Peranan dan Fungsi Arsip untuk Organisasi

Ilustrasi peranan dan fungsi arsip. Sumber: Pexels/Andrea Piacquadio

Arsip memiliki fungsi penting untuk organisasi. Salah satu peranan dan fungsi arsip adalah sebagai sumber informasi. Oleh sebab itu keberadaaannya dibutuhkan untuk menunjang kegiatan administrasi, menata informasi, serta menyimpan berkas-berkas penting.

Mengelola arsip membutuhkan kecermatan dan ketelitian. Jika sewaktu-waktu diperlukan akan mudah untuk mencarinya kembali. Arsip dapat digunakan langsung untuk sebuah tujuan tertentu atau hanya sebagai referensi dan informasi yang disimpan.

Peranan dan Fungsi Arsip

Ilustrasi peranan dan fungsi arsip. Sumber: Pexels/pixabay

Pertama-tama sebaiknya memahami dahulu pengertian dari arsip. Menurut buku Kearsipan, Dra. Loesida Roeliana, M.Si., Jatmiko Yogopriyatno,S.IP., M.Si (2023:8), arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan semua bentuk dokumen dalam berbagai bentuk yang asli maupun salinan. Dihasilkan dan diterima oleh lembaga, organisasi, sebagai bukti untuk tujuan tertentu.

Jadi, arsip merupakan segala bentuk informasi dalam bentuk apapun dari pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi. Berikut ini adalah peranan dan fungsi arsip yang penting untuk diketahui.

1. Sumber Informasi

Arsip memiliki peran untuk menyediakan informasi untuk sebuah organisasi apabila diperlukan. Sumber informasi ini berkaitan dengan semua kegiatan organisasi.

2. Sumber Hukum

Di dalam arsip organisasi menyimpan bukti otentik dokumen atau berkas yang memiliki hukum akurat dan pasti. Maka arsip berfungsi sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Sebagai contoh arsip surat perjanjian kerja sama.

3. Sumber Sejarah

Peranan dan fungsi arsip selajutnya ialah sebagai sumber sejarah. Sejarah organisasi mengenai jabatan dan struktur awal organisasi menjadi sesuatu yang harus diabadikan. Dengan penyimpanan arsip yang demikian akan memudahkan anggota untuk memahami sejarah organisasi.

4. Sumber Pengetahuan

Arsip dapat menyimpan berbagai ilmu pengetahuan yang dapat digunakan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sebagai contoh adalah laporan karya ilmiah, laporan analisis data, dan lain sejenisnya.

Peranan dan fungsi arsip dalam organisasi penting untuk menunjang seluruh kegiatan yang dijalankan. Selain itu arsip dapat menjadi sumber sejarah hingga pengetahuan yang dapat berpengaruh untuk masa depan organisasi. (DVA)

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Contoh Proker Organisasi