Bagaimana Perlakuan terhadap Catatan atau Dokumen yang Berkaitan dengan Toko?

Ilustrasi bagaimana perlakuan terhadap catatan atau dokumen yang berkaitan dengan toko? Sumber: pexels.com/AneteLusina

Bagaimana perlakuan terhadap catatan atau dokumen yang berkaitan dengan toko? Toko merupakan jenis usaha yang sangat dinamis karena frekuensi transaksinya yang tinggi.

Meski toko-toko sudah mulai melakukan otomatisasi, namun dokumen tetap bertumpuk. Surat jalan, kuitansi, QC checked dan sebagainya adalah beberapa dokumen yang masih banyak digunakan dalam aktivitas toko sehingga perlu ditangani.

Bagaimana Perlakuan terhadap Catatan atau Dokumen yang Berkaitan dengan Toko?

Ilustrasi bagaimana perlakuan terhadap catatan atau dokumen yang berkaitan dengan toko? Sumber: pexels.com/element5.

Umumnya toko berinteraksi dengan supplier, pembeli, penyedia jasa, dan pemerintah. Contoh penyedia jasa, antara lain untuk servis peralatan toko, perbaikan kerusakan atau kurir. Sedangkan hubungan dengan pemerintah terkait perizinan atau bahkan kolaborasi.

Banyak dokumen yang harus disimpan sebagai bukti jika diperlukan. Apalagi jika penjualan sangat aktif. Sering pula terdapat dokumen yang masih harus ditindaklanjuti. Karena itu, dokumen tidak sekedar disimpan, tapi juga harus mudah ditemukan.

Lalu, bagaimana perlakuan terhadap catatan atau dokumen yang berkaitan dengan toko? Caranya adalah dengan disimpan menggunakan kaidah tata arsip yang benar.

Berikut ini adalah langkah-langkah pengarsipan, yang dikutip dari Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf, Hendi Haryadi (2009:48).

1. Memilah Komponen

Pemilahan ini wajib dilakukan agar dokumen yang sudah selesai (closed) tidak bercampur dengan yang masih harus ditindaklanjuti. Dokumen yang bercampur akan merugikan toko. Contohnya, kewajiban yang terlambat dibayar akan terancam denda.

2. Metode Kearsipan

Metode yang dipilih berkaitan dengan posisi ordner atau map, yaitu horizontal atau vertikal. Pemilihan metode ini disesuaikan dengan luas toko, tata letak toko serta tempat atau rak penyimpanan yang tersedia.

3. Sistem Tata Kearsipan

Sistem kearsipan konversional yang bisa dipilih adalah sistem alfabet (abjad), numerik (nomor arsip), geografis, subjek dan kronologis. Untuk dokumen yang sudah selesai, biasanya toko memilih sistem alfabet, numerik dan subjek.

Sedangkan untuk dokumen yang masih harus ditindaklanjuti, sistem kronologi merupakan pilihan yang tepat. Sistem kronologis memuat tanggal, bulan dan tahun sehingga memudahkan mencari jejak kuitansi pengiriman barang, pembelian atau penjualan.

Bagaimana perlakuan terhadap catatan atau dokumen yang berkaitan dengan toko? Dokumen toko harus dipilah, ditata dan disimpan menggunakan sistem tata kearsipan yang efektif dan efiesien. (lus)

Baca juga: Bagaimana Cara Memastikan Dokumen Toko Tersimpan dengan Baik?