3 Contoh Arsip Vital yang Wajib Diketahui

Ilustrasi contoh arsip vital. Sumber foto: Pixabay/Pexels

Arsip vital merupakan salah satu dokumen penting yang perlu dikelola dengan baik. Pasalnya, apabila arsip mengalami kerusakan, hal ini dapat menimbulkan permasalahan yang serius. Adapun salah satu contoh arsip vital yaitu akta pendirian.

Arsip vital (vital records) umumnya mempunyai fungsi yang berkelanjutan atau dinamis. Dengan begitu, arsip ini dapat melindungi hak dan kepentingan dari suatu organisasi.

Contoh Arsip Vital yang Wajib Diketahui

Ilustrasi contoh arsip vital. Sumber foto: Pixabay/RazorMax

Berdasarkan buku PPPK 2024 Tenaga Teknis Arsiparis, Media Eduka, (hal. 45), pengertian arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip.

Beberapa karakteristik arsip tersebut antara lain tidak dapat diperbarui dan tergantikan. Dengan begitu, arsip vital memiliki sifat yang permanen.

Agar lebih mengetahui ragam bentuknya, di bawah ini merupakan contoh arsip vital yang perlu diketahui untuk memperluas wawasan.

1. Akta Pendirian

Akta pendirian termasuk contoh dari arsip vital. Dokumen ini merupakan bentuk legalitas usaha yang dibuat oleh pejabat umum yang berwenang secara undang-undang (notaris).

Berdasarkan buku Hukum Perusahaan Indonesia, Prof. Abdulkadir Muhammad, S.H, (2021: 303), akta pendirian tersebut memuat anggaran dasar, yaitu seperangkat peraturan yang menjadi dasar berdiri dan operasional perusahaan menurut hukum.

Dengan adanya akta pendirian usaha, akan memudahkan kepengurusan izin-izin lain, misalnya NPWP. Dokumen akta pendirian juga dapat memperjelas kedudukan seseorang sebagai pemilik usaha.

2. Ijazah

Ijazah merupakan dokumen penting yang berguna sebagai tanda kelulusan bagi pelajar saat menempuh pendidikan, baik di tingkat SD, SMP, SMA, hingga perguruan tinggi sekalipun.

Ijazah tidak dapat diperbarui maupun dicetak ulang jika terjadi kerusakan atau hilang. Oleh karena itu, penting untuk menjaga keamanan dokumen tersebut.

3. Buku Induk Siswa

Buku induk siswa memuat catatan terkait data peserta didik yang terdapat di suatu sekolah. Biasanya dalam pencatatannya disertai dengan nomor pokok/ NIS (nomor induk siswa).

Contoh arsip vital di atas merupakan dokumen yang memainkan peran krusial dalam kelangsungan operasional institusi maupun perusahaan. Oleh karenanya, pengelolaan arsip ini harus dilakukan dengan tepat untuk memastikan bahwa dokumen tetap terjaga dan dapat diakses saat dibutuhkan. (Riyana)

Baca Juga: 2 Contoh Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen