Lamar Kerja Di Era Digital: Lindungi Data Pribadi dengan Watermark
Founder Scriptumluris.id
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Fahmi Fadi, SH tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarMencari pekerjaan saat ini semakin mudah. Pelamar dapat mengirim CV melalui email, mengisi formulir secara daring, atau mengunggah dokumen melalui platform rekrutmen, tetapi kemudahan tersebut juga membuat pencari kerja perlu lebih berhati-hati ketika diminta mengirimkan data pribadi.
Dalam beberapa proses rekrutmen, perusahaan tidak hanya meminta CV dan portofolio. Pelamar terkadang diminta mengirimkan KTP, ijazah, transkrip nilai, NPWP, kartu keluarga, atau dokumen lainnya, bahkan ketika prosesnya masih berada pada tahap awal atau screening.
Pada tahap tersebut belum tentu pelamar akan melanjutkan ke tahap berikutnya, apalagi sampai diterima bekerja. Pencari kerja perlu membiasakan diri melindungi dokumen pribadi yang dikirimkan selama proses rekrutmen. Salah satu langkah sederhana yang dapat dilakukan adalah memberikan watermark pada dokumen yang dikirimkan.
Dokumen Lamaran Adalah Data Pribadi Kita
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) mendefinisikan data pribadi sebagai data mengenai orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.
UU PDP juga mengatur bahwa pemrosesan data pribadi harus dilakukan secara terbatas dan spesifik, sesuai dengan tujuan pemrosesan, serta dengan memperhatikan keamanan data pribadi. Artinya dokumen yang kita kirim ketika melamar pekerjaan bukan berkas administrasi biasa. Dokumen tersebut dapat memuat berbagai informasi mengenai diri seseorang.
KTP, misalnya memuat nama lengkap, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, serta informasi lainnya. Jika dokumen tersebut dikirim dalam bentuk digital tanpa perlindungan tambahan, salinannya dapat lebih mudah disimpan, diteruskan, atau digunakan di luar konteks yang diketahui oleh pemilik data.
Tahap Screening Belum Berarti Sudah Diterima
Ketika perusahaan baru melakukan screening, status seseorang masih sebagai calon pelamar. Artinya belum ada kepastian bahwa proses tersebut akan berlanjut sampai tahap wawancara, tes, offering, bahkan penerimaan sebagai karyawan. Dalam kondisi seperti ini, pelamar sebaiknya tidak sembarangan memberikan seluruh dokumen pribadi apabila memang belum dibutuhkan.
Bukan berarti setiap perusahaan yang meminta KTP atau dokumen lainnya memiliki niat buruk. Dalam proses rekrutmen tertentu, dokumen tersebut memang dapat diperlukan untuk verifikasi administrasi.
Sebagai contoh, dalam informasi seleksi resmi Kementerian Komunikasi dan Digital, calon pelamar memang diberitahukan bahwa data seperti nama, nomor telepon, riwayat pendidikan, CV, portofolio, sertifikat, hingga dokumen KTP dapat dikumpulkan untuk kepentingan proses seleksi. Informasi tersebut juga menjelaskan tujuan penggunaan data dan menyatakan bahwa data digunakan untuk keperluan seleksi yang bersangkutan.
Dari sini terlihat bahwa hal yang penting bukan hanya apakah perusahaan meminta data, tetapi juga untuk apa data tersebut diminta dan bagaimana data tersebut diproses.
Watermark Bisa Menjadi Langkah Sederhana
Salah satu cara yang dapat dilakukan pelamar adalah memberikan watermark pada dokumen sebelum dikirim.
Misalnya, pada salinan KTP dapat diberikan tulisan:
DOKUMEN UNTUK PROSES REKRUTMEN [NAMA PERUSAHAAN] – SEPTEMBER 2026
Atau:
KHUSUS UNTUK KEPERLUAN REKRUTMEN – [NAMA PERUSAHAAN]
Watermark sebaiknya tidak ditempatkan sedemikian rupa hingga menutupi informasi penting pada dokumen. Tujuannya adalah memberikan penanda mengenai konteks dan tujuan penggunaan dokumen, bukan membuat dokumen tersebut tidak dapat diverifikasi.
