2 Contoh Percakapan Menerima Panggilan Telepon di Kantor
Ragam Info
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarKaryawan yang bekerja di lingkungan kantor dituntut untuk menguasai keterampilan komunikasi melalui telepon. Dengan begitu, contoh percakapan menerima panggilan telepon di kantor merupakan hal yang perlu dipelajari.
Telepon merupakan media komunikasi yang sering digunakan di perusahaan. Lantaran penggunaan alat elektronik tersebut sangat efektif dan efisien untuk menyalurkan informasi dengan cepat.
Contoh Percakapan Menerima Panggilan Telepon di Kantor
Berdasarkan buku Pengantar Manajemen Perkantoran dan Pengelolaan Perkantoran Modern Berbasis Cloud serta Pembelajarannya, Drs. I Nyoman Suputra, M.Si, Ari Gunawan, S.Pd, Andi Basuki, S.Pd., M.Pd, dkk, (2021:26), fungsi kantor yaitu untuk menerima informasi (receiving information). Contoh dari bentuk informasi yang umumnya diterima adalah panggilan telepon.
Oleh karena itu untuk memperoleh keberhasilan di dunia kerja profesional, maka individu harus memahami etika berbicara dalam telepon dengan baik.
Berikut ini adalah contoh percakapan menerima panggilan telepon di kantor yang dapat dijadikan sumber belajar dalam menjalin komunikasi secara tepat.
Contoh 1
Karyawan: “Halo, selamat siang, dengan Nathalia Hermawan PT Agro Pangan Sejahtera, ada yang bisa saya bantu?”
Buyer: “Halo, selamat siang. Saya Bapak Catur Soerodjo, apakah bisa bicara dengan bagian pemasaran?”
Karyawan: “Baik Bapak Catur, ini bagian pemasaran, apakah ada yang ingin disampaikan?”
Buyer: “Saya ingin konfirmasi terkait pesanan produk jackfruit chips untuk tanggal 20 Maret dengan nomor JC01838.”
Karyawan: “ Baik Bapak Catur, terimakasih atas konfirmasinya, pesanan Anda sudah dikirim dan sedang dalam perjalanan. Estimasi akan diterima pada tanggal 23-25 Maret.”
Buyer: “ Terimakasih atas informasinya, saya akan melakukan pembelian untuk produk lain apabila paket sudah diterima.”
Karyawan: “ Baiklah Bapak Catur. Apakah ada pesan lagi?”
Buyer: “Tidak itu saja Ibu Nathalie, terima kasih selamat siang.”
Karyawan: “Terimakasih kembali, selamat siang.”
Contoh 2
Karyawan: “Halo, selamat pagi, Gina Larasati PT Sinergi Mitra Data, ada yang bisa saya bantu?”
Perusahaan K: “Selamat pagi, saya Bapak Reza Respati selaku marketing eksekutif dari PT Kurnia Corporindo, ingin berbicara dengan Bapak Djauhari Dirham, direktur PT Sinergi Mitra Data.”
Karyawan: “Mohon maaf Bapak Reza, saat ini Bapak Djauhari Dirham sedang tidak berada di tempat. Beliau sedang ada kepentingan bisnis di luar kantor. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan?”
Perusahaan K: “Baik Ibu Gina, saya ingin menginformasikan bahwa Ibu Debora Santy, selaku pimpinan kami berkenan untuk menindaklanjuti proyek kerjasama sistem software kantor dengan PT Sinergi Mitra Data. Namun, sebelumnya kami ingin mengadakan rapat dengan Bapak Djauhari Dirham.”
Karyawan: “Baik Bapak Reza, untuk waktu dan tempat rapat mohon bisa ditambahkan.”
Perusahaan K: “Rapat akan diselenggarakan pada tanggal 25 Maret 2020 pukul 14.00-16.00 di kantor kami PT Kurnia Corporindo Jl. Kenanga No.92 Jakarta Barat.”
Karyawan: “Baiklah, akan saya sampaikan kepada Bapak Djauhari Dirham. Untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali.”
Perusahaan K: “ Terimakasih, saya tunggu konfirmasi secepatnya.”
Karyawan: “ Terimakasih kembali, selamat pagi.”
Baca Juga: 3 Contoh Percakapan Customer Service dengan Pelanggan yang Komunikatif
Demikian beberapa contoh percakapan menerima panggilan telepon di kantor. Adanya informasi tersebut, diharapkan dapat digunakan untuk melatih kemampuan berkomunikasi dengan baik bagi pembaca. (Riyana)