Dari Data ke Keputusan: Cara Bisnis Memanfaatkan Informasi

Ilustrasi aktivitas analisis data untuk membantu pengambilan keputusan bisnis. (Sumber: Pexels)

Kalau sedang belanja di sebuah toko, mungkin kita nggak pernah kepikiran kalau kegiatan sederhana seperti memilih barang dan membayar di kasir sebenarnya menghasilkan banyak data. Ada barang yang dibeli, jumlahnya berapa, jam berapa transaksi dilakukan, sampai metode pembayaran yang digunakan.

Buat pembeli, semuanya terasa biasa saja. Tinggal pilih barang, bayar, lalu pulang. Tapi bagi pemilik bisnis, catatan dari transaksi tersebut bisa menjadi sesuatu yang cukup berharga.

Misalnya ada sebuah kedai makanan yang setiap hari ramai didatangi pelanggan. Pemiliknya awalnya hanya mencatat penjualan untuk mengetahui pemasukan. Setelah beberapa minggu, ia mulai melihat pola dari catatan tersebut. Ternyata menu tertentu paling banyak dipesan saat jam makan siang, sementara menu lainnya lebih sering dibeli menjelang malam.

Dari situ, pemilik kedai bisa mulai berpikir. Kalau menu tertentu memang paling banyak dicari saat siang, mungkin stok bahan untuk menu tersebut perlu ditambah sebelum jam makan siang. Promo juga bisa dibuat berdasarkan kebiasaan pelanggan. Keputusan yang terlihat sederhana itu sebenarnya muncul karena adanya informasi dari data penjualan.

Hal seperti ini sebenarnya sering kita temui tanpa sadar.

Saat kita belanja di marketplace, misalnya, kita mungkin pernah mendapatkan rekomendasi produk yang terasa sesuai dengan barang yang sedang kita cari. Ketika sering membeli jenis barang tertentu, rekomendasi yang muncul juga bisa semakin berkaitan dengan kebiasaan belanja kita.

Di balik pengalaman tersebut, ada data yang dikumpulkan dan diolah oleh sistem. Data yang awalnya hanya berupa aktivitas pengguna kemudian bisa menjadi informasi yang membantu bisnis memahami konsumennya.

Dari sini saya mulai melihat bahwa data dalam bisnis bukan cuma kumpulan angka.

Data baru terasa berguna ketika ada sesuatu yang bisa dipahami dan dilakukan setelah data tersebut diolah. Perusahaan bisa mengetahui produk mana yang sedang diminati, kapan pelanggan paling banyak melakukan pembelian, atau bagian mana dari bisnis yang perlu diperbaiki.

Sistem Informasi Manajemen atau SIM menjadi salah satu bagian yang membantu proses tersebut. Sistem ini bisa membantu perusahaan mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.

Bayangkan kalau semua data perusahaan masih dicatat secara terpisah dan harus diperiksa satu per satu. Ketika jumlah transaksi masih sedikit mungkin tidak terlalu terasa. Tapi ketika bisnis semakin besar dan transaksi sudah mencapai ratusan bahkan ribuan setiap hari, cara tersebut tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih rumit.

Dengan adanya sistem informasi, data yang masuk bisa lebih mudah dikelola. Pemilik atau manajer bisnis juga bisa melihat informasi yang dibutuhkan tanpa harus memeriksa semuanya dari awal.

Misalnya sebuah perusahaan melihat penjualan salah satu produknya mulai menurun. Tanpa informasi yang jelas, mereka mungkin hanya bisa menebak-nebak penyebabnya. Apakah harganya terlalu mahal? Apakah pelanggan mulai beralih ke produk lain? Atau memang permintaannya sedang turun?

Kalau perusahaan memiliki data yang cukup, pertanyaan-pertanyaan tersebut bisa dicari jawabannya. Data penjualan bisa dibandingkan dengan periode sebelumnya. Data pelanggan bisa dilihat kembali. Bahkan aktivitas pemasaran juga dapat diperiksa untuk mengetahui apakah strategi yang digunakan masih memberikan hasil.

Dari situlah data mulai berubah menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

Menurut saya, bagian ini yang membuat sistem informasi menarik. Teknologi memang penting, tetapi teknologi bukan tujuan akhirnya. Yang lebih penting adalah bagaimana informasi yang dihasilkan bisa membantu manusia mengambil keputusan dengan lebih terarah.

Hal tersebut juga berlaku pada bisnis kecil. Penggunaan sistem informasi tidak selalu berarti harus menggunakan sistem yang rumit atau mahal. Bahkan pencatatan sederhana menggunakan aplikasi kasir atau spreadsheet sudah bisa membantu pemilik usaha melihat perkembangan penjualan.

Seorang penjual makanan, misalnya, bisa mencatat menu yang paling banyak terjual setiap hari. Setelah beberapa minggu, catatan tersebut dapat menunjukkan pola tertentu. Dari sana, ia bisa menentukan bahan apa yang harus lebih banyak disiapkan dan menu mana yang perlu dipertimbangkan kembali.

Keputusan seperti itu mungkin terlihat kecil, tetapi bagi usaha yang sedang berkembang, keputusan kecil bisa berpengaruh terhadap pengeluaran dan keuntungan.

Meski begitu, banyaknya data juga bukan berarti sebuah bisnis otomatis akan berjalan lebih baik. Data yang salah justru bisa membuat keputusan ikut salah. Kalau pencatatannya tidak rapi, informasi yang dihasilkan juga bisa menyesatkan.

Belum lagi masalah keamanan. Data pelanggan bukan sesuatu yang bisa digunakan sembarangan. Nama, nomor telepon, alamat, hingga riwayat transaksi perlu dijaga agar tidak disalahgunakan.

Karena itu, menurut saya, memanfaatkan data dalam bisnis bukan hanya soal memiliki teknologi yang canggih. Perusahaan juga perlu tahu data apa yang memang dibutuhkan, bagaimana cara mengolahnya, dan bagaimana menggunakannya secara bertanggung jawab.

Pada akhirnya, kita bisa melihat bahwa hampir setiap aktivitas dalam bisnis meninggalkan data. Transaksi, stok barang, promosi, hingga interaksi dengan pelanggan semuanya bisa memberikan informasi.

Data tersebut mungkin terlihat sederhana ketika berdiri sendiri. Namun, ketika dikumpulkan dan diolah dengan baik, data bisa membantu sebuah bisnis melihat keadaan dengan lebih jelas.

Dari sebuah angka penjualan, perusahaan bisa mengetahui produk yang diminati. Dari kebiasaan pelanggan, perusahaan bisa memahami kebutuhan konsumennya. Dari perubahan data dari waktu ke waktu, perusahaan juga bisa melihat apakah strategi yang digunakan masih berjalan atau perlu diubah.

Jadi, menurut saya, perjalanan data sebenarnya tidak berhenti ketika data selesai dicatat. Justru setelah itu, proses yang lebih penting dimulai: memahami apa yang sebenarnya ingin disampaikan oleh data tersebut.

Karena dalam dunia bisnis, keputusan yang baik tidak selalu datang dari tebakan. Kadang, jawabannya sudah ada di depan mata, hanya saja kita perlu tahu bagaimana cara membaca datanya.