5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip yang Wajib Diketahui

Ilustrasi sistem penyimpanan arsip. Sumber: Pexels/Element5 Digital

Sistem penyimpanan arsip banyak digunakan di Indonesia seperti perusahaan, instansi pemerintah, organiasi, hingga individu. Sistem tersebut merupakan cara untuk menyimpan dokumen agar mudah ditemukan kembali.

Sistem pengarsipan mencakup semua rangkaian kegiatan mengorganisir, menyimpan, mengakses, merawat, mencari, hingga menyusutkan arsip. Kagiatan tersebut bisa dilakukan secara manual atau digital.

Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

Ilustrasi sistem penyimpanan arsip. Sumber: Pexels/Anete Lusina

Arsip adalah catatan atau rekaman kegiatan yang disimpan secara teratur dan sistematis. Arsip dapat berupa surat, dokumen, foto, rekaman suara, dan lain sebagainya.

Arsip memiliki nilai historis, nilai hukum, dan nilai kegunaan. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pengarsipan yang bisa membantu menjaga keamanan dan ketersediaan informasi, serta mempermudah pencarian arsip.

Bagi perusahaan atau instansi yang ingin meggunakan sistem ini, alangkah baiknya mengetahui terlebih dahulu macam-macam sistem penyimapanan arsip. Dikutip dalam buku Manajemen Arsip Dinamis oleh Sovia Rosalin (2017:179-181), terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip, berikut penjelasannya.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem abjad dipakai untuk menata berkas yang berurutan dari A hingga Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini umumnya dipakai untuk arsip nama orang, perusahaan atau organisasi, tempat, benda dan subjek masalah lainnya.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Contoh abjad A meliputi Akbar, Aulia; Abjad B meliputi Bagus, Bayu, Budi, dan lainnya.

2. Sistem Masalah atau Perihal (Subject Filling System)

Subject filling system yaitu penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Contoh kepegawaian meliputi pengadaan, lamaran, tes dan interview; keuangan meliputi gaji dan seterusnya.

3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Sistmen nomor yaitu penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor urut tertentu. Contoh 000, 0001, 002,003, … dan seterusnya.

4. Sistem Tanggal atau Urutan Waktu (Chronological Filling System)

Sistem tanggal merupakan penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Umumnya, tanggal yang dijadikan pedoman diperhatikan dari cap datangnya surat.

Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula. Tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Contoh: Januari (tanggal 1, 2,3, 4, … dan seterusnya) Februari (tanggal 1, 2, 3, 4, … dan seterusnya).

5. Sistem Wilayah atau Daerah atau Regional ( Georaphical Filling System)

Georaphical filling system merupakan penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Contoh Jawa yang meliputi Jawa Tengah, Jawa Timur, Yogyakarta, dan lainnya; Sumatera meliputi Sumatera Utara, Sumatera Selatan, dan lainnya.

Dengan mengetahui 5 macam sistem penyimpanan arsip, pembaca bisa memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan. Sistem yang baik bisa membantu menjaga bahan-bahan arsip, memudahkan pencarian, dan mengembangkan penggunaan arsip. (MRZ)

Baca juga: 3 Contoh Arsip Statis beserta Pengertiannya