Dengan adanya watermark, setidaknya terdapat keterangan bahwa dokumen tersebut diberikan untuk kepentingan tertentu. Watermark memang bukan jaminan mutlak bahwa data pribadi tidak akan disalahgunakan, tetapi langkah sederhana ini dapat menjadi salah satu bentuk kehati-hatian tambahan bagi pemilik data.
Tidak Semua Dokumen Harus Langsung Dikirim
Pelamar juga perlu membedakan antara dokumen yang memang diperlukan pada tahap awal dengan dokumen yang baru dibutuhkan setelah diterima.
CV dan portofolio, misalnya umumnya memang berkaitan langsung dengan proses screening. Sementara dokumen identitas atau dokumen administratif tertentu dapat saja baru dibutuhkan pada tahap berikutnya, tergantung kebijakan perusahaan.
Jika recruiter meminta dokumen yang mengandung banyak data pribadi, tidak ada salahnya menanyakan terlebih dahulu: “Dokumen ini digunakan untuk keperluan apa dan apakah memang diperlukan pada tahap screening?”.
Pertanyaan tersebut bukan berarti pelamar mempersulit proses rekrutmen. Justru pemilik data memiliki kepentingan untuk mengetahui bagaimana data pribadinya diproses.
UU PDP sendiri memberikan sejumlah hak kepada subjek data pribadi, termasuk hak untuk mendapatkan informasi mengenai pemrosesan data pribadi dan hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan dalam kondisi tertentu.
Waspadai Lowongan Kerja yang Tidak Jelas
Pelamar sebaiknya memastikan bahwa lowongan tersebut benar-benar berasal dari perusahaan atau pihak perekrut yang dapat diverifikasi. Periksa nama perusahaan, alamat email recruiter, situs resmi, akun media sosial perusahaan, serta informasi posisi yang ditawarkan.
Pelamar juga perlu berhati-hati jika sejak tahap awal sudah diminta menyerahkan banyak dokumen pribadi yang tidak memiliki hubungan jelas dengan posisi yang dilamar.
Terlebih jika proses rekrutmen disertai permintaan uang, pembelian barang tertentu, atau permintaan data yang tidak relevan. Dalam situasi seperti ini, jangan terburu-buru mengirimkan dokumen hanya karena takut kehilangan kesempatan kerja.
Berikan Data Seperlunya
Mencari pekerjaan memang membutuhkan keberanian untuk membuka informasi mengenai diri sendiri kepada calon pemberi kerja, tetapi keterbukaan tersebut tetap perlu dibarengi dengan kehati-hatian.
Prinsip sederhananya adalah berikan data seperlunya, kepada pihak yang jelas, untuk tujuan yang jelas. Jika memang harus mengirimkan dokumen yang memuat data pribadi pada tahap rekrutmen, pelamar dapat mempertimbangkan beberapa langkah sederhana:
Pastikan perusahaan dan recruiter dapat diverifikasi.
Pahami alasan dokumen tersebut diminta.
Tanyakan tujuan penggunaan data jika belum jelas.
Hindari mengirimkan dokumen yang tidak relevan dengan proses seleksi.
Berikan watermark pada dokumen yang mengandung data pribadi jika memungkinkan.
Simpan catatan mengenai dokumen apa saja yang telah dikirim dan kepada siapa dokumen tersebut diberikan.
Kesimpulannya, melindungi data pribadi bukan berarti harus selalu menolak ketika perusahaan meminta dokumen. Yang lebih penting adalah memahami kebutuhan, tujuan, dan konteks permintaan tersebut. Sebab dalam proses mencari kerja, kita memang sedang berusaha mendapatkan pekerjaan, tetapi itu bukan berarti seluruh data pribadi harus diberikan tanpa pertimbangan. Belum tentu lolos screening, jangan sampai data pribadi sudah terlanjur tersebar.