Memahami Pengertian Formulir beserta Tujuan dan Jenis-jenisnya

Ilustrasi pengertian formulir. Foto: Scott Graham.

Formulir merupakan elemen penting dalam bidang administrasi. Secara sederhana, pengertian formulir adalah lembar isian yang berisi beragam jenis data.

Formulir digunakan di hampir setiap bidang kehidupan, mulai dari pendidikan, penelitian, kesehatan, hingga sosial ekonomi. Penggunaannya mencakup pendaftaran, pengajuan izin, dan dokumentasi administratif lainnya. Dengan adanya formulir, proses penghimpunan data menjadi lebih efisien.

Simak artikel berikut untuk memahami pengertian formulir, tujuan penggunaan, serta berbagai jenis formulir yang seringkali kita temui dalam berbagai situasi. ‘

Pengertian Formulir

Ilustrasi pengertian formulir. Foto: Scott Graham/Unsplash.

Dalam buku Yes! Sukses Taklukkan Ujian SD/MI yang ditulis oleh Tim B First (2016), pengertian formulir adalah lembar isian yang harus diisi dengan data yang benar dan bisa dipertanggungjawabkan.

Dokumen dirancang untuk mengumpulkan informasi tertentu seperti data diri atau organisasi tertentu. Formulir memuat sejumlah pertanyaan yang harus dijawab atau diisi oleh responden.

Adapun data-data yang bisanya ditanyakan dalam formulir berupa nama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, alamat, agama, dan lain sebagainya.

Proses penyusunan pertanyaan dalam formulir harus dilakukan secara sistematis guna memastikan data yang diperoleh berkualitas baik.

Selain dari segi penyusunan pertanyaan, pengisian formulir juga harus dilakukan secara sistematis sesuai dengan instruksi yang diberikan instansi atau pihak pembuat formulir.

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengisi formulir:

Kesalahan dalam mengisi formulir dapat menghasilkan data yang tidak akurat yang akan berdampak pada kegiatan suatu instansi atau organisasi.

Untuk mencegah hal ini, pihak yang membuat dokumen perlu memberikan instruksi yang jelas dan pemahaman yang baik kepada responden terkait tata cara pengisian formulir.

Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Formulir? Ini Pengertian dan Fungsinya

Tujuan Penggunaan Formulir

Ilustrasi pengertian formulir. Foto: Pixabay.

Formulir memainkan peran penting dalam pengumpulan data. Tujuan utamanya adalah efisiensi proses pengumpulan data. Formulir membantu menyederhanakan proses pengumpulan informasi membuatnya lebih terstruktur dengan memberikan kerangka kerja yang jelas.

Proses tersebut melibatkan usaha untuk memperoleh data secara terstruktur dan dapat diukur, sehingga memudahkan analisis dan interpretasi data.

Formulir juga dapat digunakan sebagai landasan perencanaan kegiatan atau evaluasi kebijakan karena memuat data kuantitatif maupun kualitatif.

Jenis-jenis Formulir

Formulir dapat dibagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penggunaannya. Berikut ini beberapa jenis formulir

1. Formulir Tertutup

Formulir ini memiliki pilihan jawaban yang telah disediakan dan responden hanya perlu memilih jawaban yang paling sesuai.

2. Formulir Terbuka

Formulir terbuka memungkinkan responden memberikan jawaban mereka sendiri tanpa batasan pilihan.

3. Formulir Semi-Tertutup

Jenis formulir ini merupakan gabungan dari formulir tertutup dan terbuka. Responden dapat memilih jawaban dari pilihan yang disediakan atau memberikan jawaban sendiri.

4. Formulir Online atau Elektronik

Dengan kemajuan teknologi, formulir dapat diisi secara online melalui internet. Cara ini memungkinkan pengumpulan data secara efisien dan cepat.

Dari penjelasan tentang pengertian di atas, dapat disimpullkan bahwa formulir bukan hanya sekadar lembaran kertas berisi informasi diri, tetapi merupakan instrumen penting dalam pengumpulan data dan penentu suatu kebijakan

Dengan adanya formulir proses pengumpulan informasi jauh lebih cepat dan terstruktur. Jenis formulir yang akan digunakan juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan atau tujuan tertentu.

(GLW)