5 Contoh Arsip Inaktif yang Wajib Diketahui

Contoh Arsip Inaktif. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Romain

Contoh arsip inaktif dapat dijadikan referensi pembuatan yang baik dan benar. Arsip inaktif adalah dokumen atau catatan yang tidak lagi diperlukan secara rutin dalam operasional sehari-hari suatu organisasi.

Namun tetap harus disimpan untuk referensi di masa mendatang atau untuk memenuhi persyaratan hukum. Dengan mengelola arsip inaktif secara efektif, organisasi dapat memastikan tetap patuh terhadap regulasi, melindungi hak hukum, dan menjaga efisiensi operasional.

Contoh Arsip Inaktif

Contoh Arsip Inaktif. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Arisa

Dikutip dari Administrasi Kearsipan, Sutirman (2020: 16), arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip ini masuk kedalam jenis arsip dinamis.

Pengelolaan arsip inaktif sangat penting untuk memastikan bahwa informasi penting tetap tersedia ketika diperlukan. Namun tidak mengganggu efisiensi operasional sehari-hari.

Penyimpanan yang tepat juga melindungi organisasi dari risiko kehilangan data atau pelanggaran hukum. Setiap organisasi harus memiliki kebijakan arsip yang jelas, termasuk prosedur untuk klasifikasi, penyimpanan, dan pemusnahan arsip inaktif.

Di era digital, banyak organisasi yang beralih ke arsip elektronik untuk mengurangi ruang penyimpanan fisik dan meningkatkan aksesibilitas. Baik arsip fisik maupun elektronik memerlukan manajemen yang hati-hati untuk menjaga integritas dan keamanan data.

Berikut adalah beberapa contoh arsip inaktif yang wajib diketahui dan penting untuk dikelola dengan baik.

1. Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan seperti laporan keuangan tahunan, faktur, bukti pembayaran, dan catatan pajak adalah contoh arsip inaktif yang sangat penting. Meskipun tidak digunakan setiap hari, dokumen ini harus disimpan untuk audit atau peninjauan keuangan di masa depan.

2. Dokumen Personalia

Arsip personalia meliputi data karyawan, kontrak kerja, surat pengunduran diri, dan catatan kinerja. Meskipun karyawan mungkin sudah tidak bekerja lagi di perusahaan, data ini harus disimpan sebagai referensi.

Misalnya untuk kebutuhan pensiun atau jika ada perselisihan tenaga kerja. Biasanya, arsip ini disimpan hingga sepuluh tahun setelah karyawan tersebut berhenti bekerja.

3. Dokumen Hukum

Dokumen hukum seperti kontrak bisnis, perjanjian lisensi, dan dokumen litigasi merupakan contoh arsip inaktif yang perlu disimpan dengan baik. Dokumen ini diperlukan di masa mendatang.

Tujuannya untuk menyelesaikan sengketa hukum atau mengkonfirmasi hak dan kewajiban hukum. Penyimpanan dokumen hukum biasanya disarankan selama sepuluh tahun atau lebih, tergantung pada jenis dokumennya.

4. Dokumen Proyek

Proyek yang sudah selesai biasanya menghasilkan berbagai dokumen seperti proposal, laporan akhir, dan catatan evaluasi. Meskipun proyek tersebut sudah tidak berjalan, dokumentasinya perlu disimpan untuk referensi di masa depan, baik untuk proyek serupa atau audit.

5. Dokumen Administratif

Dokumen administratif seperti notulen rapat, surat masuk dan keluar, serta memo internal juga menjadi bagian dari arsip inaktif. Dokumen ini memberikan rekaman sejarah operasional organisasi dan bisa berguna untuk peninjauan kembali keputusan yang pernah diambil.

Baca juga: Kumpulan Susunan Acara Penyuluhan Berbagai Tema

Demikianlah contoh arsip inaktif yang perlu diketahui oleh masyarakat. (Msr)