Arti Kata Rapat, Fungsi dan Jenis-jenisnya
Artikel yang menjelaskan pengertian dari sebuah istilah.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Pengertian dan Istilah tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArti kata rapat dalam KBBI adalah hampir tidak berantara, dekat sekali (tidak renggang). Namun, arti rapat yang umum dimaksud adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis.
Dalam bahasa Inggris, kata rapat biasa juga disebut meeting. Yuk, simak penjelasan selengkapnya mengenai rapat di bawah ini.
Apa yang Dimaksud dengan Rapat?
Mengutip dari buku Teknologi Perkantoran SMK/MAK Kelas X oleh Drs Joko Pramono (2021), rapat adalah cara pertemuan untuk membicarakan sesuatu biasanya dilaksanakan dengan berbagai alasan.
Rapat seringkali diadakan sebuah perusahaan atau organisasi. Alasan diadakannya rapat biasanya adalah sebagai berikut:
Jika pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan.
Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
Saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.
Baca Juga: Arti Gathering, Jenis-jenis, dan Bedanya dengan Outing serta Outbond
Fungsi Rapat
Rapat diadakan karena tentu memiliki fungsi tersendiri. Berikut beberapa fungsi rapat:
Untuk memecahkan masalah.
Untuk menyampaikan informasi.
Sebagai forum demokrasi di dalamnya peserta rapat diharapkan berpartisipasi membahas dan memecahkan masalah-masalah yang dikemukakan.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dan organisasi/perusahaan.
Sebagai sarana bernegosiasi.
Sebagai sarana pembentukan peraturan, seperti membuat tata tertib, undang-undang atau ketentuan hukum.
Jenis-jenis Rapat
Jenis-jenis rapat dibagi berdasarkan tujuan, sifat, dan jangka waktu. Berikut penjelasannya.
1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
Rapat penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Peserta rapat diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dalam rapat ini.
Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini, peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.
2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
Rapat resmi (formal meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan khusus dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
Rapat terbuka, yakni rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
Rapat tertutup, yakni rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas bersifat rahasia.
3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
Rapat mingguan, yakni rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
Rapat bulanan, yakni rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan terakhir.
Rapat semesteran, yakni rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan terakhir, dan program-program untuk enam bulan ke depan.
Rapat tahunan, yakni rapat yang diadakan setahun sekali.
Itulah penjelasan mengenai rapat dalam suatu perusahaan. Semoga bermanfaat, ya!
(DEL)