5 Fungsi Surat Dinas beserta Ciri-Ciri yang Perlu Diketahui

Ilustrasi fungsi surat dinas. Sumber: www.unsplash.com

Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi dalam lingkungan kerja atau institusi. Fungsi surat dinas sangatlah penting untuk menjaga kelancaran komunikasi internal maupun eksternal.

Menurut buku Konsep dan Aplikasi Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi, I Putu Gede Sutrisna, S.Pd., M.Pd., (2021:236), surat dinas sebenarnya berbeda dengan surat resmi. Namun, karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi, surat dinas disamakan dengan surat resmi.

Apa Saja Fungsi Surat Dinas?

Ilustrasi fungsi surat dinas. Sumber: www.unsplash.com

Salah satu fungsi surat dinas adalah memberikan panduan yang jelas dalam berbagai kegiatan administratif. Ada beberapa fungsi lainnya, berikut ulasannya.

1. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak di mana isinya bisa dipertanggungjawabkan.

2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.

4. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.

5. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.

Surat dinas juga memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

1. Adanya kop surat atau kepala surat yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga

2. Adanya nomor surat dan lampiran

3. Adanya salam pembuka dan salam penutup

4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi

5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Baca juga: Pengertian Informal Invitation Letter dan Contohnya

Struktur Surat Dinas

Ilustrasi fungsi surat dinas. Sumber: www.unsplash.com

Struktur surat dinas memiliki struktur penulisan, sebagai berikut.

1. Kepala Surat atau Kop Surat terdiri dari:

• Logo Institusi atau perusahaan.

• Nama Institusi atau perusahaan.

• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan.

2. Nomor Surat

Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

5. Alamat Tujuan Surat Dinas

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat Dinas

Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak.

8. Salam Penutup

Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Tanda tangan dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.

11. Inisial (Kode Singkatan Nama)

Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.

Fungsi surat dinas sangat penting dipahami, agar tidak terjadi salah paham dalam penyampaian informasi yang dimaksudkan. (VAN)