Excel sebagai Alat Bantu Pelaporan UMKM
Tulisan dari siti syahlia hulungo tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Memiliki usaha yang ramai pembeli tentu menjadi harapan banyak pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Namun, meningkatnya penjualan tidak selalu berarti pemilik usaha sudah mengetahui kondisi keuangannya dengan baik. Tanpa pencatatan yang teratur, uang yang masuk dan keluar bisa sulit dipantau, bahkan berisiko membuat pemilik usaha salah memperkirakan keuntungan.
Bayangkan sebuah usaha roti rumahan yang setiap hari menerima pesanan. Pemiliknya sibuk menyiapkan produk, melayani pelanggan, membeli bahan baku, dan mengatur pengiriman. Karena terlalu fokus pada kegiatan penjualan, beberapa transaksi hanya diingat atau dicatat seadanya. Pada akhir bulan, pemilik usaha mungkin mengetahui jumlah roti yang terjual, tetapi belum tentu mengetahui berapa banyak uang yang benar-benar tersisa setelah seluruh biaya diperhitungkan.
Situasi tersebut merupakan ilustrasi sederhana tentang pentingnya pencatatan keuangan dalam menjalankan usaha. Penjualan yang tinggi memang menggembirakan, tetapi keputusan bisnis sebaiknya tidak hanya didasarkan pada banyaknya produk yang terjual. Pemilik usaha juga perlu memahami kondisi keuangan secara menyeluruh.
Excel Bisa Menjadi Langkah Awal
Bagi usaha yang masih berkembang, menggunakan aplikasi keuangan yang kompleks mungkin belum menjadi kebutuhan utama. Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah Microsoft Excel, aplikasi pengolah angka yang menyediakan fitur tabel dan rumus untuk membantu pencatatan transaksi.
Excel memungkinkan pemilik usaha menyusun data penjualan, mencatat pengeluaran, dan membuat rekapitulasi keuangan dalam satu file. Penggunaannya juga dapat dimulai dari format sederhana tanpa harus langsung memahami rumus yang rumit.
Sebagai contoh, pemilik usaha roti dapat membuat tabel yang berisi tanggal transaksi, nama produk, jumlah terjual, harga satuan, dan total penjualan. Jika dalam satu hari terjual 20 roti cokelat dengan harga Rp12.000 per buah, total penjualannya adalah Rp240.000. Sementara itu, penjualan 15 roti keju seharga Rp5.000 per buah menghasilkan Rp75.000.
Data tersebut dapat disusun seperti berikut.
Kedua transaksi tersebut menghasilkan total penjualan sebesar Rp315.000. Angka ini merupakan simulasi untuk menjelaskan cara pencatatan, bukan data dari usaha tertentu.
Perhitungan tersebut dapat dilakukan menggunakan rumus perkalian di Excel. Jika jumlah barang berada di sel B2 dan harga satuan berada di sel C2, total penjualan dapat dihitung dengan rumus =B2*C2. Sementara itu, fungsi SUM dapat digunakan untuk menjumlahkan beberapa nilai sekaligus, misalnya dengan rumus =SUM(D2:D3).
Bagi pemilik usaha yang sebelumnya melakukan perhitungan secara manual, penggunaan rumus seperti ini dapat membantu mempercepat rekapitulasi dan mengurangi pekerjaan berulang. Namun, hasil perhitungan tetap bergantung pada ketepatan angka yang dimasukkan.
Penjualan Besar Belum Tentu Berarti Untung Besar
Salah satu hal yang sering perlu diperhatikan dalam pengelolaan usaha adalah perbedaan antara omzet dan keuntungan. Omzet menunjukkan total penjualan, sedangkan keuntungan perlu dihitung dengan memperhitungkan biaya yang berkaitan dengan usaha.
Dalam ilustrasi usaha roti tadi, total penjualan Rp315.000 tidak dapat langsung dianggap sebagai keuntungan. Pemilik usaha masih perlu memperhitungkan biaya bahan baku, kemasan, tenaga kerja, dan biaya lain yang relevan.
Karena itu, pencatatan pengeluaran sama pentingnya dengan pencatatan penjualan. Pemilik usaha dapat membuat lembar kerja terpisah untuk mencatat tanggal, jenis pengeluaran, kategori biaya, dan nominalnya. Data tersebut kemudian dapat dijumlahkan dan diperiksa secara berkala.
