Tangani Permasalahan Ormawa dengan Manajemen Kinerja, Bagaimana Caranya?

Illustrasi organisasi mahasiswa pada saat rapat umum pengurus

Apakah kamu merasa bahwa kinerja ormawa yang kamu pimpin saat ini mengalami penurunan? seperti, banyak program kerja yang tidak memenuhi target, staf yang tidak bisa dihubungi, atau bahkan beberapa program kerja ormawa yang kamu pimpin sama sekali tidak terealisasi. Mungkin, saat ini kamu sedang bingung dan mencari solusi untuk mengatasi atau mengantisipasi hal tersebut. Artikel ini dapat menjadi jawaban atas keresahanmu. Oleh karena itu, simak artikel ini sampai habis, ya!

Rasanya, istilah ormawa tidak asing lagi di telinga mahasiswa. Organisasi Mahasiswa atau kerap disebut ormawa merupakan sarana atau prasarana yang disediakan perguruan tinggi untuk menunjang kualitas sumber daya mahasiswa yang berada di dalamnya. Mengikuti ormawa tentunya bisa membuat soft skill mahasiswa makin terasah.

Tidak hanya soft skill, menjadi bagian dari ormawa juga dapat meningkatkan kompetensi, integritas dan kemampuan berkolaborasi mahasiswa. ormawa dapat menjadi wadah di mana mahasiswa dapat berkontribusi, berekspresi, dan berkembang.

Berpartisipasi dalam ormawa seharusnya menjadi hal yang produktif. Namun, tidak jarang saat bergabung di dalam ormawa, mahasiswa menjadi kontraproduktif. Seringkali, mahasiswa mengalami kelelahan dan demotivasi yang memengaruhi kualitas kinerja mereka di ormawa. Kelelahan dan demotivasi ini merupakan permasalahan yang seharusnya bisa diantisipasi oleh kamu sebagai pimpinan ormawa.

Permasalahan kinerja merupakan hal yang lumrah dalam ormawa. Akan tetapi, jika pimpinan gagal dalam mengatur organisasinya dengan baik, anggota yang tergabung di dalamnya akan kehilangan komitmen dan berdampak buruk terhadap kinerja organisasi.

Maka dari itu, penting bagi kamu sebagai pimpinan ormawa untuk memahami manajemen kinerja. Manajemen kinerja merupakan proses berkelanjutan yang mengidentifikasi, mengukur, mengembangkan kinerja individu dan kelompok (tim), serta menyelaraskan hal tersebut dengan tujuan strategis organisasi (Aguinis, 2007).

Artikel ini akan membahas mengapa mengetahui dan memahami manajemen kinerja dapat meminimalisir masalah yang kerap dialami oleh organisasi mahasiswa serta solusi yang dapat kamu terapkan dalam organisasi mahasiswa yang sedang kamu pimpin.

Organisasi Terarah, Terhindar dari Masalah!

Dengan memahami manajemen kinerja, kamu dapat mengidentifikasi titik-titik di mana masalah rawan terjadi dalam alur kinerja organisasi. Bagaimana caranya? Dengan menjabarkan aspek-aspek dari tujuan manajemen kinerja, kamu dapat melakukan pencegahan masalah mulai dari :

Administrasi

Kamu dapat melakukan pencatatan terhadap staf ormawa untuk pengambilan keputusan administratif. Keputusan administratif tentang kompetensi, kehadiran, promosi, pemberhentian berdasarkan perilaku, dan apresiasi prestasi kerja.

Dengan adanya kegiatan pencatatan terhadap staf, kamu dapat menganalisis pekerjaan hingga memantau dan mengamati sejauh mana level keterlibatan staf. Jika pencatatan menunjukkan bahwa staf sedang tidak terlibat dalam kegiatan ormawa, kamu dapat melakukan pendekatan interpersonal dengan menjalin komunikasi yang baik dan konstruktif. Di lain sisi, jika staf menunjukkan keterlibatan yang outstanding dengan kinerja yang bagus, kamu wajib menunjukkan apresiasi dengan memberikan program penghargaan.

Hal-hal yang dapat kamu terapkan pada sistem administrasi ormawa yang kamu pimpin, yakni membuat buku mingguan staf per divisi, memanfaatkan team-management software seperti notion atau trello sehingga data dapat terintegrasi, dan menyiapkan hadiah kecil sebagai bentuk apresiasi bagi best staff setiap bulannya.

Pengembangan sumber daya

Selanjutnya, kamu dapat mengevaluasi kekuatan dan kelemahan masing-masing staf ormawa yang kamu pimpin. Dari hasil evaluasi, kamu bisa membuat keputusan pelatihan apa saja yang perlu diberikan kepada staf.

Ormawa wajib memfasilitasi staf yang tergabung di dalamnya dengan ruang untuk berkembang. Hal itu dapat dilakukan dengan mengadakan upgrading atau pelatihan khusus divisi agar staf tidak merasa stagnan dengan perkembangan diri mereka selama tergabung dalam ormawa.

Contohnya, kamu dapat memberikan pelatihan multimedia lebih lanjut ke divisi MMD dengan mendatangkan profesional, melakukan olahraga mingguan agar staf tetap sehat dan bugar, dan mengadakan counseling sebaya oleh divisi Human Capital.

Strategis

Strategis di sini maksudnya adalah mengaitkan aktivitas staf ormawa dengan tujuan organisasi, serta mendefinisikan job description secara detail, terarah, dan adil sehingga tidak ada staff yang kebingungan dan terbebani.

Pekerjaan yang terarah dan bermakna dalam organisasi dapat memberikan sense of satisfaction atau rasa kepuasan pada staf sehingga level komitmen mereka dalam organisasi dapat terjaga atau bahkan meningkat. Job description yang jelas juga akan menyelaraskan tujuan ormawa dengan para stafnya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang berarti.

Contoh inovasi strategis, yaitu membuat porsi beban kerja yang sesuai bagi masing-masing staf, menetapkan key performance indicator yang jelas, dan membuat jam kerja yang wajar bagi mahasiswa supaya tetap bisa membagi waktu kuliah dan organisasi dengan seimbang.

Pendekatan secara personal

Pimpinan, khususnya pimpinan divisi harus mengenal stafnya secara personal. Peran pimpinan di sini dapat membangun kedekatan emosional antara pimpinan dengan staf maupun antar staf dalam divisi sehingga program kerja yang dijalankan untuk kedepannya dapat berjalan dengan lancar karena team work yang baik telah dibentuk sejak awal.

Contoh inovasi pendekatan secara personal, yaitu mengajak staf untuk berbicara dengan sekadar bertanya kabar atau cerita hal sehari-hari, menghargai setiap pendapat maupun keluhan staf sehingga para staf merasakan penerimaan lingkungan ormawa terhadap diri mereka, dan mengadakan beberapa pertemuan di luar pertemuan ormawa agar staf merasakan kekeluargaan yang ada di dalam ormawa.

Mempelajari manajemen kinerja lebih lanjut dapat membantu kamu sebagai pimpinan ormawa untuk membuat perencanaan sumber daya manusia yang lebih matang seperti melakukan job analysis, penilaian kinerja yang tepat, melakukan survei kepuasan divisi, hingga perencanaan kinerja dan analisis beban kerja divisi. Perencanaan yang memperhatikan aspek kinerja staf akan meminimalisir demotivasi yang akan timbul dan selanjutnya akan menyelaraskan tujuan organisasi dengan orang-orang yang ada di dalamnya.