Menilik Strategi Pengembangan Organisasi Pemprov DKI Melalui Jakarta Smart City

Jakarta Smart City sebagai bentuk pengembangan organisasi dari Pemprov DKI Jakarta. Sumber: PPT Pemaparan Profil Jakarta Smart City, 2021 (diperoleh penulis saat melakukan magang di JSC)

Di era globalisasi yang saat ini kita alami, organisasi dituntut agar dapat beradaptasi dengan baik. Salah satu strategi yang dapat dilakukan oleh organisasi dalam menangani hal tersebut yaitu dengan melakukan pengembangan organisasi (Organizational Development). Pengembangan organisasi dijelaskan oleh Cummings dan Worley (2009) sebagai bentuk aplikasi dari sistem dan transfer pengetahuan ilmu perilaku untuk mengembangkan organisasi sesuai dengan yang direncanakan, penguatan strategi, struktur, dan proses yang mengarah pada efektivitas organisasi.

Lalu, bagaimana pengembangan organisasi tersebut berjalan pada sektor publik yang cenderung kompleks dan formal? Nah, pada sektor publik, pengembangan organisasi pada dasarnya didorong oleh adanya tren perwujudan pemerintahan yang baik (good governance). Salah satu contoh pengembangan organisasi pada sektor publik dapat kita amati pada Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melalui Jakarta Smart City (JSC). Smart city pada dasarnya yaitu kota yang memiliki terobosan baru dalam menyelesaikan masalah di dalamnya dan dapat berhasil meningkatkan performa kotanya (Widyaningsih, 2013). Di Jakarta, perwujudan smart city ditandai dengan dibangunnya UP Jakarta Smart City (JSC) yang bertujuan untuk mewujudkan ekosistem kota cerdas 4.0 dengan memanfaatkan TIK serta kolaborasi sehingga pelayanan pada masyarakat dapat lebih optimal (Smartcity.jakarta.go.id, 2014). Beberapa produk yang dihasilkan oleh JSC yang dapat dinikmati oleh masyarakat DKI Jakarta saat ini yaitu diantaranya Aplikasi Jakarta Kini (JAKI), Citizen Relation Management/Cepat Respon Masyarakat (CRM), situs corona.jakarta.go.id, hingga situs pantaubanjir.jakarta.go.id yang masing-masing tentunya memiliki fungsi tersendiri dalam meningkatkan pelayanan publik yang diberikan. Yuk, simak lebih lanjut penjelasan beberapa konsep pengembangan organisasi dan strategi implementasinya pada Pemprov DKI Jakarta melalui JSC berikut ini!

Driver forces pada Pengembangan Organisasi di Pemprov DKI Melalui JSC

Pertama, dalam pembentukan JSC terdapat beberapa faktor lingkungan yang mempengaruhi. Lingkungan tersebut menurut Griffin dalam Amy et al (2018) terbagi atas general environment (ekonomi, teknologi, sosial budaya, hingga politik dan hukum) dan task environment (pelanggan, pesaing, pemasok, organisasi lain, hingga mitra kerja). Pada kasus pengembangan organisasi pada Pemprov DKI melalui JSC, general environment yang mempengaruhi terlihat pada adanya perkembangan teknologi digital yang begitu cepat dan infrastruktur teknologi yang sudah baik. Menurut data Statistik Potensi Kelurahan DKI Jakarta Tahun 2018, sebanyak 246 dari total 267 wilayah kelurahan di DKI Jakarta telah terjangkau jaringan 4G/LTE (BPS DKI Jakarta, 2018). Selain itu, keputusan politik Gubernur DKI Jakarta, Basuki Tjahaja Purnama juga mempengaruhi dibangunnya JSC dengan dasar hukum Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 280 Tahun 2014 Tentang Pembentukan, Organisasi, dan Tata Kerja Unit Pengelola Jakarta Smart City. Selain itu, dari sisi task environment, pengembangan organisasi pada Provinsi DKI Jakarta melalui Jakarta Smart City terjadi karena demand dari sisi masyarakat yang menginginkan pelayanan publik yang lebih baik oleh pemerintah dan persaingan dengan ibu kota negara lain yang sudah menerapkan konsep smart city terlebih dahulu seperti Seoul, Singapura, hingga New York.

