Mengenal Ciri-Ciri Surat Dinas, Fungsi, dan Unsurnya

Ilustrasi ciri-ciri surat dinas, sumber: Pixabay/Katamaheen

Dalam membuat surat dinas, harus dipahami terlebih dahulu ciri-ciri surat dinas, beserta fungsi, dan unsurnya. Adapun surat dinas merupakan duta sebuah organisasi untuk menyampaikan maksud dan tujuannya dan menjadi data yang atutentik.

Dalam buku "Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas" oleh Muhammad Hamzah, Andi Neneng Nur Fauziah (2017, hal. 5), dikatakan fungsi surat dinas sebagai sarana komunikasi secara tertulis yang paling efisien, ekonomis, dan praktis.

Ciri-ciri Surat Dinas

Ilustrasi ciri-ciri surat dinas, sumber: Pixabay/Adrian

Dari bentuk suratnya dapat dikenali ciri-ciri surat dinas sebagai berikut.

1. Kepala surat atau kop surat yang berisi nama dan alamat lembaga, organisasi, atau instansi.

2. Nomor surat dan lampiran, di bagian atas kiri surat.

3. Salam pembuka di awal surat dan salam penutup di bagian akhir.

4. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku atau resmi sebab surat dinas merupakan surat resmi.

5. Stempel instansi atau lembaga di samping tanda tangan pimpinan.

Unsur-unsur yang Harus Ada di Dalam Surat Dinas

Ilustrasi ciri-ciri surat dinas, sumber: Pixabay/Muhamed Hassan

Surat dinas sebagai surat resmi memiliki unsur-unsur sebagai berikut.

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Kepala surat biasanya sudah dicetak dalam bentuk yang menarik, terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga

2. Alamat lengkap

3. Nomor telepon

4. Nomor kotak pos

5. Logo identitas instansi/lembaga

2. Nama Tempat dan Tanggal Surat

Nama tempat dan tanggal surat terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah.

3. Hal/Perihal Surat

Hal atau perihal surat merupakan isi atau inti dari surat secara singkat. Menggunakan huruf besar, tidak diakhiri dengan tanda titik, dan tidak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas harus diberi nomor surat yang terdiri dari kode dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan dalam menuliskan nomor surat, untuk memudahkan dalam mengatur dalam penyimpanan surat dan mengetahui data surat keluar.

5. Lampiran

Lampiran dapat ditulis dengan disingkat atau secara lengkap dengan huruf semua, bukan angka. Berguna bagi penerima surat supaya dapat mengingat dan melihat kembali banyaknya data yang dilampirkan.

6. Alamat Surat

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya, bukan kepada nama kantor pejabat tersebut. Setelah kata "Kepada" diikuti jabatan dan instansinya atau "Kepada" diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju.

Penulisan nama sapaan digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat, tidak perlu diikuti nama jabatan. Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan disingkat, penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

7. Pembuka Surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi, bergantung pada isi surat dinas tersebut sebagai pemberitahuan atau permintaan.

8. Isi surat

Isi surat adalah inti atau hal pokok yang disampaikan dalam surat, terdiri dari:

1. Paragraf pembuka

2. Paragraf isi

3. Paragraf penutup

9. Penutup

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,), dituliskan variasi ungkapan, berisi ucapan terima kasih, dan harapan.

10. Pengirim

Bagian pengirim dalam nsur surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP.

11. Tembusan

Kata tembusan akan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. sejajar dengan penandatangan surat.

Baca juga: 2 Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris yang Unik

Demikian penjelasan tentang ciri-ciri surat dinas, beserta fungsi dan unsurnya yang harus dipahami dalam pembuatan surat dinas, baik untuk lembaga, instansi, maupun organisasi. (SR)