Alasan Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku

Ilustrasi Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku. Sumber: Pexels/Andrea Piacquadio

Aturan khusus dalam membuat surat dinas yaitu menggunakan bahasa baku. Jadi mengapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku? Karena surat resmi tersebut mengandung informasi-informasi yang harus disampaikan dengan baik oleh penerimanya.

Bahasa baku mudah dipahami oleh semua karena menjadi bahasa pemersatu. Tentu saja penggunaannya menciptakan kesan sopan dan resmi.

Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku?

Ilustrasi Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku. Sumber: Pexels/Christina Morillo

Surat dinas pada umumnya dibuat oleh instansi atau lembaga pemerintah diperuntukan keperluan dinas atau penyampaian informasi resmi lainnya.

Menurut buku EYD & seputar kebahasa-Indonesiaan, Ernawati Waridah (2008:186), bahasa baku adalah ragam bahasa yang cara pengucapan dan penulisannya sesuai dengan kaidah-kaidah standar. Kaidah standar dapat berupa pedoman (EYD), tata bahasa baku, dan kamus umum.

Instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat dinas harus menyesuaikan struktur surat yang telah ditetapkan. Surat tersebut harus mencerminkan citra dari masing-masing instansi.

Isi surat dinas harus singkat, padat, dan jelas sesuai dengan informasi yang akan disampaikan. Dengan menggunakan bahasa baku, maka maknanya tidak ganda dan tidak rancu. Hal ini akan menghindari kesalahan penafsiran. Bahasa baku juga tidak dipengaruhi oleh bahasa daerah maupun bahasa asing.

Bahasa baku bukan bagian dari bahasa percakapan yang digunakan sehari-hari. Oleh sebab itu bahasa ini digunakan dalam sesuatu yang bersifat formal. Pemakaiannya harus sesuai dengan konteks kalimat yang digunakan dalam surat dinas resmi yang dibuat untuk tujuan khusus.

Surat dinas tergolong dalam dokumen resmi negara yang harus menggunakan bahasa Indonesia. Adapun bahasa baku memiliki beberapa fungsi yang tentunya akan berpengaruh pada penyampaian dari surat dinas, berikut di antaranya:

• Bahasa baku berfungsi sebagai pemersatu sekelompok orang baik dalam lingkungan dinas, dan masyarakat luas.

• Pemberi kewibawaan pada instansi dan lembaga karena penggunaan bahasa baku.

• Informasi yang tersampaikan jelas dan dapat dimengerti oleh penerima pesan.

Jadi mengapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku? Alasannya karena Surat dinas termasuk surat resmi dan bersifat formal. Kemudian bahasa baku adalah bahasa pemersatu yang dapat menyampaikan informasi dan dapat mencitrakan instansi dan lembaga yang membuatnya. (DVA)

Baca Juga: 3 Contoh Penutup Surat Dinas yang Baik dan Benar