Tanda Tangan Aspal di Dokumen Resmi ketika Pandemi

Ilustrasi tanda tangan palsu.

Selama pandemi Covid-19 berlangsung, hampir setiap pekan diterbitkan produk hukum dan dokumen terkait lainnya tentang bagaimana menghadapi pandemi ini. Mulai dari Surat Keputusan, Peraturan Menteri, Surat Edaran, Informasi, Instruksi, dan Protokol semuanya mengatur semua lini, baik sektor pemerintahan, swasta, maupun kehidupan masyarakat.

Ada satu hal yang menarik untuk dicermati pada sebagian besar dokumen tersebut, yaitu tanda tangan. Jika diperhatikan secara seksama, tanda tangan pada sebagian besar dokumen tersebut terlihat bukan tanda tangan basah. Dalam bahasa sederhana, tanda tangan itu palsu, meskipun dikeluarkan oleh instansi resmi, atau biasa disebut dengan “aspal”. Dokumen dengan tanda tangan aspal ini akan menjadi masalah serius dan bisa berujung pidana.

Untuk mengetahui apakah suatu dokumen memiliki tanda tangan aspal atau tidak cukup mudah. Silakan perhatikan baik-baik bagian tanda tangan tersebut. Ada dua hal yang harus diperhatikan, yakni tanda tangan dan teks. Dokumen yang benar akan memperlihatkan bahwa tanda tangan menimpa teks. Logikanya, kertas tersebut dicetak (print) terlebih dahulu, baru ditandatangani.

Jika teks ada di atas tanda tangan, hampir pasti bahwa tanda tangan dokumen tersebut adalah aspal. Logikanya, tidak mungkin seorang pejabat negara di suatu Kementerian/Lembaga (K/L) menandatangani suatu kertas kosong tanpa tulisan. Setelah tanda tangan jadi, baru teks dicetak di atas kertas yang sudah ditandatangani tersebut. Sulit untuk memercayai jika hal itu terjadi.

Seringkali, suatu dokumen yang dikeluarkan dibubuhi stempel. Akan tetapi, hal itu tidak selalu ada. Jika suatu dokumen dibubuhi stempel, kelucuan akan semakin jelas. Tanda tangan dan stempel terlihat di bawah teks.

Terlepas dari apapun niatnya, tanda tangan terletak di bawah teks hampir selalu terjadi karena tanda tangan tersebut adalah hasil pemindaian (scan) tanda tangan asli. Stempel juga berlaku sama. Hasil pemindaian biasanya berupa kotak putih (sesuai warna kertas) berisi tanda tangan, dan mungkin juga beserta stempel. Yang menjadi masalah, jika gambar hasil pemindaian ini diletakkan di atas teks, maka teks akan tertutupi kotak hasil pemindaian tersebut dan ini malah makin parah.

Adapun jika meminta tanda tangan asli, sulit dilakukan. Jika harus ke rumah atasan yang berwenang (ketika sedang kerja dari rumah/WFH), belum tentu lokasi rumahnya dekat dengan rumah staf. Bisa terbuang berjam-jam hanya untuk meminta tanda tangan. Jika meminta atasan untuk mencetak sendiri dokumen (file) yang harus ditandatangani atasan, lalu memintanya untuk menandatanganinya, dan juga sekalian memintanya untuk memindai dokumen tersebut, rasanya sulit sekali menemukan atasan yang bisa melakukan hal seperti ini. Bahkan, sering ditemui atasan yang —maaf— untuk membuka suatu pos-el (email) saja harus dibantu staf dan untuk bergabung dalam rapat (join meeting) juga harus dibantu staf. Ironi, tapi nyata.

Dengan demikian, biasanya motif penggunaan tanda tangan (dan stempel) aspal tersebut adalah sengaja dengan maksud sebagai jalan pintas. Daripada susah-susah meminta tanda tangan basah, lebih baik ambil diambil solusi sementara dengan menggunakan tanda tangan aspal. Celakanya, yang berpikiran seperti ini ternyata banyak sekali. Lebih parah, selama pandemi ini sering sekali ditemukan fenomena seperti ini.

Makna Tanda Tangan

Tanda tangan dan stempel selama ribuan tahun dianggap sebagai alat otentikasi suatu dokumen/naskah. Tercatat dalam sejarah Nabi Muhammad saw. pernah mengirimkan surat kepada Raja Persia di akhir abad keenam dengan membubuhkan namanya yang mirip stempel karena bentuk pena masih belum seperti sekarang. Pada masa itu, otentikasi suatu dokumen sangat mengandalkan pikiran positif dengan mengesampingkan adanya tanda tangan palsu karena masih terbatas orang-orang yang bisa membaca dan menulis.

Di Eropa penggunaan segel berupa stempel lilin diterapkan untuk menjaga suatu dokumen agar tidak dibuka dari amplopnya. Penerima dokumen tentunya yakin bahwa dokumen tersebut asli selama segel tidak rusak. Stempel lilin juga tidak banyak orang yang memilikinya.

Pada abad ke-16 dan ke-17, ketika pendidikan dan literasi mulai meluas, Inggris mengharuskan semua dokumen kontrak harus ditulis tangan dan ditandatangani. Sejak saat itu, tanda tangan menjadi suatu standar validasi dokumen yang kemudian diadopsi secara luas di Amerika.

