Bagaimana Pengurutan Dokumen atau Catatan Toko yang Diarsipkan? Ini 3 Caranya

Ilustrasi bagaimana pengurutan dokumen atau catatan toko yang diarsipkan? Sumber: Pixabay/Angelo_Giordano

Tidak hanya perusahaan, pengurutan dokumen atau catatan untuk pengarsipan sebuah toko sangat penting dilakukan. Agar dokumen maupun catatan tersebut mudah dicari kembali saat diperlukan. Bagaimana pengurutan dokumen atau catatan toko yang diarsipkan?

Pengurutan dokumen atau catatan kerap kali disebut dengan sorting. Kegiatan ini merupakan bentuk proses mengatur dokumen atau data dalam urutan tertentu. Tentunya kegiatan ini memudahkan seseorang untuk melakukan pencarian kembali.

Bagaimana Pengurutan Dokumen atau Catatan Toko yang Diarsipkan?

Ilustrasi bagaimana pengurutan dokumen atau catatan toko yang diarsipkan? Sumber: Pixabay/jackmac34

Arsip adalah kumpulan catatan atau dokumen yang terkumpul dalam rentang periode tertentu. Arsip tersebut bisa berupa tulisan, gambar, rekaman suara, film, atau data digital yang penting bagi pelaku bisnis salah satunya bagi pembaca yang sedang membuka toko.

Pada masa yang akan datang, dokumen atau catatan yang diarsipkan akan digunakan sebagai bukti autentik dan legal untuk mendukung kegiatan bisnis. Oleh karena itu, melakukan arsip dengan baik dan benar musti dilakukan.

Bagaimana pengurutan dokumen atau catatan toko yang diarsipkan? Pertanyaan tersebut sering diajukan bagi seseorang yang baru menjalankan bisnisnya. Berikut ini terdapat beberapa cara atau sistem pengarsipan yang bisa dilakukan.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Dikutip dalam buku Manajemen Kearsipan oleh Sattar (2018:49-50), sistem penyimpanan abjad adalah sistem yang didasarkan pada urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Contohnya, dokumen atau catatan yang berhubungan dengan CV Perkasa akan ditempatkan setelah dokumen yang berhubungan dengan CV Abadi Sentosa.

Sistem abjad menjadi pilihan baik untuk menyimpan dokumen yang terkait dengan nama pelanggan, pemasok, atau informasi lain yang sering dicari berdasarkan nama. Sistem ini cocok untuk toko dengan skala yang relatif kecil hingga menengah.

2. Sistem Angka (Numerical Filing System)

Dokumen atau catatan diurutkan berdasarkan nomor urut, angka, atau kode tertentu, bukan nama atau topik. Sistem ini seringkali dianggap mudah dan sederhana. Contoh, dokumen dengan nomor 102-v-2025 diletakkan terlebih dahulu sebelum 103-v-2025.

Kelebihan sistem angka yaitu pengarsipan toko bisa lebih sederhana, cepat, dan bisa dipakai untuk semua jenis dokumen. Angka juga bisa digunakan sebagai pengganti nama pelanggan, barang, atau nomor transaksi, sehingga memudahkan pencarian dan pengelompokan data.

3. Sistem Kronologis (Chronological Filing System)

Dokumen atau catatan diurutkan berdasarkan urutan waktu, baik tanggal diterima atau dikirim. Umumnya sistem ini disusun berdasarkan tanggal, bulan, tahun, atau dekade. Contohnya nota pada tanggal 15 Mei 2025 akan diletakkan sebelum nota 16 Mei 2025.

Sistem kronologis menjadi pilihan yang baik bagi toko yang memiliki kebutuhan untuk melacak transaksi berdasarkan tanggal. Selain itu sistem ini juga cocok untuk toko yang menyimpan banyak dokumen yang memiliki tanggal, seperti invoice, faktur, atau bukti pembayaran.

Dengan mengetahui bagaimana pengurutan dokumen atau catatan toko yang diarsipkan, pebisnis pemula bisa memilih cara yang tepat sesuai dengan toko yang pembaca miliki. Dengan begitu, dokumen atau catatan penting bisa tersimpan dengan baik. (MRZ)

Baca juga: 3 Contoh Arsip Statis beserta Pengertiannya