Pendekatan pada Pengembangan Organisasi di Pemprov DKI Melalui JSC

Dalam pembentukan JSC, terdapat pendekatan yang digunakan. Merujuk pada konsep pendekatan pengembangan organisasi menurut Greiner dalam Meita (2014), maka pendekatan pada JSC masuk pada pendekatan unilateral power khususnya menggunakan pendekatan struktural (perubahan hubungan kerja). Mengapa demikian? karena dengan adanya konsep smart city di DKI Jakarta menimbulkan adanya organisasi baru berupa Unit Pengelola Teknis JSC yang di dalamnya terdapat tugas dan struktur baru. Adapun beberapa subbagian dan satuan yang terdapat pada JSC diantaranya yaitu Satuan Pelaksana Kajian dan Analisa, Satuan Pelaksana Komunikasi dan Pemasaran, Satuan Pelaksana Pengambangan Sistem, Satuan Pelaksana Infrastruktur Teknologi Informasi, dan Subbagian Tata Usaha (Diskominfotik.jakarta.go.id, 2017). Selain itu, JSC juga menimbulkan adanya posisi-posisi dan tugas baru yang berkaitan dengan teknologi informasi dan komunikasi seperti manajer analisa data, manajer komunikasi dan pemasaran, manajer pengembangan produk dan layanan, manajer operasionel produk dan layanan, serta manajer pengembangan dan analisa produk (smartcity.jakarta.go.id, 2021).

Prinsip Learning Organization pada Pengembangan Organisasi di Pemprov DKI Melalui JSC

Setelah terbentuk JSC, tentu Pemprov DKI Jakarta tidak tinggal diam. Guna menjaga kesinambungan pengembangan organisasi dan perluasan kapasitas, maka JSC melakukan Learning Organization. Terdapat 3 prinsip organisasi pembelajaran menurut Senge (1990) yang diterapkan melalui JSC, Pertama, prinsip personal mastery (memperluas kemampuan pegawai) ditandai dengan adanya pelatihan pada pegawai mengenai penggunaan aplikasi sehingga mempermudah proses pelayanan. Selain itu, pihak JSC juga membentuk grup Whatsapp Helpdesk pada setiap 5 administrasi kota dan kabupaten sebagai sarana komunikasi dan koordinasi antar perangkat daerah dalam menindaklanjuti aduan sehingga nantinya kendala mengenai penanganan pengaduan dapat lebih cepat ditangani (Jakarta Smart City, 2021). Kedua, prinsip shared vision (adanya visi yang mengikat anggota) ditandai dengan adanya visi dan misi JSC dimana visinya yaitu “Mewujudkan Jakarta kota maju dengan layanan publik berbasis IT (Smart City) yang menyelesaikan berbagai permasalahan kota dan warga secara efektif” dan misi dari JSC yaitu “Menjadi Badan Layanan yang mewujudkan pengembangan Tatanan Kota yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)”. Ketiga, prinsip team learning (keahlian dalam berpikir kolektif dalam organisasi) ditandai dengan adanya meeting rutin yang diadakan oleh tiap divisi setiap minggu dan adanya koordinasi dengan dinas-dinas terkait. Selain itu, JSC juga melakukan kolaborasi dengan beberapa startup seperti Nodeflux yang membantu mendeteksi dan menghitung kepadatan manusia sehingga membantu menertibkan PPKM, Grab dan Gojek yang membantu menyelesaikan permasalahan transportasi guna mendukung smart mobility, hingga tokopedia dan shopee yang dilakukan untuk mewujudkan e-payment guna mendukung smart economy (Annur, 2020).

Strategic Change Interventions pada Pengembangan Organisasi di Pemprov DKI Melalui JSC

Dalam perkembangannya, maka dapat kita lihat bahwa JSC melakukan banyak kolaborasi dengan berbagai pihak termasuk swasta. Berdasarkan hal tersebut maka jenis strategic change interventions yang diterapkan di JSC yaitu berupa transorganizational change. Cummings dan Worley (2009) menjelaskan bahwa perubahan transorganisasi adalah perubahan yang membantu organisasi agar menciptakan hubungan multiorganisasi sehingga suatu organisasi dapat memenuhi kebutuhannya. Dalam konteks pengembangan pemprov DKI Jakarta melalui JSC, perubahan transorganisasional tersebut berupa networks atau jaringan dengan organisasi lain atau dapat disebut juga dengan public private partnership yang dapat dilihat melalui adanya kerjasama dengan berbagai sektor swasta seperti Shopee, Tokopedia, Gojek, Grab, Nodeflux, hingga Qlue dan Waze. Adapun kerjasama tersebut dilakukan untuk memenuhi enam indikator pada smart city yaitu meliputi smart people, smart economy, smart mobility, smart governance, smart living, dan smart environment yang lebih jauh dapat berdampak pada perbaikan dalam pelayanan publik (Suyudi, 2021).

Sejauh Mana Pengembangan Organisasi di Pemprov DKI Melalui JSC?

