Pengertian Arsip dan Jenis-jenisnya
Artikel yang menjelaskan pengertian dari sebuah istilah.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Pengertian dan Istilah tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarIstilah arsip sering kita temui dalam kegiatan dokumentasi. Arsip umumnya digunakan sebagai pengingat informasi. Lantas apa pengertian arsip?
Artikel kali ini akan membahas mengenai pengertian arsip dan jenis-jenisnya. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasannya di bawah sini.
Memahami Pengertian Arsip
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsip merupakan dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis, elektronik, dan sebagainya, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan, dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Mengutip laman resmi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bajarnegara, menurut UU No.43 Tahun 2009, pengertian arsip sebagai berikut.
“Kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Jenis-jenis Arsip
Dikutip dari buku Manajemen Kearsipan oleh Zulkifli Amsyah, menurut UU No.43 Tahun 2009, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yakni:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis bisa diartikan juga sebagai semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dlam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.
Menurut buku Manajemen Kearsipan oleh Sattar, arsip dinamis menurut fungsinya dibedakan menjadi:
Arsip aktif, ialah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus.
Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi keberlangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang,
Arsip terjaga, merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip statis bisa dikatakan sebagai arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.
Adapun dua jenis arsip yang ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, adalah:
Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip jenis ini dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip tidak otentik, merupakan arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip tidak otentik berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print-out) komputer dan media komputer, seperti disket dan sebagainya.
(SNS)
Frequently Asked Question Section
Apa arti arsip otentik?
Apa arti arsip otentik?
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
Apa arti arsip aktif?
Apa arti arsip aktif?
Arsip aktif ialah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus.
Apa arti arsip vital?
Apa arti arsip vital?
Arsip vital yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi keberlangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang,