Apa yang Dimaksud Arsip? Inilah Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya
Artikel yang menjelaskan pengertian dari sebuah istilah.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Pengertian dan Istilah tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarProses pengelolaan data dan dokumen tentu tidak terlepas dari kegiatan arsip atau pengarsipan. Oleh karena itu, sangat penting untuk bisa jelaskan yang dimaksud arsip.
Pasalnya, istilah ini digunakan di berbagai bidang. Artinya, hampir semua bidang pekerjaan, menggunakan istilah ini terkait dengan kegiatan pencatatan atau rekaman dokumen maupun data-data penting.
Jelaskan yang Dimaksud Arsip, Fungsi, dan Tujuannya!
Saat diminta untuk jelaskan yang dimaksud arsip, maka bisa dipahami bahwa arsip adalah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf.
Sedangkan mengutip dari buku Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen, Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum (2017:21), pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas di setiap lembaga.
Kemudian menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Adapun fungsi arsip terbagi menjadi dua, antara lain:
Fungsi primer arsip adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang di dalamnya mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan juga nilai guna teknologi serta ilmiah.
Fungsi sekunder arsip adalah untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini termasuk juga dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.
Dari kedua fungsi tersebut, bisa diketahui bahwa arsip juga memiliki sejumlah tujuan, antara lain sebagai berikut.
Menjaga arsip agar tetap aman dan baik.
Menghemat tempat penyimpanan dan juga menjaga kerahasiaan.
Mempermudah proses pencarian arsip karena dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, sehingga lebih hemat waktu dan tenaga.
Bisa dilakukan penyusutan.
Menjaga arsip-arsip penting serta terselamatkannya arsip statis sebagai memori dan bukti sejarah.
Baca Juga: Arti Trading dan Jenis-jenisnya
Itulah penjelasan tentang pengertian arsip, fungsi, dan tujuannya yang menarik utnuk diketahui. (Anne)