Arti Supplies dalam Dunia Bisnis dan Akuntansi

Arti supplies adalah perlengkapan dalam dunia akuntansi bisnis (Sumber: Freepik)

Dalam dunia bisnis dan akuntansi, istilah arti supplies atau "perlengkapan" memiliki peranan penting yang seringkali disalahartikan sebagai "equipment" atau "peralatan."

Meskipun dalam kehidupan sehari-hari, kata-kata ini mungkin digunakan secara bergantian, namun dalam konteks akuntansi, supplies dan equipment memiliki perbedaan yang signifikan, terutama dalam pencatatan laporan keuangan perusahaan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam arti supplies, jenis-jenisnya, serta perbedaan supplies dan equipment. Pemahaman ini penting untuk membantu perusahaan melakukan pencatatan keuangan yang akurat dan menjaga manajemen biaya yang efektif.

Arti Supplies (Perlengkapan) dalam Akuntansi

Dikutip dari website akuntansi dan keuangan Ukirama, arti supplies atau perlengkapan dalam akuntansi adalah barang-barang yang digunakan perusahaan dalam kegiatan operasional sehari-hari dan cenderung memiliki masa pakai yang pendek.

Contoh supplies termasuk kertas, pulpen, tinta printer, dan barang-barang kecil lainnya yang habis pakai atau digunakan secara berulang-ulang, namun akan habis dalam jangka waktu singkat. Supplies biasanya memiliki nilai yang relatif kecil, tetapi tetap penting untuk menunjang kelancaran aktivitas operasional perusahaan.

Berbeda dengan peralatan atau equipment yang masuk dalam aktiva tetap, supplies dikategorikan sebagai aktiva lancar karena tidak ada penyusutan nilai atau umur ekonomis yang panjang.

Supplies lebih mudah dikelompokkan dalam kategori biaya karena nilainya tidak material dan penggunaannya tidak langsung menghasilkan barang atau jasa baru. Oleh karena itu, pencatatan supplies dilakukan pada laporan laba rugi sebagai beban operasional perusahaan.

Jenis Supplies Berdasarkan Fungsinya

Supplies pada umumnya dibagi menjadi dua kategori utama:

1. Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Perlengkapan kantor mencakup semua barang-barang yang digunakan di lingkungan kantor, seperti alat tulis, tinta printer, dan kertas. Untuk perusahaan besar, pencatatan penggunaan office supplies sangat penting karena mencerminkan nilai akuntansi perusahaan. Perusahaan menggunakan metode aktual untuk mencatat nilai saldo awal, nilai pembelian, dan sisa stok yang telah melalui stok opname.

2. Perlengkapan Pabrik (Factory Supplies)

Perlengkapan pabrik adalah barang-barang yang digunakan dalam kegiatan operasional pabrik, termasuk untuk keperluan pemeliharaan dan kebersihan. Contoh perlengkapan pabrik adalah kain pembersih mesin, minyak pelumas, dan perlengkapan kebersihan.

Factory supplies biasanya dicatat secara fisik karena dianggap sebagai aset perusahaan dan biaya penggunaannya mungkin dimasukkan ke dalam overhead pabrik, yang akan dialokasikan dalam Harga Pokok Penjualan (HPP) tiap unit produksi.

Perbedaan Supplies (Perlengkapan) dan Equipment (Peralatan)

Perbedaan antara supplies dan equipment dapat dijabarkan berdasarkan beberapa ciri utama:

1. Umur Ekonomis dan Nilai Material

Supplies memiliki umur ekonomis yang pendek, biasanya kurang dari satu tahun, sedangkan equipment memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun. Supplies juga tidak dianggap sebagai aktiva tetap karena nilainya tidak material dan tidak ada penyusutan. Sebaliknya, equipment atau peralatan biasanya lebih mahal, memiliki umur panjang, dan memerlukan penyusutan nilai dalam laporan keuangan.

2. Keterkaitan dengan Kegiatan Usaha

Supplies lebih difokuskan sebagai penunjang operasional yang tidak langsung terkait dengan produksi barang atau jasa utama perusahaan. Equipment, di sisi lain, berperan langsung dalam mendukung jalannya usaha, seperti mesin, komputer, dan kendaraan, yang masuk dalam aktiva tetap perusahaan.

3. Kapasitas Penggunaan Ulang

Supplies adalah barang habis pakai yang setelah digunakan tidak dapat dipakai kembali, sedangkan equipment bisa digunakan berulang kali dalam jangka panjang dan memiliki fungsi spesifik yang penting bagi operasional bisnis.

Mengapa Pemahaman Tentang Supplies Penting dalam Bisnis?

Memahami kategori supplies dalam akuntansi memberikan manfaat besar bagi bisnis, khususnya dalam hal manajemen biaya dan pencatatan keuangan. Kategorisasi yang tepat antara supplies dan equipment memudahkan perusahaan dalam menjaga keseimbangan finansial.

Karena supplies bersifat habis pakai dan tidak ada biaya penyusutan, perusahaan dapat mencatatnya langsung sebagai biaya dalam laporan laba rugi, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi pengeluaran operasional yang bersifat rutin dan meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan aset perusahaan.

Dampak Pengelolaan Supplies terhadap Keuangan Perusahaan

Pencatatan supplies yang akurat menjadi faktor penting dalam pelaporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi. Kesalahan dalam mencatat atau mengelompokkan supplies dapat mengakibatkan kesalahan dalam laporan laba rugi yang berdampak pada pengambilan keputusan perusahaan.

Sebaliknya, pengelolaan supplies yang baik, seperti dengan melakukan stok opname berkala, membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran, menghindari pembelian berlebih, dan menjaga agar dana perusahaan digunakan secara efisien.

Dalam akuntansi bisnis, supplies dan equipment memiliki perbedaan mendasar yang perlu dipahami oleh setiap akuntan dan pengelola bisnis.

Supplies atau perlengkapan adalah barang habis pakai dengan masa ekonomis pendek, dicatat sebagai beban dalam laporan keuangan, dan berperan sebagai penunjang operasional. Equipment atau peralatan, di sisi lain, memiliki umur lebih panjang, tercatat sebagai aktiva tetap, dan mendukung langsung kegiatan utama bisnis.

Pengetahuan ini tidak hanya membantu dalam pencatatan keuangan yang benar tetapi juga mendukung strategi manajemen biaya yang efektif, sehingga setiap bisnis dapat mengoptimalkan operasional dan memaksimalkan keuntungan.