Pengertian Surat Dinas dan Struktur yang Sesuai Kaidah

Pengertian Surat Dinas. Foto: Unsplash

Pengertian surat dinas menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.

Sementara secara umum, surat merupakan sarana berkomunikasi yang dilakukan melalui tulisan serta media untuk menyampaikan informasi secara tertulis.

Agar kamu tidak salah memahami surat dinas, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa yang Dimaksud dengan Surat Dinas?

Apa yang Dimaksud dengan Surat Dinas. Foto: Unsplash

Menurut buku Berkorespondensi yang Baik terbitan Kemdikbud, surat dinas adalah surat yang dibuat instansi atau lembaga dengan tujuan kepentingan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta.

Surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.

Menurut Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas memiliki karakter legal dan formal. Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum.

Maka dari itu, surat dinas harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Baca Juga: Apa Itu Surat Lamaran Kerja? Berikut Arti dan Strukturnya

Struktur Surat Dinas

Struktur Surat Dinas. Foto: Unsplash

Struktur surat dinas pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Yuk, simak struktur yang benar di bawah ini.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

• Logo Institusi atau perusahaan.

• Nama Institusi atau perusahaan.

• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan.

2. Nomor Surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

Baca Juga: Cara Membuat Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan dan Contohnya

5. Alamat Tujuan

Alamat yang dituliskan dalam surat resmi harus berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kata-kata salam pembuka atau pengantar dalam surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang tentunya tidak boleh dilewatkan, sebab ini yang menjadi inti surat. Informasi yang terkandung dalam isi surat harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele

8. Salam Penutup

Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.

11. Inisial (Kode Singkatan Nama)

Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.

Nah, demikianlah penjelasan mengenai surat dinas. Semoga penjelasan di atas dapat membantu, ya!

(DEL)

Frequently Asked Question Section

Apa fungsi nomor surat?

Nomor surat berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

Apakah surat dinas butuh lampiran?

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

Apa saja jenis surat dinas?

Surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.