Mempertahankan Teknologi Lama dalam Sistem Penggajian, Sepadankah?

Ilustrasi mengelola pengeluaran. Foto: Shutter Stock

Introduction

Perkembangan perangkat pintar beserta struktur jaringan dunia yang terus berkembang, menjadi sebuah momen titik balik teknologi yang mengubah struktur tatanan kehidupan di abad ke-21.

Saat ini, Anda dapat melakukan apa saja menggunakan perangkat pintar yang terkoneksi ke internet. Jika anda ingin menikmati hiburan, Anda tak perlu lagi memilih antara menonton film ataupun mendengarkan musik. Anda dapat mendapatkan keduanya sekaligus melakukan pembayaran layanannya dari dalam satu perangkat yang sama.

Jauh berbeda dibandingkan dengan abad sebelumnya, di mana restriksi hardware menjadi sebuah penghambat untuk menikmati perkembangan teknologi.

Perkembangan seperti ini juga terjadi di dunia korporat. Dengan banyak layanan enterprise seperti office platform dan payroll mengadopsi komputasi awan, bekerja bukan lagi sesuatu yang terpaut dengan perangkat statik. Perubahan dalam teknologi enterprise ini juga menjadi salah satu aspek kunci yang menyebabkan praktik ‘Work from Anywhere’ yang sedang booming saat ini dapat berjalan dengan sukses.

Tak lagi produktivitas terpaut oleh gedung kantor beserta deretan komputernya. Disambungkan dengan berbagai layanan enterprise dan jaringan internet, perusahaan seperti Facebook dan Twitter dapat dengan sukses beroperasi seutuhnya dengan tim dari lokasi geografis yang berbeda.

Adopsi Teknologi Modern yang Lambat di Sistem Payroll Enterprise

Tetapi, dengan segala perkembangan dan kisah suksesnya, perusahaan masih lambat dalam menerapkan teknologi modern dalam proses payroll mereka. Banyak perusahaan yang masih menggunakan solusi on-premise lama atau bahkan proses manual yang kurang efisien dalam sistem payroll mereka.

Menurut data ISG dalam HR Tech Surver tahun 2021, hanya 46% perusahaan global yang mengadopsi HRIS berbasis komputasi awan, di mana solusi payroll juga termasuk di dalamnya, ke dalam proses bisnis mereka.

Hal ini terjadi meskipun payroll berbasis komputasi awan menawarkan kelebihan dalam hal fleksibilitas dan aksesibilitas. Karyawan yang menggunakan payroll berbasis komputasi awan dapat tetap produktif meskipun mereka tak di kantor, ataupun lupa membawa laptop.

Lantas apa yang menghalangi berbagai perusahaan ini untuk mengganti sistem penggajian on-premise lama mereka?

Mindset “if it ain’t broke, don’t fix it” yang dipegang oleh pemangku kepentingan menjadi salah satu faktor masih banyaknya penggunaan teknologi lawas dalam proses back-office berbagai perusahaan.

Rasionalitas dari mindset ini adalah, jika suatu sistem sudah berjalan secara efektif maka tidak perlu repot mengeluarkan biaya untuk memperbaikinya. Karena itu penerapan teknologi baru dalam sebuah sistem penggajian perusahaan masih sering dianggap sebagai upaya buang-buang uang belaka.

Jadi apakah tidak mendapatkan manfaat dari penerapan teknologi baru dalam sistem penggajian modern sepadan dengan penghematan biaya yang dilakukan?

Jawaban singkatnya adalah tidak karena adanya TCO.

Definition

Membandingkan Total Cost of Ownership (TCO)

Sebagian besar perusahaan masih tidak menyadari adanya hidden cost saat menjalankan solusi penggajian lama mereka.

Hanya melihat biaya lisensi software sama saja dengan hanya melihat ujung dari gunung es dari biaya total kepemilikannya. Ada banyak biaya tersembunyi yang datang dari proses implementasi sistem payroll. Biaya tersembunyi ini dapat merepresentasikan lebih dari 50% dari TCO sebuah sistem payroll.

Terdapat 2 (dua) tipe hosting paling populer untuk sistem payroll:

Kami memahami terdapat variasi lebih banyak dari yang sudah disebutkan, tetapi paper ini hanya akan fokus kepada dua variasi tersebut.

Berikut ini adalah beberapa komponen tersembunyi (selain biaya lisensi software) dalam implementasi sistem payroll secara on-premise:

Seluruh biaya tersembunyi di atas juga dapat melibatkan karyawan perusahaan pula. Semakin banyak komponen yang dijabarkan, semakin banyak keterlibatan karyawan dibutuhkan. Hal ini juga harus dimasukan sebagai biaya tersembunyi lain dalam TCO sebuah sistem payroll.

