Perencanaan dan Pengendalian Produksi dalam Memenuhi Permintaan Konsumen
Mahasiswa Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pamulang
·waktu baca 6 menit
Tulisan dari Putri Anisah Faiyyatul Kumala tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Mengapa Perencanaan Produksi dan Pengendalian Produksi Penting bagi Kelancaran Operasional Bisnis
PerbesarKata kunci: Perencanaan Produksi; Pengendalian Produksi; Permintaan Konsumen; Manajemen Operasi; Persediaan
Ketika Permintaan Konsumen Tidak Sesuai dengan Persediaan
Pernahkah Anda mengalami situasi di mana Anda ingin membeli suatu barang, tetapi barang tersebut tidak tersedia? atau, sebaliknya, pernahkah Anda melihat suatu usaha memiliki terlalu banyak barang sehingga produk tersebut tidak laku? Dalam kedua keadaan ini, jelas bahwa pengendalian dan perencanaan produksi bukan hanya masalah divisi produksi semata. Kedua elemen ini berhubungan langsung dengan seberapa baik suatu perusahaan dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Dalam konteks bisnis, produksi bukan hanya sekadar memproduksi barang dalam jumlah besar. Perusahaan perlu menentukan apa yang harus diproduksi, berapa banyak yang diperlukan, kapan harus melakukan produksi, serta sumber daya yang akan digunakan. Perencanaan produksi membantu perusahaan dalam merumuskan langkah-langkah tersebut, sementara pengendalian produksi memastikan bahwa semua kegiatan yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana. OpenStax menyatakan bahwa manajemen operasi mencakup perencanaan serta pengendalian produksi, termasuk penjadwalan, pengendalian kualitas, biaya, dan aktivitas operasional harian.
Produksi Banyak Belum Tentu Menjadi Solusi
Salah satu kesalahan yang mungkin dilakukan selama proses produksi adalah berpikir bahwa keuntungan akan meningkat ketika jumlah produk yang diproduksi lebih banyak. Namun, fakta ini tidak selalu benar.
Sebagai contoh, sebuah bisnis kuliner memprediksi bahwa produk mereka akan laris manis pada akhir pekan. Pemilik kemudian melakukan peningkatan produksi secara signifikan. Akan tetapi, kenyataannya jumlah pembeli tidak sebanding dengan yang diperkirakan. Akibatnya, sebagian produk tidak terjual dan bahkan dapat mengalami penurunan kualitas jika memiliki masa simpan yang singkat.
Di sisi lain, jika produksi dilakukan dalam jumlah yang terlalu sedikit saat permintaan sedang melonjak, pelanggan bisa merasa kecewa karena produk yang mereka inginkan tidak tersedia. Keadaan ini juga berisiko membuat konsumen beralih kepada pesaing.
Oleh karena itu, saya berpendapat bahwa tujuan produksi tidak selalu memproduksi barang sebanyak-banyaknya. Produksi harus disesuaikan dengan perkiraan permintaan dari para pelanggan. Dengan merencanakan dengan baik, perusahaan bisa memastikan stok barang tidak terlalu banyak, tetapi tetap tersedia ketika permintaan meningkat.
Perencanaan Produksi Dimulai dari Memahami Permintaan
Sebelum menetapkan jumlah produksi, penting bagi perusahaan untuk terlebih dahulu mengetahui potensi permintaan dari para konsumennya. Permintaan ini dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, termasuk tren, musim, harga, promosi, situasi ekonomi, dan pola perilaku konsumen.
Misalnya, penjual pakaian mungkin akan menambah stok menjelang perayaan tertentu karena ada kemungkinan lonjakan permintaan. Begitu pula dengan bisnis makanan dan minuman yang dapat menyesuaikan tingkat produksinya berdasarkan hari, jam sibuk, atau popularitas produk tertentu.
Artinya, perencanaan produksi harus terhubung erat dengan informasi pasar. OpenStax juga menyatakan bahwa sebelum melakukan pembelian bahan dan memulai proses produksi, perusahaan wajib memperkirakan kebutuhan produk mereka. Hasil dari perkiraan tersebut selanjutnya akan digunakan untuk menyesuaikan inventaris dan jadwal produksi agar jumlah yang dihasilkan cocok dengan kebutuhan pelanggan.
Di sinilah pentingnya data. Perusahaan tidak perlu selalu menerapkan sistem yang rumit. Data penjualan sebelumnya, angka pesanan, produk yang paling sering dibeli, atau perubahan permintaan dari waktu ke waktu sudah bisa menjadi pertimbangan dalam menyusun rencana produksi.
Lalu, Apa Peran Pengendalian Produksi?
Jika perencanaan menjawab pertanyaan apa yang perlu dilakukan?, pengawasan produksi berfungsi untuk memastikan apakah pelaksanaan sudah sesuai dengan rencana?
Dalam kegiatan produksi, selalu ada kemungkinan terjadinya perubahan. Bahan baku mungkin datang terlambat, mesin bisa mengalami gangguan, jumlah tenaga kerja mungkin tidak sesuai, atau permintaan konsumen bisa meningkat secara tiba-tiba. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan pemantauan terhadap proses produksi.
