Juga Bisa Membingungkan
Kesalahpahaman tidak hanya terjadi ketika tugas diberikan. Feedback yang kurang spesifik juga dapat membuat pekerjaan harus berulang kali diperbaiki.
Misalnya, seseorang mendapatkan komentar, “Desainnya masih kurang menarik.”
Kalimat tersebut belum memberikan gambaran mengenai bagian mana yang harus diperbaiki.
Apakah ukuran tulisan terlalu kecil? Apakah susunan informasinya kurang rapi? Apakah gambar yang digunakan tidak sesuai?
Feedback akan lebih mudah dikerjakan jika disertai bagian yang perlu diperhatikan.
Contohnya, “Coba perbesar judul di halaman pertama dan rapikan posisi gambar di halaman ketiga.”
Instruksi tersebut membuat penerima feedback mengetahui bagian yang harus dikerjakan tanpa perlu menebak-nebak.
Chat Tidak Selalu Menjadi Pilihan untuk Semua Hal
Kecepatan komunikasi memang penting dalam pekerjaan. Namun, tidak semua persoalan cocok diselesaikan melalui pesan singkat.
Mengingatkan deadline mungkin cukup dengan chat. Tetapi jika yang dibahas adalah perubahan besar pada sebuah proyek, percakapan langsung dapat memberikan ruang untuk bertanya dan menjelaskan sesuatu secara lebih lengkap.
Pemilihan media komunikasi menjadi penting karena setiap media memiliki cara penyampaian yang berbeda.
Pesan singkat memang praktis, tetapi informasi yang terlalu kompleks bisa lebih mudah dipahami jika dibicarakan secara langsung.
Komunikasi Perlu Memberikan Ruang untuk Mendengarkan
Komunikasi di tempat kerja bukan hanya tentang seseorang memberikan instruksi dan orang lain mengerjakannya.
Ada proses untuk memastikan pesan diterima, dipahami, dan dapat dilaksanakan.
Seorang atasan dapat memberikan arahan, tetapi karyawan juga perlu memiliki kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan atau kendala yang ditemui.
Begitu pula ketika karyawan memberikan penjelasan mengenai pekerjaannya. Atasan perlu mendengarkan agar dapat memahami alasan di balik keputusan atau hasil yang diberikan.
Dengan adanya komunikasi dua arah, perbedaan pemahaman dapat diketahui lebih awal.
Pesan Jelas Tidak Harus Panjang
Komunikasi yang jelas juga tidak berarti harus menggunakan penjelasan yang panjang.
Yang penting adalah informasi utama tersampaikan.
Misalnya:
“Mohon revisi halaman 3–5. Fokus pada data dan susunan grafik. Kirim kembali paling lambat Jumat pukul 15.00.”
Pesan tersebut tetap singkat, tetapi memberikan tiga informasi penting: bagian yang harus dikerjakan, fokus revisi, dan batas waktu.
Bandingkan dengan, “Tolong revisi presentasinya.”
Sama-sama singkat, tetapi tingkat informasi yang diterima jelas berbeda.
Sebelum Menyalahkan Hasil, Coba Lihat Prosesnya
Ketika hasil pekerjaan tidak sesuai harapan, perhatian biasanya langsung tertuju pada hasil akhir.
Padahal, pekerjaan tersebut memiliki proses yang dimulai jauh sebelum hasilnya diberikan.
Ada instruksi, pertanyaan, diskusi, pengerjaan, hingga feedback.
Jika salah satu bagian dari proses tersebut tidak berjalan dengan baik, kemungkinan munculnya perbedaan pemahaman juga semakin besar.
Karena itu, komunikasi menjadi bagian penting dalam menyelesaikan pekerjaan, bukan sekadar kegiatan tambahan di antara tugas-tugas lainnya.
Pada akhirnya, menghabiskan waktu beberapa menit untuk memastikan sebuah instruksi bisa jauh lebih sederhana daripada mengulang pekerjaan yang sudah selesai.
Sebab, dalam pekerjaan, bukan hanya hasil yang perlu diperhatikan, tetapi juga apakah setiap orang memahami arah pekerjaan dengan cara yang sama.