Rapat = Ngaret

Sebuah rapat bisa sangat berguna untuk kemajuan tim. Tapi meeting juga bisa dianggap membuang waktu sebagian orang. Lagi-lagi saya menulis tentang hal-hal kecil yang sering terjadi disekitar saya, tapi efek dari hal ini saya pikir cukup terasa bagi saya

Hal pertama adalah ngaret. Dari beberapa pengalaman yang saya alami, kegiatan datang tidak tepat waktu dan berasumsi bahwa rapat atau acara apapun pasti akan dimulai terlambat dari jam yang direncanakan sudah tertanam di benak banyak orang termasuk saya. Mungkin itulah sebabnya ngaret dan mengaretkan sudah menjadi hal yang biasa dalam hidup kita ini.

Karenanya saya selalu ingin memastikan jika di undang dalam sebuah rapat atau acara. Beberapa kali saya mengamati, ternyata pandangan kita terhadap waktu sedikit berubah. Misalkan ada undangan rapat pukul 17.00, Dalam benak kita (saya) pasti acaranya akan di mulai jam 19.00 atau bada maghrib.

Pertanyaannya jika acaranya di mulai jam 19.00 kenapa di undangan di tulis jam 17.00?

Dan ternyata jawaban dari pihak yang mengundang bahwa ini sudah tradisi bahwa jika undangannya jam 17.00 acara akan di mulai jam 19.00.

Sebenarnya ini adalah hal yang memprihatinkan dengan kaitannya dengan efektivitas penggunaan waktu. Dalam rentan waktu jam 17.00 hingga jam 19.00 tentu dapat di manfaatkan dengan berbagai macam hal yang positif (baca:Produktif)

Saya tidak bisa membayangkan jika di dalam kepanitiaan itu ada orang yang biasa datang tepat waktu, berapa lama si disiplin ini harus menunggu hingga rapat dimulai.

Mungkin bagi si perencana rapat pada kasus di atas adalah membuat faktor aman agar rapat yang dia rencanakan dapat mulai tepat waktu. Tapi bila kita berpikir ulang, apakah itu solusi yang tepat untuk mengantisipasi ngaret yang disebut beberapa orang merupakan budaya ini?

Pendapat saya, sikap seperti itu adalah salah. Kesalahan yang paling terlihat adalah si perencana rapat tidak dapat mempertanggungjawabkan pengumuman yang dia sebar. Dia mau mulai rapat di mulai jam 19.00 , tapi dia bilangnya jam 17.00. Kalau mau antisipasi ngaret pakai cara itu bukannya berarti dia nggak percaya sama anggotanya bisa datang tepat waktu?

Ada lagi sebetulnya yang masih mengganjal menurut saya yaitu seringnya dalam undangan rapat, biasanya kita akan melihat alokasi waktu yang ditulis dalam undangan :

Waktu : 14.00 WIB – selesai

Kata “selesai” diakhir menandakan bahwa sebuah sifat dari tidak terencananya alokasi waktu yang akan dipergunakan dalam rapat. Kata selesai juga menunjukkan bahwa rapat ada kemungkinan bisa lebih cepat atau lebih lambat.

Peserta akan dibuat bingung dalam mengatur kegiatan lainnya sementara pelaksana rapat itu sendiri sama sekali tidak mampu memasang target berapa lama rapat itu bisa selesai. Dampak dari tidak jelasnya alokasi atau batas waktu rapat akan sangat memungkinkan rapat menjadi lebih lama dari ekspektasi peserta rapat itu sendiri.

Setiap upaya mempercepat rapat akan dianggap sebagai sebuah kemalasan atau ketidaksetiaan terhadap proses rapat, padahal rapat yang baik tidak selamanya harus lama.

Lama atau sebentar relatif sifatnya, namun tentunya setiap institusi memiliki standar baku tentang waktu yang tepat untuk sebuah rapat. Setiap peserta rapat bisa memprediksikan berapa lama sebua rapat pantas dilaksanakan sehingga seharusnya pelaksana rapat pun bisa memperkirakan waktu yang akan dipergunakan dengan melihat seberapa urgent materi atauu topik yang akan dibahas.

Namun bila dalam rapat terjadi perkembangan yang menuntut waktu tambahan maka pemimpin rapat bisa meminta persetujuan peserta rapat untuk menambah waktu rapat.

Hal ini akan membuat peserta rapat bisa memahami keterlambatan atau mengantisipasi adanya keluhan dan ketidakpuasan dari peserta rapat. Peserta rapat tentu akan memahami bila kuorum menyepakati tambahan waktu bila materi yang dibahas tersebut penting dan harus segera mengambil keputusan.