2 Contoh Surat Undangan Resmi Beserta Struktur

Contoh surat undangan resmi. Sumber: [Foto hanya ilustrasi. unsplash.com/Scott Graham]

Surat merupakan media yang digunakan untuk mengirim pesan dengan orang lain dalam bentuk tulisan. Ada banyak contoh surat undangan resmi berbagai tema yang berisi ajakan untuk menghadiri suatu acara.

Sebelum menulis surat undangan penting untuk mengetahui struktur penulisan yang benar. Tujuannya agar pembaca dapat memahami isi surat tersebut.

Struktur Surat Undangan Resmi

Contoh surat undangan resmi. Sumber: [Foto hanya ilustrasi. unsplash.com/Kate Macate]

Mengutip dari buku Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi Untuk SMP/MTS, Nadya Safira, Riskika Aidil Fitri, Sri Rezeki, (2020:15) terdapat 11 struktur dalam penulisan surat resmi. Berikut ini struktur yang harus tertulis dalam surat.

1. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat berisi nama pengirim, perusahaan/organisasi, alamat kantor, nomor telepon, dan lambang perusahaan. Biasanya, kop surat ditulis dengan jelas agar pembaca tahu surat ini berasal dari mana.

2. Nomor Surat

Setelah kop surat berikutnya adalah nomor surat di mana setiap instansi memiliki penomoran surat tersendiri. Surat keluar dan surat masuk pasti memiliki kode yang berbeda kemudian disusul dengan penulisan tahun.

3. Tempat dan Tanggal

Ketika melihat contoh surat undangan resmi pasti terdapat tempat dan tanggal dibuatnya surat. Tempat dan tanggal surat tertulis di bagian kanan.

4. Lampiran

Setiap surat memiliki lampiran yang menjelaskan jumlah surat tersebut. Jika tidak ada lampiran biasanya ditulis dengan tanda (-).

5. Hal

Dalam penulisan surat juga berisi hal yang menerangkan tujuan surat tersebut dibuat.

6. Alamat Tujuan Surat

Cara menulis alamat tujuan surat dengan huruf biasa, tidak menggunakan tanda baca, nama kota tidak perlu digaris bawahi. Penulis juga bisa menambahkan kata “kepada” atau “Yth”.

7. Salam Pembuka

Bagian penting dalam surat adalah salam pembuka atau pintu komunikasi sebelum menyampaikan maksud surat tersebut dikirim.

8. Isi Surat

Kemudian dilanjut dengan menulis isi surat yang berisi paragraf pembuka, isi pokok atau tujuan surat, serta keterangan tempat dan waktu.

9. Salam Penutup

Setelah menyampaikan tujuan berikutnya adalah salam penutup sebagai tanda keakraban dengan penerima surat.

10. Nama Organisasi

Ini bersifat tidak wajib apabila sudah menuliskannya di kop surat.

11. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Terakhir adalah tanda tangan dan nama penanggung jawab dari penerima karena surat tersebut bersifat resmi.

Contoh Surat Undangan Resmi

Contoh surat undangan resmi. Sumber: [Foto hanya ilustrasi. unsplash.com/Andrew Dunstan]

Setelah mengetahui struktur penulisan surat undangan berikutnya adalah contoh surat undangan resmi.

1. Undangan Sekolah

SMP Harapan Mulya

Jalan Sriwijaya 16 Surabaya

Telepon [phone]

No : 05/SMP-23/10/2020 15 Oktober 2020

Lampiran : 1 (satu)

Hal : Undangan

Yth.

Orang tua siswa

SMP Harapan Mulya

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubung dengan diadakannya kegiatan pekan kreativitas menyambut Hari Sumpah Pemuda, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid untuk menghadiri acara tersebut. Adapun kegiatan pekan kreatifitas akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 22 Oktober 2020

Waktu : 08.00 s.d. 12.00

Tempat : Aula SMP Harapan Mulya

Acara : Penampilan pekan kreativitas siswa

Demikian undangan ini disampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

SMP Harapan Mulya

2. Undangan Bisnis

PT Sinar Harapan

Jl. Soekarno Hatta No. 10 Jakarta

Telp. [phone]

Web: www.sinarharapan.com

Nomor : 01/V-UR/DIP/2020 11 Juli 2020

Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth:

Ibu Ainur Rosidin

Kepala Divisi Keuangan

PT. Sinar Harapan

Dengan hormat,

Sehubung dengan omset perusahaan yang mengalami penurunan cukup signifikan, dengan ini kami mengundang seluruh Kepala Divisi PT Sinar Harapan untuk hadir dalam rapat yang dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa, 15 Juli 2020

Waktu : 14.00-16.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Divisi

Tentang : Penurunan Omset Perusahaan

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Direktur

PT Sinar Harapan

Agung Hartono

NIP: 76859034279

Baca Juga: Pengertian dan Jenis-Jenis Surat Undangan

Contoh surat undangan resmi sangat dibutuhkan sebagai contoh untuk mengetahui apa saja struktur di dalamnya. Surat undangan resmi biasanya digunakan oleh instansi pendidikan atau perusahaan untuk urusan bisnis. (GTA)