Struktur Surat Dinas beserta Contohnya

Ilustrasi struktur surat dinas. Sumber: Pexels/Alexander Suhorucov

Untuk membuat surat dinas dibutuhkan aturan formal dan bahasa baku. Kemudian struktur surat dinas juga harus diperhatikan agar dapat membuat surat tersebut dengan baik dan benar.

Tentu saja surat ini berbeda dengan jenis surat lain. Surat dinas ini dapat berisikan pengumuman, surat izin, surat tugas, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

Mengenal Struktur Surat Dinas

Ilustrasi struktur surat dinas. Sumber: Pexels/Andrea Piacquadio

Surat menjadi alat komunikasi dalam berbagai bidang termasuk lingkup pemerintahan. Hal ini berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan keperluan lainnya. Struktur surat diperlukan agar menjadi panduan ketika membuatnya.

Menurut buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas, Ruslan, S.Pd., M.Pd. (2021:9), surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah. Sebab kata dinas sendiri adalah bagian kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu yang berkaitan dengan pemerintah.

Berikut ini adalah struktur surat dinas yang hampir sama dengan jenis surat resmi.

1. Kop Surat (Kepala Surat)

Logo institusi, alamat, dan nomor telepon institusi.

2. Nomor Surat

Nomor surat harus diisi oleh institusi atau lembaga yang akan membuat sebuah surat dinas, hal ini bertujuan untuk mendata pengeluaran surat dalam jangka waktu tertentu.

3. Tanggal Surat

Struktur surat dinas selanjutnya adalah tanggal ketika surat tersebut dibuat. Bagian ini penting untuk menunjukkan waktu dan dapat disimpan sebagai bukti tugas dan lain sebagainya.

4. Lampiran dan Perihal

Lampiran berfungsi menjadi dokumen pendukung isi surat. Perihal berisi tentang isi keseluruhan.

5. Alamat Tujuan

Alamat surat diisi untuk surat yang akan dituju. Hal ini mempernudah proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kalimat pembuka harus bersifat formal dan sesuai ejaan bahasa Indonesia yang benar.

7. Isi Surat

Yang paling penting adalah isi surat yang memuat informasi lengkap di dalamnya.

8. Salam Penutup

Penutup juga harus menggunakan bahasa yang formal dan sopan.

9. Tanda Tangan

Diisi oleh pembuat surat, nama, nomor induk, dan cap instansi.

10. Tembusan

Tembusan dibuat jika ada surat tersebut juga dikirimkan ke beberapa pihak tertentu.

Contoh Surat Dinas

Ilustrasi struktur surat dinas. Sumber: Pexels/Sora Shimazaki

Setelah memahami struktur surat dinas berikut ini adalah contoh surat dinas yang dapat menjadi panduan.

DINAS PENDIDIKAN

KABUPATEN BANDUNG BARAT

Jl. R.A Kartini no. 1 Bandung Barat 022-789789

Tanggal: 24 April 2024

Kepada:

Sekretaris Dinas Pendidikan

Kabupaten Bandung Barat

Perihal: Pemberitahuan Rapat Koordinasi

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu sekretaris dan seluruh kepala sekolah SMP se-Kabupaten Bandung Barat untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 29 April 2024

Waktu : Pukul 08.00 - 11.00 WIB

Tempat : Aula Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung Barat

Rapat ini akan membahas berbagai isu terkait pengembangan kurikulum dan pelaksanaan ujian nasional. Kami sangat mengharapkan partisipasi aktif dari Bapak/Ibu sekretaris dan kepala sekolah.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

TTD

Ahmad Wijaya

(NIP)

Kepala Dinas Pendidikan

Kabupaten Bandung Barat

Baca Juga: Kerangka Isi Surat Pribadi dan Contohnya

Sturktur surat dinas menjadi panduan dalam membuat surat resmi yang formal. Fungsi surat dinas sangat penting karena berkaitan dengan informasi dan aturan yang diberikan oleh pemerintah kepada pihak yang dituju. (DVA)