Setelah memahami berbagai konsep tersebut, maka kita dapat mengetahui bahwa pada dasarnya dalam membangun suatu organisasi yang berkembang merupakan hal yang kompleks. Beberapa indikator suatu organisasi dikatakan berkembang menurut Cummings dan Worley (2009) yaitu jika organisasi berfokus pada hasil dalam perubahan dalam berbagai aspek sistem organisasi, memiliki proses pembelajaran maupun pelatihan di dalamnya, dan memiliki bukti konkret mengenai peningkatan efektivitas orgaisasi. Sejalan dengan penjelasan tersebut, Pemprov DKI Jakarta melalui JSC kira-kira telah melakukan pengembangan organisasi sejauh apa, ya? Simak penjelasan berikut! Pertama, adanya JSC mengubah sistem pelayanan publik yang disediakan oleh Pemprov DKI Jakarta dari tradisional menjadi modern dengan memanfaatkan teknologi digital, salah satunya yaitu dengan adanya aplikasi Cepat Respon Masyarakat (CRM) yang digunakan oleh SKPD/UKPD/BUMD agar dapat berkoordinasi dan menyelesaikan laporan warga secara lebih mudah. Adanya CRM tersebut berdampak pada cepatnya penyelesaian laporan masyarakat dimana berdasarkan data Jakarta Smart City (2020), terhitung pada Bulan September 2020 rata-rata waktu penyelesaian laporan hingga berstatus complete oleh SKPD yaitu selama 23,4 jam. Jumlah tersebut menurun drastis dari rata-rata waktu penyelesaian laporan tahun-tahun sebelumnya, dimana pada Bulan Oktober 2019 yang rata-rata waktu penyelesaiannya yaitu 58,7 jam (Diskominfotik DKI Jakarta, 2020). Kedua, Pemprov DKI Jakarta melalui JSC melakukan pelatihan dan pendampingan teknologi sebagai bentuk transfer pengetahuan kepada perangkat daerah di Pemprov DKI Jakarta sehingga SDM dapat berkembang dan dapat mewujudkan pelayanan publik yang lebih baik. Adapun frekuensi pelatihan tersebut setiap tahunnya terbilang cukup banyak dimana pada tahun 2018 sebanyak 28 kali, 2019 sebanyak 15 kali, dan 2020 sebanyak 5 kali (Jakarta Smart City, 2021). Ketiga, JSC membantu Pemprov DKI Jakarta mewujudkan pengembangan organisasi dalam hal keterbukaan informasi publik yang ditandai dengan adanya portal JSC, Aplikasi JAKI, Website Jakarta.go.id, hingga adanya open data (https://data.jakarta.go.id/). Adanya berbagai laman dan aplikasi tersebut menjadi penyebab DKI Jakarta dinobatkan sebagai Pemda berkualifikasi dan informatif dalam Anugerah Keterbukaan Informasi Publik oleh Komisi Informasi Pusat RI selama tiga tahun berturut-turut (kumparan.com, 2020).

Setelah kita pahami, pada dasarnya pengembangan organisasi pada Pemprov DKI Jakarta melalui JSC telah dilakukan dengan cukup baik. Hal tersebut juga dibuktikan dengan adanya perbaikan peringkat JSC berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh IESE Business School University of Navarra dimana peringkat DKI Jakarta dalam menerapkan smart city mengalami peningkatan dari peringkat 156 menjadi 133 selama periode 2017-2021. Beberapa indikator dari penilaian tersebut yaitu berkaitan dengan penerapan teknologi, ekonomi, kohesi sosial, pemerintahan, hingga jangkauan internasional sehingga dapat dipastikan bahwa aspek-aspek tersebut setiap tahunnya telah mengalami perbaikan dengan adanya JSC yang kemudian berdampak pada perbaikan pelayanan yang diberikan.

Referensi:

Buku:

Cummings, T. G., & Worley, C. G. (2009). Organization Development & Change. South-Western Cengage Learning: Mason.

Istianda, Meita, dkk. (2014). Pengembangan Organisasi. Banten: Universitas Terbuka.

Ricky W Griffin. (2004). “Manajemen”. Jakarta: Erlangga.

Senge, Peter. 1990. The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization. New York: Doubleday Currency.

Publikasi Lembaga:

BPS DKI Jakarta. (2018). Statistik Potensi Kelurahan Provinsi DKI Jakarta. Jakarta: BPS DKI Jakarta.

Diskominfotik DKI Jakarta. (2020). Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik. Jakarta: Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik.

IESE Business School University of Navarra. (2020). IESE Cities in Motion Index 2020. Barcelona: IESE Business School University of Navarra.

Tesis:

WIDYANINGSIH, D. 2013. Kota Surabaya Menuju Smart City. Tesis, Magister. Perencanaan Kota dan Daerah, Universitas Gadjah Mada.