Divisi Acara Ngapain Aja? Ketahui Berbagai Tugasnya

Ilustrasi Divisi Acara Ngapain Aja. Sumber: Pexels/Mikhail Nilov

Dalam setiap kegiatan atau acara kepanitiaan, divisi acara adalah salah satu divisi yang cukup penting dalam menentukan acara yang akan diselenggarakan. Namun, belum banyak yang mengetahui divisi acara ngapain aja.

Divisi acara memiliki tanggung jawab yang sangat penting dalam kesuksesan suatu acara atau kegiatan. Divisi acara harus memikirkan setiap detail untuk menciptakan pengalaman yang sesuai dengan visi acara.

Tugas Divisi Acara Ngapain Aja?

Ilustrasi Divisi Acara Ngapain Aja. Sumber: Pexels/Andrea Piacquadio

Mengutip buku Teknis Seminar Online Pada Masa Pandemi, Agus Purnama, dkk (2021:63), divisi acara adalah bagian dari panitia yang mengatur jalannya sebuah acara. Lalu, divisi acara ngapain aja?

Divisi acara dalam suatu organisasi atau kepanitiaan biasanya bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi acara atau kegiatan yang diselenggarakan. Berikut adalah beberapa tugas umum dari divisi acara.

1. Menyusun Konsep dan Tema Acara

Divisi acara bertanggung jawab untuk merancang konsep dan tema yang menjadi dasar keseluruhan acara. Ini melibatkan pemikiran kreatif dan strategis untuk memastikan bahwa acara tersebut memiliki arah yang jelas dan dapat menarik minat audiens.

2. Membuat Rundown Acara

Setelah konsep dan tema ditentukan, tugas berikutnya adalah menyusun rundown acara. Rundown adalah peta waktu yang mengatur urutan dan durasi setiap segmen acara, memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Rundown yang baik memungkinkan semua elemen acara, seperti pidato, penampilan, dan jeda waktu, terintegrasi dengan mulus. Divisi acara harus mempertimbangkan banyak faktor, termasuk durasi ideal untuk setiap segmen dan bagaimana transisi antar segmen akan dikelola untuk menjaga alur acara tetap dinamis dan menarik.

3. Mengelola Alur Acara

Mengelola alur acara adalah salah satu tugas paling kritis dari divisi acara. Tugas ini melibatkan pengawasan dan pengendalian agar acara berjalan sesuai dengan yang direncanakan dalam rundown.

Divisi acara harus memastikan setiap segmen berlangsung tepat waktu, dan jika ada perubahan mendadak, divisi acara harus bisa menyesuaikan alur acara dengan cepat dan efisien. Ini memerlukan kemampuan untuk berpikir cepat dan mengambil keputusan yang tepat agar acara tetap berjalan lancar tanpa gangguan yang berarti.

4. Koordinasi dengan Pembicara atau Pengisi Acara

Divisi acara juga bertanggung jawab untuk menghubungi, mengundang, dan berkomunikasi dengan pembicara, performer, atau tamu penting lainnya. Divisi acara harus memastikan bahwa semua pengisi acara memahami peran dan siap untuk tampil sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Selain itu, divisi ini juga harus mengurus kebutuhan logistik para pengisi acara, seperti transportasi, akomodasi, dan peralatan yang diperlukan. Komunikasi yang baik dengan para pengisi acara adalah kunci untuk memastikan bahwa acara berlangsung tanpa hambatan.

5. Koordinasi dengan Divisi Lain

Keberhasilan acara sangat bergantung pada kerjasama yang baik antara Divisi acara dengan divisi lain, seperti logistik, humas, dan dokumentasi.

Divisi acara harus secara teratur berkomunikasi dan berkoordinasi dengan divisi-divisi ini untuk memastikan bahwa semua aspek acara. Mulai dari tempat, promosi, hingga dokumentasi, terpenuhi dengan baik.

6. Mengelola Anggaran Acara

Pengelolaan anggaran adalah tugas penting lainnya yang diemban oleh divisi acara. Divisi acara harus memastikan bahwa semua kebutuhan acara terpenuhi tanpa melebihi anggaran yang telah dialokasikan.

7. Supervisi Pelaksanaan Acara

Selama acara berlangsung, divisi acara bertindak sebagai pengawas utama untuk memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana. Divisi acara harus siap menangani masalah yang muncul secara tiba-tiba dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menjaga agar acara tetap berjalan sesuai rundown.

Mengetahui mengenai divisi acara ngapain aja dapat memberikan informasi mengenai tugas divisi acara. Dengan tugas-tugas ini, Divisi Acara memainkan peran kunci dalam memastikan acara berjalan lancar, sukses, dan sesuai dengan harapan semua pihak yang terlibat. (BAI)

Baca juga: 6 Contoh Alasan Memilih Divisi Keamanan Saat Diinterview