Ketika Pelatihan Karyawan Hanya Jadi Rutinitas: Pentingnya Audit SDM
Rifky Maolana berasal dari indramayu, saya sering menulis di jurnal dan artikel media masa daerah. sekarang saya melanjutkan pendidikan di Universitas Pamulang Prodi Manajemen.
ยทwaktu baca 3 menit
Tulisan dari Rifky Maolana tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarAudit SDM: Langkah Awal Agar Pelatihan Karyawan Tidak Sia-Sia
Pernahkah kita melihat perusahaan yang hampir setiap tahun mengadakan pelatihan karyawan, tetapi setelah pelatihan selesai, pekerjaan berjalan seperti biasa? Karyawan datang mengikuti pelatihan, mendapatkan materi, menerima sertifikat, bahkan perusahaan sudah mengeluarkan anggaran yang tidak sedikit. Namun, ketika kembali ke meja kerja, perubahan yang diharapkan justru tidak terlalu terlihat.
Situasi seperti ini sebenarnya cukup sering terjadi. Bukan berarti pelatihannya selalu buruk atau karyawannya tidak serius mengikuti kegiatan. Bisa jadi, masalahnya muncul sejak awal, yaitu perusahaan belum benar-benar mengetahui pelatihan apa yang dibutuhkan oleh karyawannya. Pelatihan akhirnya dilakukan karena sudah menjadi agenda tahunan, bukan karena berdasarkan kebutuhan nyata di tempat kerja.
Di sinilah audit sumber daya manusia (SDM) menjadi penting. Audit SDM bukan sekadar kegiatan untuk mencari kesalahan karyawan atau menilai apakah bagian HR sudah bekerja dengan baik. Lebih dari itu, audit dapat membantu perusahaan melihat kondisi SDM secara lebih objektif, termasuk menemukan kemampuan apa yang masih kurang dan perlu dikembangkan melalui pelatihan.
Bagaimana Audit SDM Membantu Menentukan Pelatihan?
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki tim pemasaran yang target penjualannya terus menurun. Jika langsung mengambil keputusan dengan mengadakan pelatihan penjualan, belum tentu masalahnya selesai. Bisa saja penyebabnya bukan karena kemampuan menjual karyawan, melainkan karena perubahan perilaku konsumen, sistem kerja yang kurang mendukung, atau target perusahaan yang memang tidak realistis.
Karena itu, audit SDM perlu dilakukan secara bertahap.
Pertama, perusahaan perlu menentukan tujuan dan ruang lingkup audit. Perusahaan harus mengetahui bagian mana yang ingin diperiksa dan apa yang ingin ditemukan. Audit dapat dilakukan secara menyeluruh atau hanya difokuskan pada divisi tertentu yang memiliki permasalahan.
Kedua, perusahaan mengumpulkan berbagai data yang berkaitan dengan kondisi karyawan. Data tersebut dapat berasal dari penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, riwayat pelatihan, tingkat absensi dan turnover, survei kepuasan karyawan, wawancara dengan atasan, hingga pengamatan langsung terhadap pekerjaan.
Setelah data terkumpul, perusahaan dapat melihat apakah terdapat kesenjangan antara kemampuan yang dimiliki karyawan dengan kemampuan yang sebenarnya dibutuhkan. Misalnya, seorang karyawan sudah memahami tugas administrasi dasar, tetapi belum mampu menggunakan perangkat lunak tertentu yang sekarang diwajibkan perusahaan. Kesenjangan seperti inilah yang kemudian dapat menjadi dasar untuk menentukan kebutuhan pelatihan.
Kebutuhan tersebut kemudian dapat dikelompokkan. Ada kebutuhan yang bersifat teknis, seperti penggunaan teknologi atau peningkatan kemampuan kerja. Ada pula kebutuhan yang berkaitan dengan komunikasi, kepemimpinan, kerja sama tim, dan perilaku profesional. Dalam industri tertentu, pelatihan juga dapat berkaitan dengan keselamatan kerja, standar operasional, maupun kepatuhan terhadap peraturan.
Barulah setelah kebutuhan tersebut terlihat jelas, perusahaan dapat menyusun program pelatihan. Mulai dari menentukan tujuan pembelajaran, materi yang diberikan, siapa saja yang perlu mengikuti, metode pelatihan yang digunakan, sampai waktu dan anggaran yang diperlukan.
Dengan cara seperti ini, pelatihan tidak lagi sekadar menjadi kegiatan rutin. Setiap program memiliki alasan yang jelas dan berkaitan langsung dengan kebutuhan organisasi.
Audit Bukan untuk Mencari Kesalahan
Salah satu tantangan terbesar dalam audit SDM justru berasal dari manusia itu sendiri. Tidak semua karyawan atau manajer langsung merasa nyaman ketika mendengar kata "audit". Ada yang menganggap audit sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan atau menilai siapa yang memiliki kinerja buruk.
Padahal, jika dilakukan dengan pendekatan yang tepat, audit SDM seharusnya menjadi sarana untuk membantu perusahaan dan karyawan berkembang. Karena itu, komunikasi menjadi bagian yang tidak kalah penting. Karyawan perlu memahami bahwa data dan informasi yang diberikan bukan untuk menjatuhkan mereka, tetapi untuk mengetahui kebutuhan pengembangan yang sebenarnya.
Penulis: Rifky Maolana Universitas pamulang