15 Tugas Tenaga Administrasi Sekolah yang Perlu Diketahui

Ilustrasi tugas tenaga administrasi sekolah. Sumber: www.unsplash.com

Tenaga administrasi sekolah memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional lembaga pendidikan karena bertanggung jawab untuk mengelola berbagai kegiatan administrasi sekolah. Adapun tugas tenaga administrasi sekolah itu umumnya mengolah data siswa serta guru.

Menurut buku Administrasi Pendidikan (Tinjauan Teori & Implementasi), Dr. H. Ahmad Qurtubi, M.A (2019:242), keberadaan tenaga administrasi sekolah atau madrasah di jenjang pendidikan dasar dan menengah atau lazimnya disebut tenaga tata usaha sekolah atau madrasah dalam proses pembelajaran sangat diperlukan.

Ketahui Tugas Tenaga Administrasi Sekolah

Ilustrasi tugas tenaga administrasi sekolah. Sumber: www.unsplash.com

Sebagai satu komponen dalam proses pembelajaran, tugas dan fungsi tenaga administrasi sekolah atau madrasah di jenjang pendidikan dasar dan menengah tidak dapat diambil alih oleh pendidik, karena memiliki fokus dan tanggung jawab yang berbeda.

Pendidik bertugas untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran, sedangkan tenaga administrasi bertanggung jawab memastikan seluruh kegiatan operasional dan administrasi sekolah berjalan dengan lancar.

Berikut ini tugas tenaga administrasi sekolah yang penting untuk diketahui.

1. Pengolahan Data Siswa dan Guru

Petugas administrasi sekolah bertanggung jawab untuk mencatat, memperbarui, dan mengelola berbagai informasi terkait data pribadi, akademik, dan absensi siswa, serta data kepegawaian, jadwal, dan kegiatan guru.

Pengolahan data ini tidak hanya penting untuk kepentingan administrasi internal, tetapi juga untuk pelaporan kepada dinas pendidikan dan lembaga terkait lainnya.

Dengan pengelolaan data yang tepat, pihak sekolah dapat memastikan semua proses akademik dan administrasi berjalan dengan efisien dan terorganisir.

2. Mengelola Data Administrasi Siswa

Tenaga administrasi bertanggung jawab mencatat, mengelola, dan menyimpan data siswa, seperti data kehadiran, nilai, hingga dokumen akademik lainnya.

3. Menyusun Arsip Dokumen Sekolah

Mereka memastikan semua dokumen sekolah, baik yang bersifat akademik maupun administratif, tersusun dan tersimpan rapi agar mudah diakses saat dibutuhkan.

4. Mengelola Keuangan Sekolah

Administrasi keuangan seperti pengelolaan anggaran, pencatatan transaksi, dan pelaporan keuangan merupakan salah satu tugas penting.

5. Mengurus Surat-Menyurat Sekolah

Menangani surat masuk dan keluar, termasuk membuat surat resmi yang dibutuhkan oleh pihak sekolah, menjadi bagian dari tugas tenaga administrasi.

6. Menyusun Jadwal Kegiatan Sekolah

Mereka membantu menyusun jadwal kegiatan, seperti ujian, rapat, hingga acara sekolah lainnya.

7. Mengelola Perpustakaan Sekolah

Beberapa tenaga administrasi juga bertugas di perpustakaan, membantu pengelolaan koleksi buku, meminjamkan, dan mencatat buku yang digunakan siswa dan guru.

8. Membantu Penyusunan Rapor dan Sertifikat

Mereka membantu guru dan pihak terkait dalam penyusunan rapor siswa serta sertifikat untuk berbagai kegiatan.

9. Mengelola Inventaris Sekolah

Mengelola barang-barang inventaris sekolah, mencatat keluar-masuk barang, hingga memastikan kondisinya tetap baik adalah salah satu tanggung jawab mereka.

10. Menyusun Laporan Administrasi

Mereka bertugas membuat laporan administrasi untuk kepala sekolah atau dinas terkait sebagai bentuk pertanggungjawaban.

11. Melayani Kebutuhan Guru dan Siswa

Administrasi sering menjadi tempat pertama yang dituju guru dan siswa ketika membutuhkan bantuan terkait urusan administratif.

12. Membantu Pengelolaan IT Sekolah

Seiring digitalisasi, tenaga administrasi sering dilibatkan dalam pengelolaan sistem IT, seperti aplikasi absensi, database, hingga pengelolaan email sekolah.

13. Mengelola Program BOS

Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) memerlukan pengelolaan yang baik. Tenaga administrasi bertugas memastikan dana ini digunakan sesuai aturan.

14. Mengkoordinasi Pelaksanaan Ujian

Administrasi terlibat dalam pengelolaan data peserta ujian, pembuatan jadwal, hingga distribusi soal dan lembar jawaban.

15. Membantu Rapat dan Kegiatan Sekolah

Dalam rapat, seminar, atau kegiatan sekolah lainnya, tenaga administrasi bertugas menyiapkan kebutuhan, seperti dokumen dan perlengkapan yang diperlukan.

Dengan berbagai tugas tenaga administrasi sekolah di atas, tenaga administrasi sekolah menjadi tulang punggung operasional sekolah yang memastikan semua berjalan lancar. (VAN)

Baca juga: 4 Hak Anak di Sekolah yang Seharusnya Diterima sebagai Peserta Didik