Sampai di sini, kita perlu bertanya, apakah tanda tangan dan stempel masih diperlukan di zaman internet ini? Jika tanda tangan masih dipertahankan sebagai alat otentikasi, yang terjadi justru kerepotan yang jalan keluarnya adalah tanda tangan aspal. Dan juga perlu diingat bahwa sekarang semua orang bisa meniru tanda tangan siapa pun, jauh berbeda dengan 14 abad yang lalu. Segel lilin juga sangat tidak mungkin untuk diterapkan karena saat ini dokumen bukan hanya dikirimkan antarkerajaan.

Solusi Tanda Tangan

Ada dua pendekatan yang dapat ditempuh sebagai jalan keluar masalah tanda tangan aspal ini. Pendekatan pertama adalah dengan konsep satu pintu dan pendekatan kedua adalah dengan tanda tangan elektronik (digital signature). Meski demikian, sebelumnya harus dipahami dahulu bahwa tidak ada peraturan perundang-undangan yang mengharuskan suatu K/L untuk selalu menggunakan tanda tangan basah, sehingga sudah saatnya kebiasaan ini ditinggalkan. Minimal, dicoba untuk dikurangi sebisa mungkin.

Konsep satu pintu adalah cara paling mudah dan manual, meski terlihat canggih bagi yang awam. Caranya adalah dengan menggunakan aplikasi atau perangkat lunak yang memungkinkan untuk menambahkan gambar tanda tangan tanpa latar, misalnya berformat PNG atau TIFF atau format lain yang mendukung latar transparan. Kemudian, aplikasi pemberi gambar tanda tangan tersebut bisa digunakan, misalnya Adobe Acrobat Professional, DropBox, atau aplikasi gratis lainnya. Harap diperhatikan bahwa jika dokumen tersebut bukan untuk publik, sebaiknya menggunakan aplikasi versi luring (offline). Kemudian, dokumen tersebut akan diunggah ke suatu laman resmi. Akhirnya, tautan untuk melihat dan mengunduh dokumen tersebutlah yang disebarkan kepada penerima, baik melalui media sosial (medsos), pos-el, atau SMS.

Dengan konsep satu pintu ini, dokumen resmi dapat dipastikan hanya berasal dari laman resmi tersebut. Jika ada orang yang menyebarkan suatu dokumen melalui medsos, belum tentu itu adalah dokumen yang resmi. Bisa saja itu adalah dokumen yang halamannya sudah dimodifikasi. Cara ini cocok untuk digunakan untuk menjawab tebak-tebakan “Di mana dokumen versi resmi UU Cipta Kerja?”

Sebenarnya, metode satu pintu ini tidak memerlukan tanda tangan dan stempel lagi. Selama hanya ada satu laman resmi yang menyediakan dokumen tersebut, maka dokumen yang disediakan oleh laman, medsos, portal berita, atau media penyampai dokumen lainnya tidak dapat dianggap valid, alias berpotensi menyesatkan (hoaks).

Ilustrasi proses tanda tangan elektronik.

Cara kedua agak rumit dengan menggandeng Balai Sertifikasi Elektronik (BSRe). Unit pelaksana teknis di Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) ini mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan penerbitan dan pengelolaan sertifikat elektronik, misalnya tanda tangan elektronik.

Tanda tangan elektronik bukanlah tanda tangan basah yang dipindai atau dikonversi menjadi format digital. Tanda tangan elektronik bisa jadi tidak mencantumkan elektronik sama sekali. Namun demikian, tanda tangan elektronik mampu menjamin keaslian suatu dokumen melalui suatu proses pengecekan nilai algoritma (hash) yang dikandung pada suatu dokumen.

Nilai hash adalah sebuah nilai yang dihasilkan dari proses hashing/message digest dimana nilai tersebut sifatnya unik/berbeda antara satu dengan lainnya untuk setiap dokumen elektronik. Dengan demikian, misalkan ada satu miliar dokumen keluar-masuk di suatu K/L, jika semua dokumen menggunakan tanda tangan elektronik, tidak mungkin ada satu atau lebih dokumen yang memiliki nilai hash yang sama. Singkatnya, nilai hash adalah sidik dokumen, jika di manusia disebut sidik jari.

Sebagai contoh, kantor A mengirimkan dokumen X kepada kantor B. Kantor B kemudian memeriksa nilai hash dokumen X. Jika nilai hash dokumen X yang ada di kantor B tersebut cocok dengan nilai hash dokumen di kantor A, maka dokumen tersebut valid.

Penggunaan tanda tangan elektronik ataupun sistem satu pintu sama-sama praktis. Yang membedakan hanya kemauan pemimpin unit kerja masing-masing mau berubah atau tidak. Jika ada suatu masalah, seharusnya dicari solusi jangka pendek, bukan jalan pintas yang berpotensi masalah. Ibaratnya, negara lain sudah berpikir tentang bagaimana membangun koloni di Mars, Indonesia masih belum selesai dengan masalah administrasi persuratan. Katanya mau ikut era 4.0.