2 Contoh Percakapan Sekretaris Menelpon Perusahaan Lain

Ilustrasi contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain. Sumber foto: pixabay/Elf-Moondance

Sekretaris termasuk bagian dari suatu perusahaan yang harus memahami teknik bertelepon yang baik. Saat ini terdapat contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain yang dapat dipelajari.

Setiap karyawan khususnya sekretaris harus piawai berkomuniasi lewat telepon. Sehingga untuk menciptakan kesan yang baik, usahakan agar selalu mengatur suara supaya nada, kecepatan berbicara, dan kejelasan pengucapan tepat.

Contoh Percakapan Sekretaris Menelpon Perusahaan Lain

Ilustrasi contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain. Sumber foto: pixabay/Elf-Moondance

Dikutip dari buku Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan, CHR. Jimmy L. Gaol, (2015:198), salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui telepon. Seorang sekretaris harus ramah agar mendapatkan kesan yang baik.

Kesan yang baik terhadap suatu perusahaan dapat diperoleh dari pelayanan anggota perusahaan dalam berbagai kesempatan. Seperti halnya ketika menerima telepon yang berasal dari pihak perusahaan lain.

Agar dapat berkomunikasi secara efektif melalui telepon, di bawah ini merupakan contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain yang dapat disimak lebih lanjut.

Contoh 1

Perusahaan A: "Halo, selamat siang, Anisa Agustina, PT. Abadi Konstruksi. Ada yang bisa saya bantu?"

Sekretaris: "Halo, selamat siang, saya Ibu Dinda Hapsari selaku sekretaris Bapak Danang Setiaji dari PT. Setia Logistik. Saya ingin berbicara dengan Bapak Surya Djati, yang bertanggung jawab atas departemen pemasaran PT. Abadi Konstruksi."

Perusahaan A: "Mohon maaf Ibu Dinda, Bapak Surya selaku kepala devisi departemen pemasaran, saat ini sedang ada perjalanan bisnis ke kota Surabaya. Apakah ada pesan yang ingin ditinggalkan untuk beliau?"

Sekretaris: "Baik Ibu Anisa, Bapak Danang Setiaji selaku pimpinan kami ingin mengkonfirmasikan pertemuan untuk membahas proposal kerjasama dengan Bapak Surya Wijaya, pada pekan depan, hari Senin, 6 Agustus 2020 pukul 09.00 WIB."

Perusahaan A : "Baiklah, segera akan saya sampaikan kepada Bapak Surya Wijaya, selanjutnya saya akan menghubungi lagi. Mohon Ibu, tinggalkan nomor telepon dari PT Setia Logistik yang dapat digunakan untuk melakukan konfirmasi lebih lanjut."

Sekretaris: "Nomor telepon PT Setia Logistik yang dapat dihubungi 0216732314."

Perusahaan A: "Baik, saya akan menyampaikan pesan ini kepada pihak yang bersangkutan dan segera saya hubungi setelah mendapat tindak lanjut dari Bapak Surya Wijaya."

Sekretaris: "Terima kasih atas waktu dan perhatiannya, selamat siang."

Perusahaan A: "Baik Ibu Dinda, selamat siang."

Contoh 2

Sekretaris : "Halo, selamat pagi, saya Santi Dewi mewakili PT Permadani Corporindo. Bisakah saya berbicara dengan kepala marketing di PT Bina Makmur Store?"

(Sekretaris mengisi buku telepon)

Perusahaan B: "Halo, selamat pagi, baik Ibu Santi, saya akan menghubungkan Anda dengan pihak yang bersangkutan. Mohon ditunggu sebentar."

(Dialihkan ke departemen marketing)

Marketing: "Halo, dengan Fathan Nugroho dari departemen marketing. Ada yang bisa saya bantu?"

Sekretaris : "Halo, Pak Fathan. Saya Santi Dewi selaku sekretaris Bapak Dwi Saputra pimpinan dari PT Permadani Corporindo. Kami tertarik untuk berdiskusi mengenai kemitraan penjualan antara perusahaan kami dengan PT Bina Makmur Store."

Marketing: "Baik, Ibu Santi. Apa jenis kemitraan yang diinginkan oleh PT Permadani Corporindo?"

Sekretaris: "Kami memiliki opsi kemitraan berjangka terhadap produk konveksi untuk proyek ekspansi. Kami telah mempersiapkan proposal, presentasi dan rencana pertemuan lebih lanjut."

Marketing: "Saya terbuka untuk pertemuan tersebut."

Sekretaris: 'Baiklah, Bapak Fathan. Segera kami akan mengirimkan undangan resmi. Terima kasih atas kesempatan ini, kami berharap dapat menjalani kerjasama yang saling menguntungkan."

Marketing: "Baik, Ibu Santi, saya tunggu konfirmasi lebih lanjut untuk pertemuan tersebut.

Itulah beberapa contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain dalam Bahasa Indonesia. Dengan adanya contoh di atas, dapat dijadikan sebagai referensi untuk menjalin komunikasi yang baik dan efektif. (Riyana)