Mengapa Sebuah Event Organisasi Maupun Kepanitiaan Mahasiswa Bisa Gagal Fatal?

SOD Festival. Dokumentasi Pribadi: Rama Baskara Putra Erari

Kegiatan kemahasiswaan kerap kali mengadakan program kerja dengan membuat acara yang besar sebagai salah satu program prioritas maupun program unggulan dari organisasi kemahasiswaan tersebut.

Acara tersebut kadang mengundang musisi papan atas maupun musisi lokal untuk meramaikan acara yang diadakan sebagai bentuk unjuk eksistensi dari organisasi mahasiswa tersebut sekaligus mencari keuntungan sebanyak-banyaknya dari kegiatan tersebut.

Acara yang besar, apa lagi mengundang musisi papan atas kalau diadakan tentu saja bagus untuk membuat citra organisasi mahasiswa itu menjadi baik ke luar maupun ke dalam organisasi itu sendiri, ada kebanggaan yang dirasakan anggota maupun panitia yang terlibat. Panitia dari sebuah acara tentu saja mengincar keuntungan dari penjualan tiket yang tentu memiliki target pasar yang sudah ditentukan.

Membuat acara yang besar tentu saja memiliki risiko yang besar pula harus banyak perhitungan yang dilakukan baik dari pihak organisasi maupun panitia pelaksana acara tersebut. Sebab kadang kala apa yang diekspektasikan bisa sangat tidak sesuai dengan realita yang ada di kemudian hari.

Event Welcome Vokasi (WEVO) ITS 2022. Dokumen Pribadi: Rama Baskara Putra Erari

Ambisi yang besar dari pihak organisasi mahasiswa kadang kala sangat membebani pihak penyelenggara dari event tersebut. Target yang diberikan kadang kala justru terlalu tinggi namun tidak membaca pasar dengan jelas sehingga event yang harusnya tujuannya mencari "cuan" malah menjadi bencana.

Belakangan kita ramai dengan pembahasan event yang gagal karena target tidak terpenuhi sehingga membuat kerugian besar yang menimpa event tersebut. Misalnya saja yang baru ramai belakangan adalah acara Feskala yang merupakan program kerja dari BEM Universitas Negeri Malang yang merugi hingga Rp200 juta rupiah. Ironisnya volunteer sampai harus ikutan patungan untuk membayar kerugiaan dari acara tersebut.

Banyak faktor yang mempengaruhi sukses maupun gagal sebuah acara yang kita lakukan. Tahap perencanaan menjadi tahap yang menentukan sukses maupun gagalnya acara yang kita rencanakan. Dalam perencanaan ini meliputi banyak faktor sehingga memakan waktu yang bisa sangat lama.

Ilustrasi Rapat Perencanaan Sebuah Kegiatan. Dokumen Pribadi: Rama Baskara Putra Erari

Pemilihan venue bagi sebuah event menjadi faktor yang memengaruhi orang untuk membeli tiket dari event yang kita rencanakan. Semakin gampang akses serta dukungan fasilitas penunjang dalam sebuah venue acara mempengaruhi sedikit banyaknya orang untuk membeli tiket.

Misalnya saja jarak acara yang jauh dari pusat kota yang bahkan akses transportasi publik tidak memadai untuk menuju lokasi acara. Itu menjadi faktor yang menentukan pertimbangan bagi pelanggan untuk membeli atau tidaknya tiket kita.

Semakin strategis venue tempat acara kita tentu saja bakal semakin menarik pasar untuk membeli tiket kita. Besar maupun kecil sebuah venue juga mempengaruhi jumlah penghasilan. Pemilihan venue harus mempertimbangkan berapa target peserta yang hadir selain untuk keuntungan juga untuk kenyamanan dan keamanan peserta yang hadir.

Waktu pelaksaan dari acara yang kita lakukan harus melihat juga apakah ada acara sejenis dalam rentang waktu yang berdekatan agar ceruk dari target pasar kita tidak terbagi. Hal ini tentu saja tidak baik untuk penjualan tiket. Waktu pelaksaan juga menentukan waktu persiapan panitia dalam merencanakan event maupun pelaksaan teknis di lapangan menuju maupun hari pelaksanaan event tersebut.

Dalam berjalan tentu saja dipengaruhi oleh biaya. Analisis biaya menjadi sangat krusial bagi berjalan sebuah event analisis biaya sebagai nadi bagi event yang kita laksanakan. Bagaimana perkiraan jumlah pemasukan maupun pengeluaran dari event tersebut serta bagaimana mengatasi pengeluaran tidak terduga bahkan mencegah kerugian dari event yang dilaksanakan.

Penyunan keuangan dalam event yang kita lakukan sebuah kontrol yang ketat untuk mengontrol kenaikan biaya dari anggaran maupun biaya tidak terduga. Hal ini juga untuk mengontrol anggaran yang dimungkinkan untuk diturunkan maupun diefisiensi agar menjadi anggaran yang sehat dan terkontrol. Dalam hal ini diperlukan rencana A, rencana B, maupun rencana C untuk manajemen risiko mengantisipasi melonjaknya biaya untuk mencegah kerugian.

Tentu saja masih banyak hal teknis lainnya yang dibahas namun hal yang dibahas di atas adalah hal utama yang sangat krusial agar tidak menjadi bencana bagi organisasi maupun panitia penyelenggara di kemudian hari.

Sebagai organisasi non profit organisasi mahasiswa harus lebih bijak dalam pengelolaan dana agar tidak membuat kerugian bagi organisasi maupun pihak yang berkaitan. Sebaiknya jangan mementingkan gengsi jika dapat membuat susah di kemudian hari. Eksistensi organisasi maupun event itu penting tetapi yang utama jangan sampai membebani anggota.

Perhitungan yang matang dalam menjalankan event menjadi krusial sebab jika perhitungan yang terlalu prematur bakal membuat kemungkinan event tersebut gagal semakin besar.