Menurut saya, kebiasaan mencatat transaksi secara konsisten merupakan salah satu langkah sederhana yang dapat membantu pemilik usaha memahami kondisi bisnisnya. Tanpa catatan yang memadai, pemilik usaha akan lebih sulit menilai apakah pendapatannya cukup untuk menutup biaya operasional atau apakah ada pengeluaran yang perlu dievaluasi.
Dengan informasi yang lebih teratur, keputusan seperti menyesuaikan jumlah produksi, mengendalikan biaya, atau merencanakan pembelian bahan baku dapat dipertimbangkan secara lebih rasional.
Bukan Hanya Menyimpan Angka, tetapi Memahami Kondisi Usaha
Manfaat Excel tidak berhenti pada perhitungan otomatis. Data yang tersusun dengan baik juga dapat digunakan untuk melihat perkembangan usaha dari waktu ke waktu.
Misalnya, pemilik usaha dapat membandingkan penjualan mingguan untuk mengetahui apakah permintaan meningkat atau menurun. Catatan pengeluaran juga dapat membantu menunjukkan biaya yang mengalami kenaikan. Informasi tersebut dapat menjadi bahan evaluasi sebelum pemilik usaha menentukan langkah berikutnya.
Bank Indonesia menyediakan pedoman pencatatan transaksi keuangan bagi usaha mikro dan kecil. Keberadaan pedoman tersebut menunjukkan bahwa pencatatan transaksi dan penyusunan laporan merupakan bagian penting dalam pengelolaan keuangan usaha.
Dalam praktiknya, Excel dapat menjadi salah satu alat bantu untuk menerapkan kebiasaan pencatatan tersebut. Meski demikian, Excel bukan satu-satunya pilihan dan tidak otomatis menjamin laporan keuangan menjadi benar. Kualitas laporan tetap ditentukan oleh kelengkapan transaksi, ketelitian pengguna, dan pemahaman terhadap data yang dicatat.
Ketelitian Tetap Menjadi Kunci
Walaupun praktis, penggunaan Excel memiliki keterbatasan. Kesalahan memasukkan angka, rumus yang tidak tepat, atau transaksi yang terlewat dapat menyebabkan hasil laporan menjadi tidak akurat. Oleh karena itu, pemilik usaha perlu memeriksa kembali data dan rumus secara berkala.
Penyimpanan file juga perlu diperhatikan agar catatan tidak mudah hilang atau diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Jika kegiatan usaha semakin besar dan transaksi semakin kompleks, pemilik usaha dapat mempertimbangkan aplikasi keuangan yang lebih sesuai dengan kebutuhannya.
Pada akhirnya, teknologi hanyalah alat bantu. Sistem pencatatan yang sederhana tetapi digunakan secara disiplin dapat lebih bermanfaat daripada sistem yang canggih tetapi tidak diperbarui secara rutin.
Memulai dari Kebiasaan Sederhana
Mengelola keuangan merupakan bagian penting dari keberlangsungan sebuah usaha. Bagi UMKM yang masih berkembang, pencatatan penjualan dan pengeluaran dapat dimulai dengan cara sederhana, termasuk memanfaatkan Microsoft Excel.
Melalui tabel dan rumus yang sesuai, transaksi dapat disusun lebih teratur dan diperiksa dengan lebih mudah. Informasi tersebut membantu pemilik usaha memahami kondisi keuangan serta menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
Usaha yang berkembang tidak hanya membutuhkan strategi untuk meningkatkan penjualan, tetapi juga kebiasaan untuk mengelola hasil penjualan dengan baik. Karena itu, pencatatan keuangan sebaiknya tidak dianggap sebagai pekerjaan tambahan yang bisa ditunda, melainkan sebagai bagian dari upaya membangun usaha yang lebih terarah dan berkelanjutan.
Referensi
Bank Indonesia. Pedoman Umum, Pedoman Teknis, dan Modul Pencatatan Transaksi Keuangan untuk Usaha Mikro dan Kecil.
https://www.bi.go.id/id/umkm/penelitian/Pages/Pedoman-Umum-Pedoman-Teknis-dan-Modul-PTK-untuk-UMK.aspx
Microsoft Support. Fungsi SUM.
https://support.microsoft.com/id-id/excel/functions/sum-function
Microsoft Support. Membuat dan memformat tabel.
https://support.microsoft.com/id-id/excel/get-started/create-and-format-tables
Disusun Oleh Gita Nabila Putri, Nadzwa Ashwad Oktavianita Widiyono, Kirania Putri Ajeng Laksono, Siti Syahlia Hulungo