Untuk memberikan sedikit referensi mengenai harga dari biaya tersembunyi yang sudah dijabarkan di atas:

1. Server

a. Biayar server mungkin dapat mencapai USD 49,770 atau sebanding dengan IDR716 juta (asumsi 1 USD = IDR 14,400)

b. Alasan untuk mengganti server setiap 4 tahun sekali berdasarkan ServerMonkey dan Quora:

I. “Beberapa IT profesional menyarankan bisnis kecil untuk mengganti komponen server setiap 4-6 tahun sekali. Standard industri tradisional untuk penggantian server adalah 3-5 tahun, tergantung pemakaian.”

II. “Umur rata-rata dari server pada umumnya adalah 3-5 tahun, tergantung pemakaian. Mungkin terlihat pendek, namun peningkatan perangkat secara periodik dapat meningkatkan umur hingga 10 tahun ke atas.”

c. Direkomendasikan membeli server backup untuk pemulihan bencana dan ketersediaan tinggi.

d. Dari router-switch.com, rentang harga untuk perangkat tambahan server seperti router dan lain-lain, mulai dari USD1,000 hingga USD 20,000.

e. Selain perangkat tambahan, server juga membutuhkan biaya tambahan berupa ruangan (sewa tempat, listrik, keamanan ruangan, dll).

2. Konsultasi Implementasi

a. Beberapa vendor memiliki harga berbeda untuk layanan ini berdasarkan dari peran dan senioritas. Dari toolbox.com, rentang harga dimulai dari USD 125 per jam hingga USD 200 per jam.

b. Sebuah organisasi juga dapat menggunakan layanan pihak ketiga seperti PWC dan Accenduter untuk memberikan konsultasi terkait implementasi software. Pihak ketiga ini dapat memberikan kesinambungan antara vendor dan organisasi.

Meskipun penerapan on-premise mungkin saja memiliki biaya lisensi software yang lebih murah, banyaknya biaya tersembunyi yang datang bersamaan dengan proses implementasi membuatnya menjadi solusi yang tidak cost-effective dibandingkan dengan solusi berbasis komputasi awan.

Kesimpulan

Sering dihiraukan atau diremehkan, Total Cost of Ownership (TCO) adalah bagian penting dari perhitungan ROI dari penerapan sebuah enterprise software, termasuk di dalamnya adalah sistem payroll. Pemahaman yang lebih baik tentang TCO dapat menurunkan risiko over budget dan under-delivered saat menerapkan sebuah sistem payroll.

Untuk memahami lebih baik mengenai TCO dari sebuah sistem payroll, seseorang harus mengetahui adanya banyak biaya tersembunyi dari implementasi sistem payroll, karena biaya tersembunyi ini dapat merepresentasikan hingga 50% dari TCO. Metode implementasi payroll, secara mengejutkan juga berperan banyak dalam biaya tersembunyi dari TCO sebuah sistem payroll.

Meskipun penerapan on-premise dapat memberikan kontrol dan fleksibilitas yang tinggi, dengan biaya lisensi software yang lebih murah, biaya tersembunyi yang datang bersamaan dengan penerapannya dapat membuatnya jauh lebih mahal dibandingkan dengan solusi berbasis komputasi awan.

Karena itu bagi banyak organisasi, mengadopsi sistem payroll berbasis komputasi awan adalah pilihan yang lebih cost-effective dan seiring dengan waktu, lebih populer karena rendahnya biaya tersembunyi yang datang bersama penerapannya.

Tentang Penulis

Stefanie Suanita adalah CEO dari CATAPA Intelligent Payroll, sebuah solusi penggajian pertama dengan AI di Indonesia. Sebelum memulai CATAPA, Stefanie telah menangani 30+ projekt di bidang cloud dan mobile computing, sekaligus memenangkan beberapa penghargaan baik lokal maupun internasional.

Daftar Pustaka

1. 2021 HR Tech Survey by ISG

2. Calculating the total cost of ownership for enterprise software (cio.com)

3. Harvard Business Review: Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think, September 2011

4. Hendrickson, A.R. (2003) Human Resource Information Systems: Backbone Technology of Contemporary Human Resources. Journal of Labor Research, 24, 381.

5. HR Tech Report by PWC

6. Investopedia - Total Cost of Ownership

7. http://dx.doi.org/10.1007/s12122-003-1002-5

8. Quora - How long does the server last

9. ResearchGate - Estimating Total Cost of Ownership, August 2018

10. SAP Blog

11. ServerMonkey - When to replace a business server

12. SHRM - How to select an HRIS

13. Toolbox.com - consultation price range

14. Wikipedia

a. Definition of Total Cost of Ownership

b. Definition of Software as a Service