Proses Komunikasi Bisnis beserta Tujuan dan Contohnya
Ragam Info
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarProses komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran infromasi, ide, dan pesan antara individu atau kelompok dalam konteks bisnis. Informasi dapat berupa ide atau gagasan, instruksi, pendapat, dan sebagainya serta dilakukan secara personal atau impersonal.
Komunikasi bisnis adalah keterampilan krusial yang harus dimiliki oleh setiap individu dalam konteks bisnis. Hal tersebut tentu bermanfaat untuk memastikan kelancaran bisnis, efektivitas kerja dan pencapaian tujuan bisnis.
Proses Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan antara individu atau kelompok dalam lingkungan bisnis baik secara verbal maupun non-verbal. Proses komunikasi bisnis terdapat enam tahapan, berikut penjelasan lengkapnya.
1. Pengirim Mempunyai Ide atau Gagasan
Ide atau gagasan merupakan proses pertama dari komunikasi bisnis karena komunikasi bisnis bermula dari munculnya dua unsur tersebut. Ide yang terlintas di benak pemilik pesan umumnya masih berupa data mentah dan belum siap disampaikan sebagai pesan.
2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Pesan
Proses selanjutnya yaitu pengirim mencari cara untuk mengutarakan idenya kepada orang lain dalam bentuk perkataan (pesan). Pengirim juga memikirkan cara efektif untuk menyampaikan ide agar penerima bisa memahami pesannya.
3. Pengirim Menyampaikan Pesan
Setelah ide berubah menjadi pesan, pengirim langsung mengirimkannya kepada penerima. Penyampaian pesan dapat dilakukan secara langsung atau menggunakan media.
Jika menggunakn media, pengirim juga harus menentukan media yang tepat untuk digunakan dalam menyampaikan pesan. Media tersebut dapat berupa surat, maupun menggunakan perangkat telekomunikasi yang tersedia.
4. Penerima Menerima Pesan
Penerima menerima pesan merupakan awal mula interaksi antara pengirim dan penerima pesan. Penerima mendapatkan pesan dari pengirim melalui mendengar, membaca pesan, melihat, atau merasakannya.
5. Penerima Menafsirkan Pesan
Pesan yang diterima mulai diproses dan ditafsirkan. Proses penafsiran setiap penerima pesan berbeda-beda tergantung wawasan penerima.
Ada pesan yang diproses terlalu cepat, tetapi penerima salah menafsirkannya, dan begitu pula sebaliknya. Seseorang bisa mengonfirmasi pemahaman penerima secara langsung jika merasa ragu.
6. Penerima Memberikan Tanggapan (Feedback)
Komunikasi bisnis berakhir pada proses pemberian tanggapan atau respons terhadap pesan yang diterima. Feedback dapat menentukan komunikasi bisnis berjalan lancar atau terdapat hambatan.
Jika kedua pihak (pengirim dan penerima) memiliki makna yang berbeda, maka komunikasi bisnis dapat dikatakan kurang efektif.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Dalam buku Komunikasi Bisnis oleh Dr. Wira Yudha Alam S.IP., SE., M.SM., M.IP, dan Made Bagus Dwiarta, SE., MM., (2023:4) ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, berikut penjelasannya.
1. Memberi Informasi
Tujuan pertama komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seseorang pemimpin suatu perusahaan memberikan informasi kepada orang lain bahwa sedang membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau Persuasi
Tujuan selanjutnya yaitu memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan Kerjasama atau Kolaborasi
Tujuan yang terakhir yaitu melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
Contoh Komunikasi Bisnis
Setelah mengetahui proses dan tujuan dari komunikasi bisnis, ketahui juga contohnya. Ada beberapa contoh komunikasi bisnis yang efektif yang dapat dibagi menjadi dua kelompok verbal dan non verbal, berikut penjelasannya.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang terjadi secara lisan dan tulisan. Sehingga komunikasi ini biasanya dapat tersampaikan lebih terstruktur atau terorganisir. Interaksi ini tergolong paling banyak dilakukan oleh bisnis. Contoh komunikasi verbal, yaitu:
Membuat surat penawaran ke kolega.
Mengirim surat konfirmasi barang ke pelanggan.
Mengirim surat permintaan barang ke pihak lain.
Membuat surat keberatan atau pengaduan ke pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan dan penerimaan kerja.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal merupakan komunikasi yang lebih banyak menggunakan bahasa tubuh dengan lawan bicara. Komunikasi bisnis ini jarang dipakai oleh bisnis karena sulit untuk dibuktikan. Contoh komunikasi non verbal yaitu:
Membaca ekspresi wajah, gerak isyarat, dan sikap tubuh saat berinteraksi dengan perusahaan lain.
Menilai penampilan pribadi saat bekerja sama dengan perwakilan perusahaan lain.
Baca juga: Pengertian Komunikasi Efektif dan Tips Melakukannya
Memahami proses komunikasi bisnis beserta tujuan dan contohnya sangat penting untuk dilakukan agar komunikasi tercipta dengan baik. Selain itu juga untuk menghindari kesalahpahaman dan informasi yang tidak sepenuhnya tersampaikan. (MRZ)