Ketahui Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis dan Penjelasannya

Ilustrasi layanan dan pemanfaatan arsip statis. Sumber: www.unsplash.com

Arsip merupakan elemen penting dalam tata kelola administrasi modern, salah satu jenis pengarsipan adalah arsip statis. Layanan dan pemanfaatan arsip statis berfokus pada penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang memiliki nilai historis dan administratif untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih baik.

Menurut laman djkn.kemenkeu.go.id, Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia adalah dokumen bernilai sejarah yang telah diserahkan oleh berbagai pihak, seperti kementerian, lembaga, BUMN, organisasi masyarakat, organisasi politik, atau individu.

Pengelolaan arsip ini dilakukan melalui beberapa tahapan, termasuk akuisisi, pengolahan, preservasi, dan penyediaan layanan akses serta pemanfaatan arsip untuk publik.

Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis untuk Menyediakan Layanan Akses

Ilustrasi layanan dan pemanfaatan arsip statis. Sumber: www.unsplash.com

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, maupun individu yang dinilai memiliki nilai guna permanen.

Layanan dan pemanfaatan arsip statis ini mencakup berbagai aktivitas yang bertujuan untuk menyediakan akses terhadap dokumen penting bagi masyarakat dan institusi. Beberapa layanan utama yang disediakan meliputi beberapa hal, seperti penjelasan di bawah ini.

1. Penyimpanan dan Konservasi

Arsip statis dikelola dengan standar khusus untuk menjaga kondisi fisik dokumen, baik dalam bentuk kertas maupun digital. Penyimpanan dilakukan di ruang yang terkendali untuk mencegah kerusakan akibat lingkungan.

2. Digitalisasi Arsip

Proses digitalisasi dilakukan untuk mempermudah akses dan memperpanjang umur dokumen. Arsip digital dapat diakses melalui sistem informasi kearsipan yang memungkinkan pengguna mencari dokumen secara efisien.

3. Penyediaan Informasi

Layanan ini memungkinkan peneliti, akademisi, atau masyarakat umum mengakses arsip sesuai kebutuhan, baik untuk keperluan sejarah, hukum, maupun administratif.

Adapun pemanfaatan arsip statis memiliki cakupan yang luas, di antaranya:

1. Pelestarian Sejarah

Arsip statis menyimpan bukti-bukti penting perjalanan sejarah bangsa, seperti dokumen pendirian negara, perjanjian internasional, atau arsip pemerintahan masa lalu.

2. Pengembangan Ilmu Pengetahuan

Peneliti dari berbagai bidang dapat menggunakan arsip statis sebagai sumber primer untuk studi sejarah, budaya, hukum, dan sosial.

3. Pendukung Kebijakan Pemerintah

Arsip statis membantu pemerintah dalam merumuskan kebijakan berdasarkan data dan dokumen sejarah. Misalnya, rekaman arsip dapat memberikan referensi pada penyelesaian sengketa atau perencanaan pembangunan.

4. Kepentingan Hukum

Arsip statis sering digunakan sebagai bukti hukum dalam persidangan atau untuk verifikasi dokumen penting.

Arsip statis tidak hanya menjadi saksi bisu perjalanan sejarah, tetapi juga menjadi instrumen penting dalam tata kelola pemerintahan, penelitian, dan pelestarian budaya.

Dengan layanan dan pemanfaatan arsip statis yang baik, arsip statis dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk kepentingan bangsa. Pemanfaatan ini membutuhkan komitmen bersama dari pemerintah, institusi kearsipan, dan masyarakat.(VAN)

Baca juga: 7 Contoh Latihan Soal PPPK Arsiparis Ahli Pertama