Pengertian SOP, Fungsi dan Tujuan, serta Contohnya

SOP adalah istialah yang sering kita dengar, khususnya di dunia kerja dan bisnis. Foto: Pexels.com

SOP adalah istilah yang sering kita dengar, khususnya di dunia kerja dan bisnis. Lantas, apa pengertian bisnis?

Dalam setiap organisasi, baik itu perusahaan, lembaga pemerintah, maupun institusi lainnya, pengelolaan proses dan kegiatan yang berjalan secara efisien dan efektif adalah hal yang sangat penting.

Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan sebuah dokumen panduan yang sistematis dan jelas yang dapat mengatur dan menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menjalankan suatu prosedur atau tugas tertentu.

Inilah yang disebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP). Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai SOP. Berikut penjelasannya.

Pengertian SOP

Pengertian SOP adalah dokumen tertulis yang berisi petunjuk dan prosedur langkah demi langkah untuk menjalankan suatu tugas atau proses. Foto: Pexels.com

Dikutip dari buku Step by Step Lancar Membuat SOP oleh Rifka R.N., Standard Operating Procedure atau SOP adalah dokumen tertulis yang berisi petunjuk dan prosedur langkah demi langkah untuk menjalankan suatu tugas atau proses secara konsisten dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

SOP bertujuan untuk mencapai tingkat konsistensi, efisiensi, dan keselamatan yang tinggi dalam pelaksanaan tugas atau prosedur tertentu.

Baca Juga: Pengertian dan Struktur Proposal yang Lengkap

Fungsi dan Tujuan SOP

Ada beberapa fungsi dan tujuan SOP, yakni:

1. Mendukung Konsistensi Operasional

SOP membantu memastikan bahwa suatu tugas atau proses dijalankan secara konsisten oleh berbagai individu atau tim. Dengan memiliki panduan yang jelas, setiap orang akan melakukan langkah-langkah yang sama, mengurangi risiko kesalahan dan inkonsistensi.

2. Efisiensi dan Produktivitas

Dengan mengikuti SOP, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karena proses akan lebih terstruktur dan lebih mudah diikuti. Waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi atau mencoba berbagai pendekatan yang tidak terkoordinasi dapat dihindari.

3. Meningkatkan Kualitas

SOP memastikan bahwa prosedur dijalankan sesuai dengan standar terbaik. Dengan melakukan tugas dengan cara yang telah teruji, kualitas hasil akan meningkat.

4. Media Pelatihan dan Orientasi

SOP adalah panduan bagi para karyawan baru dan anggota tim yang bergabung. Mereka dapat dengan cepat memahami tugas-tugas yang harus dilakukan dan mengikuti panduan tersebut untuk belajar secara efektif.

5. Mendukung Keselamatan dan Keamanan

Dalam beberapa industri atau organisasi, SOP sangat penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan baik bagi karyawan maupun pelanggan. Prosedur yang tepat membantu mengurangi risiko cedera atau kecelakaan.

Contoh SOP

Ada beberapa jenis dan contoh SOP yang sering digunakan dalam industri maupun bisnis. Foto: Pexels.com

Ada beberapa jenis dan contoh SOP yang sering digunakan dalam industri maupun bisnis, di antaranya:

1. SOP Penerimaan Barang di Gudang

SOP ini berisi langkah-langkah yang harus diikuti oleh petugas gudang ketika menerima barang, termasuk pemeriksaan kualitas, pencatatan jumlah barang, dan penyimpanan barang di lokasi yang sesuai.

2. SOP Penanganan Laporan Keluhan Pelanggan

Jenis SOP ini berfungsi untuk menguraikan bagaimana menerima, mencatat, mengevaluasi, dan menangani keluhan pelanggan. Termasuk langkah-langkah dalam berkomunikasi dengan pelanggan dan mencari solusi yang memuaskan.

3. SOP Persiapan dan Pelayanan Makanan di Restoran

SOP ini menjelaskan prosedur untuk menyajikan hidangan, termasuk persiapan bahan makanan, cara penyajian, dan pembersihan peralatan.

4. SOP Manajemen Proyek

Ini berisi langkah-langkah yang harus diikuti dalam perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proyek, termasuk alokasi sumber daya, jadwal, dan pemantauan kemajuan.

Itulah penjelasan mengenai SOP. Intinya, SOP (Standard Operating Procedure) adalah instrumen yang penting dalam pengelolaan proses dan kegiatan di berbagai organisasi.

(SAI)