5 Sistem Kearsipan dalam Penyimpanan Arsip Secara Umum

Ilustrasi sistem kearsipan. Sumber: pexels.com/TimaMiroShinchenko.

Sistem kearsipan memiliki aturan yang berlaku umum agar dapat diakses dengan mudah. Kearsipan bukan sekadar mengumpulkan berbagai informasi dengan rapi.

Contohnya, ada setumpuk arsip yang telah ditata rapi. Tapi ketika akan mencari informasi tertentu, tumpukan tersebut terpaksa dibongkar dan diperiksa satu persatu. Ini berarti, sistem tersebut tidak tepat.

Sistem Kearsipan Secara Umum

Ilustrasi sistem kearsipan. Sumber: pexels.com/cottonbro.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), arsip adalah dokumen tertulis atau gambar dari waktu yang lampau, disimpan di media tulis atau elektronik, serta biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Dikutip dari Manajemen Administrasi Perkantoran: Teori dan Praktek, Deny Sudrajat dan Kawan-kawan (2023:90), sistem kearsipan adalah dasar dari pemeliharaan surat, yang mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat sedemikian rupa sehingga dapat ditemukan kembali jika diperlukan.

Secara umum sistem penyimpanan arsip ada 5 macam, yaitu sebagai berikut.

1. Sistem Abjad (Alphabetical System)

Dalam sistem ini dilakukan proses penerimaan, penyortiran, pengkodean dan penyimpanan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi yang disusun berdasarkan urutan abjad atau huruf pertama nama tersebut.

2. Sistem Perihal (Subject System)

Sistem ini banyak digunakan dalam pengarsipan surat-menyurat. Arsip dikelompokkan dan diatur berdasarkan perihal masing-masing surat. Contoh perihal yang sering digunakan adalah gaji, tagihan, piutang, surat jalan dan sebagainya.

3. Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem ini sering digunakan untuk arsip atau surat dinas. Namun sistem penomoran ini dapat digunakan pada semua bentuk dokumen sehingga arsip lebih rapi. Nomor arsip juga dapat digunakan sebagai rujukan jika akan membuat surat lain yang berkaitan.

4. Sistem Tanggal (Cronological System)

Dalam sistem tanggal, penyimpanan dan penemuan arsip kembali didasarkan pada urutan waktu kejadian melalui tanggal, bulan dan tahun. Namun pengaturan ini perlu disepakati dulu apakah menggunakan penanggalan Indonesia atau internasional.

5. Sistem Wilayah (Geographical System)

Sistem ini digunakan untuk perusahaan yang memiliki cabang atau klien di banyak tempat. Wilayah ini bisa berupa kota, negara, rayon, zona, daerah khusus dan sebagainya tergantung dengan kebutuhan.

Sistem kearsipan yang baik dapat membuat instansi atau organisasi berjalan dengan lancar. Namun kearsipan bukan pekerjaan yang mudah sehingga semua bagian harus mematuhi ketentuan sistem yang dipilih oleh bagian arsip. (lus)

Baca juga: 3 Contoh Arsip Statis beserta Pengertiannya