Pengawasan produksi dapat dilakukan dengan memperhatikan alur kerja, jadwal produksi, ketersediaan bahan, tenaga kerja, hingga hasil akhir produk. OpenStax menyatakan bahwa pengendalian produksi mencakup pengaturan alur kerja dan penjadwalan agar aktivitas produksi dapat berlangsung secara efisien.
Jadi, bagi saya, manajemen produksi tidak sekadar mencari kesalahan setelah proses produksi selesai. Sebenarnya, manajemen diperlukan agar masalah dapat terdeteksi lebih dini dan dapat diatasi dengan cepat.
Jangan Sampai Stok Berlebihan atau Malah Kehabisan
Salah satu aspek yang paling menarik dalam perencanaan dan pengendalian produksi adalah persoalan persediaan. Perusahaan memang perlu menyiapkan stok bahan baku agar proses produksi tidak terhenti. Akan tetapi, menyimpan persediaan dalam jumlah yang terlalu besar juga tidak selalu merupakan pilihan yang tepat. Persediaan memerlukan ruang, menimbulkan biaya penyimpanan, serta disertai risiko barang rusak atau tidak digunakan.
Sebaliknya, apabila persediaan terlalu sedikit, kelancaran proses produksi dapat terganggu. Ketika bahan baku habis sementara permintaan konsumen sedang tinggi, perusahaan berpotensi kehilangan kesempatan untuk melakukan penjualan.
OpenStax menyatakan bahwa pengelolaan persediaan pada dasarnya bertujuan menjaga keseimbangan antara biaya penyimpanan dan kebutuhan untuk menyediakan barang yang cukup bagi proses produksi maupun penjualan. Persediaan yang terlalu besar dapat menghambat perputaran dana perusahaan, sedangkan persediaan yang terlalu sedikit dapat menimbulkan kendala dalam memenuhi permintaan.
Keseimbangan inilah yang menjadi tantangan bagi perusahaan. Tidak bermanfaat memiliki gudang penuh jika sebagian besar barang tidak bergerak. Di sisi lain, stok yang terlalu rendah juga dapat membuat perusahaan kehilangan konsumen.
Perencanaan dan Pengendalian Harus Berjalan Bersamaan
Perencanaan produksi dan pengendalian produksi pada dasarnya tidak dapat dipisahkan. Rencana yang baik, tanpa pengawasan, dapat mengalami kegagalan saat dijalankan. Sebaliknya, pengendalian tanpa perencanaan akan membuat perusahaan hanya terus-menerus sibuk menuntaskan persoalan yang timbul.
Bayangkan sebuah usaha yang memperoleh pesanan dalam jumlah besar. Apabila sebelumnya telah disusun perencanaan mengenai bahan baku, kapasitas produksi, tenaga kerja, serta jadwal pengerjaan, pesanan tersebut akan lebih mudah dikelola. Namun, bila perencanaan tidak tersedia, perusahaan bisa baru menyadari setelah pesanan diterima bahwa bahan bakunya kurang atau kapasitas produksinya tidak memadai.
Produksi yang Terencana Membantu Menjaga Kepuasaan Konsumen
Pada akhirnya, konsumen tidak hanya mempertimbangkan produk yang dihasilkan. Mereka juga menilai ketersediaan produk pada saat diperlukan, kecukupan jumlahnya, konsistensi kualitasnya, serta apakah pesanan dapat dipenuhi sesuai dengan waktu yang dijanjikan.
Hal ini memperlihatkan bahwa aktivitas produksi memiliki keterkaitan yang relatif kuat dengan pengalaman konsumen. Apabila perusahaan mampu menghasilkan barang dalam jumlah dan pada waktu yang tepat, peluang konsumen memperoleh pengalaman yang lebih baik pun semakin meningkat.
Sebaliknya, kendala dalam produksi seperti keterlambatan, kekurangan persediaan, atau kualitas yang tidak konsisten dapat berdampak pada kepuasan konsumen.
Bukan Sekedar Menciptakan Produk, Melainkan Mengelola Supaya Produk Tersedia Ketika Dibutuhkan
Perencanaan dan pengendalian produksi adalah komponen penting dari manajemen operasi karena keduanya membantu perusahaan menghubungkan kemampuan produksi mereka dengan permintaan pelanggan.
Perusahaan tidak hanya harus tahu apa yang harus dijual, tetapi mereka juga harus tahu berapa banyak yang harus diproduksi, berapa lama produksi berlangsung, jenis sumber daya yang dibutuhkan, dan cara memastikan proses berjalan sesuai jadwal.
Produksi sebanyak-banyaknya tidak selalu berarti produksi yang baik. Produksi yang baik adalah ketika perusahaan dapat menghasilkan produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan penggunaan sumber daya yang efektif. Kemampuan inilah yang membuat perencanaan dan pengendalian produksi sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional sekaligus memenuhi permintaan pelanggan.