5 Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Format yang Benar
Ragam Info
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSekretaris merupakan orang yang bertugas mengurus administrasi seperti membuat contoh surat masuk dan surat keluar sesuai format. Penulisan surat masuk dan keluar harus sesuai kaidah agar proses komunikasi berjalan lancar.
Ada banyak jenis surat masuk seperti undangan, penawaran, dan permohonan kolaborasi dari perusahaan lain. Adapun surat keluar merupakan surat yang diterbitkan untuk pihak lain karena suatu alasan.
5 Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar yang Benar
Mengutip dari buku Pendidikan Bahasa Indonesia dalam Aktivitas Pembelajaran di Perguruan Tinggi, Hamna Muh. Dkk., (2025), surat merupakan bentuk interaksi tertulis antara dua belah pihak karena suatu alasan.
Surat ditulis untuk menyampaikan informasi ke pihak tertentu seperti ajakan kerja sama, penawaran, permohonan bantuan, permintaan, laporan, undangan, dan sebagainya.
Selain itu, surat juga bisa berisi teguran, peringatan, dan pemberian penghargaan kepada pihak tertentu.
Sekretaris biasanya yang mengurus surat masuk dan keluar milik suatu instansi agar tertata rapi. Berikut ini 5 contoh surat masuk dan surat keluar perusahaan yang bisa dijadikan referensi penulisan.
1. Surat Masuk Jenis Penawaran
PT Mineral Water Indonesia
Jl. Raya Tuban Nomor 45 Denpasar Bali Telp. (0361)5769
Email: mineralwaterindonesia@yahoo.com
Nomor: 777
Perihal: Penawaran Air Mineral Kantor
Denpasar, 16 Agustus 2025
Yth. Manajer Pengadaan PT Karya Bali Jl. Gatot Subroto, Denpasar Bali.
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami PT Mineral Water Indonesia, perusahaan distributor air mineral terkemuka ingin menawarkan produk-produk berkualitas untuk mendukung operasional perusahaan.
Kami juga melampirkan katalog produk dan daftar harga air mineral terbaru. Bersamaan dengan ini, kamu memberi penawaran khusus berupa diskon 10% untuk pemesanan pertama di atas Rp3.000.000. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, bisa menghubungi kami di alamat email tertera.
Hormat kami,
Manajer Pemasaran
2. Surat Masuk Ajakan Kerja Sama
Komunitas Sehat Anak Indonesia
Jl. Harapan Mulia Nomor 3 Bandung 40233
Telp. (022) 67950
Email: komunitassehatanak@gmail.com
Nomor: 118/xx/Kerjasama/I/2025
Lampiran: 1 (satu) proposal kerja sama
Hal: Permohonan Kerja Sama
Kepada
Yth.
Direktur PT Buana Kerta Utama
Jl. Raya Bandung Nomor 80
Bandung
Dengan hormat,
Kami dari Komunitas Sehat Anak, sebuah organisasi nirlaba di bidang kesehatan dan gizi ingin mengajukan kerja sama dengan PT Buana Kerta Utama untuk melaksanakan program gizi anak bertajuk “Generasi Emas, Generasi Sehat.”
Program ini diadakan bertujuan untuk:
Mendukung peningkatan gizi dan anak Indonesia.
Sosialisasi tentang kesehatan gizi dan anak kepada masyarakat awam.
Besar harapan kami agar PT Buana Kerta Utama menjadi mitra untuk mendukung pelaksanaan acara. Demikian surat permohonan kerja sama ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Anisa Rahma
Ketua Komunitas Sehat Anak
3. Surat Keluar Pemberitahuan Pembayaran
CV Jaya Sukada
Jl. Nasional Nomor 76 Jakarta
Telp. (0721) 0000001 email: Jayasukada@gmail.com
Jakarta, 17 Agustus 2025
Nomor: xx/xx/2025
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Pemberitahuan Pembayaran
Kepada Yth.
CV Jaya Makmur
Jl. Raya Kebangkitan Nomor 76
Jakarta
Dengan hormat.
Sesuai faktur yang telah diterbitkan, kami ingin mengingatkan bahwa perusahaan Saudara memiliki utang sebesar Rp20.000.000 (dua puluh juta rupiah) yang harus dibayarkan paling lambat 15 September 2025.
Kami mohon kerja sama Saudara untuk melunasi pembayaran sesuai yang tertera dalam faktur. Kami harap hal ini bisa melancarkan kerja sama bisnis kita di kemudian hari. Demikian surat ini kami sampaikan dan atas perhatiannya terima kasih.
Hormat kami,
Nurul Inayah, SE
Manajer Keuangan
4. Surat Keluar Pemesanan Produk
PT ABCD Food
Jl. Mawar Nomor 7, Medan
Email: abcdfood@gmail.com
Medan, 17 Agustus 2025
Nomor: xx/xx/xx/2025
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Pemesanan Produk
Kepada Yth.
Direktur PT Nadi Abadi
Jl. Melati Nomor 8, Medan
Kami sudah menerima surat Bapak/Ibu pada tanggal 1 Agustus 2025. Terima kasih penawaran yang diberikan. Kami ingin memesan beberapa barang berikut:
15 box air mineral.
10 unit kompor listrik
10 unit kompor gas
5 unit pendingin ruangan 1 pintu
3 unit pendingin ruangan 2 pintu.
Kami berharap barang yang dipesan bisa segera diproses dan dikirim sebelum 31 Agustus 2025. Pembayaran akan kamu lakukan secara langsung setelah semua barang dikirim dan diperiksa. Demikian surat pesanan ini kami buat dan terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Benny Supratman
5. Surat Keluar Undangan
PT Oka Utama
Jl. Sumedang Nomor 3 Surabaya
Email: okautama@yahoo.com
Surabaya, 11 Agustus 2025
Nomor: xx/xx/2025
Perihal: Undangan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/Saudari
Karyawan dan staf PT Suara Merdeka
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubung akan diadakannya HUT Perusahaan PT Oka Utama ke-3 pada 20 Agustus 2025, kami ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari untuk berkenan hadir ke acara yang dilaksanakan di Ballroom Hotel Mahameru Surabaya.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, besar harapan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bisa hadir memeriahkan acara.
Hormat kami,
PT Oka Utama
Itulah 5 contoh surat masuk dan surat keluar yang bisa dijadikan referensi bagi sekretaris perusahaan yang ingin menulis surat resmi. (GTA)
Baca Juga: Undangan Malam Tirakatan 17 Agustus, Fungsi dan Contohnya