Mendorong Perubahan Organisasi dan Sistem Kerja Pemerintahan

Ilustrasi grafik organisasi, foto : pexels.com

Canggung, kata yang cocok disematkan untuk menggambarkan kondisi kerja yang dialami pegawai di organisasi perangkat daerah pemerintah tempat sejawat saya bekerja paska penyederhanaan birokrasi ASN yang telah diimplementasikan pemerintah daerah sejak 2021 lalu. Canggung dalam arti kaku saat melakukan peyesuaian menghadapi sistem kerja baru, begitu juga saat menyesuaikan perilaku kerja menghadapi atasan, sesama pejabat fungsional atau pejabat non fungsional lain di lingkungan kerjanya masing-masing. Hal yang wajar terjadi ketika berhadapan dengan kondisi baru sehingga membutuhkan perubahan baik dalam cara maupun perilaku kerja dari yang biasa menuju hal yang tidak biasa.

Sebagai bagian dari program prioritas kerja Presiden di bidang reformasi birokrasi di instansi pemerintah, program ini tidak hanya menghapus sebagian struktur organisasi dan mengalihkan Pejabat Administrasi menjadi Pejabat Fungsional tetapi penyederhanaan juga dilakukan melalui perubahan sistem kerja. Guna menunjang masa transisi paska dilantik sebagai pejabat fungsional maka ditunjuk para koordinator dan sub koordinator sehingga proses bisnis pekerjaan yang dilakukan saat ini tidak terganggu dan belum banyak berubah.

Kehadiran Permenpan 7 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi memberikan pencerahan kepada ASN dalam mempraktikkan sistem kerja baru ini. Penyederhanaan birokrasi dilakukan melalui tiga tahapan yaitu penyederhanaan struktur organisasi, penyetaraan jabatan dan penyesuaian sistem kerja. Penyesuaian sistem kerja sendiri dilakukan melalui penyesuaian mekanisme kerja dan proses bisnis dengan memanfaatkan sistem pemerintahan berbasis elektronik (www.menpan.go.id). Dalam permenpan tersebut diuraikan dengan jelas sistem kerja ASN paska penyederhanaan birokrasi, bagaimana pengelompokan organisasi, kewenangan dan perlunya tata kelola pemerintahan berbasis digital demi mendukung capaian transformasi.

Kendati para pegawai mengetahui adanya tuntutan perubahan dalam organisasi, gambaran sistem kerja baru belum terbayang dalam pikiran sehingga diperlukan informasi tambahan baik berupa petunjuk teknis maupun pelajaran yang didapat dari instansi yang telah sukses melakukan penerapan. Contoh praktik baik dari instansi yang telah berhasil menerapkan tentu dapat memberikan bahan perbandingan sehingga bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas. Dengan harapan proses transformasi organisasi yang telah dijalankan perangkat daerah dari berjenjang dan silo menjadi organisasi sederhana, lincah, kolaboratif dan dinamis akan berjalan dengan lancar.

Penerapan Sistem Kerja di Rumah Sakit Pemerintah

Bagi sebagian ASN di ruang lingkup kesekretariatan atau unit pengelola teknis administrasi, sistem kerja dalam organisasi non hirarkis dan bekerja dalam kelompok yang terdiri dari tenaga fungsional merupakan hal baru untuk diadaptasi. Namun, kelompok jabatan fungsional dalam manajemen kepegawaian sebetulnya bukan hal baru. Jabatan fungsional di bidang kesehatan adalah salah satu contoh jabatan fungsional yang terbiasa bekerja dalam kelompok kerja dan dapat dijadikan salah satu rujukan perbandingan.

Walau frekuensi perubahan tim tidak sering terjadi, unit pelayanan rumah sakit pemerintah kerap harus melakukan perubahan kelompok kerja demi memenuhi standar minimal dan jumlah jenis pelayanan kesehatan. Hal ini seiring dengan tuntutan peningkatan pelayanan rumah sakit. Pejabat fungsional di rumah sakit mengelompokkan diri sesuai fungsi dan layanannya seperti penyelenggaraan pelayanan promosi kesehatan, layanan medis, layanan penunjang medis dan non medis, rehabilitasi, layanan asuhan keperawatan, rujukan kesehatan, diklat dan pengembangan, administrasi umum, dan sebagainya.

Ketersediaan tenaga kesehatan menjadi hal penting untuk dikelola dengan baik karena rumah sakit harus memberikan pelayanan secara terus menerus. Penjadwalan shift dan jam kerja diatur sedemikian rupa sehingga hak dan kewajiban pegawai tetap terpenuhi. Penugasan ketua kelompok dilakukan secara bergantian tergantung ketersediaan personil, keahlian atau jenjang jabatan fungsional didalamnya.

Pelajaran Dari Lingkungan dan Praktisi

Pandemi Covid-19 menjadi pelajaran berharga bagi kita semua, khususnya bagi tenaga kesehatan. Di tengah gejolak ketidakpastian, kompleksitas dan ketidakjelasan pandemi Covid 19, para tenaga kesehatan di rumah sakit harus beradaptasi dengan perubahan atau penambahan jenis pelayanan yang menuntut fleksibilitas dengan melakukan perubahan kelompok kerja.

Dengan adanya kompleksitas, ketidakpastian dan ketidakjelasan informasi selama pandemi berujung pada timbulnya rasa takut dan kekhawatiran para pegawai. Untuk mengatasinya dibutuhkan kolaborasi melalui jejaring komunitas antar kelompok kerja menjadi sebuah forum. Dibantu dengan teknologi, forum antar pegawai ini berfungsi sebagai sarana penyaluran informasi sehingga proses belajar bersama dan saling menguatkan satu sama lain akan terbentuk.

Samantha Slade seorang desainer sosial dan pendiri perusahaan internasional Percolab menguraikan bahwa tranformasi organisasi bukan hanya pekerjaan dari jajaran pimpinan saja tetapi untuk semua individu serta menuntut adanya perubahan pola pikir setiap individu didalamnya. Banyak pegawai berpikir bahwa ketika beralih ke sistem kerja baru mereka harus mahir melakukannya sejak awal dan telah mengetahui semua detail proses perjalanan perubahan. Transformasi dibayangkan akan menjadi besar dan komprehensif sehingga begitu terbebani. Banyak juga yang berasumsi bahwa perubahan ini seperti memulai suatu revolusi yang harus dimulai dari pimpinan organisasi sebelum pegawai melakukannya. Tidak heran sebagian besar organisasi terjebak dalam pikirannya sendiri dan gagal berubah. (Going Horizontal, 2018)

Lalu, bagaimana caranya mengubah pola pikir menuju sistem kerja baru? Dengan memahami alasan dibalik tujuan transformasi organisasi akan memotivasi diri dalam mengubah pola pikir. Kita pun lebih yakin dan percaya tindakan yang diperlukan saat proses perubahan itu terjadi akan membuahkan manfaat. Baca Alasan Organisasi Melakukan Transformasi Struktur dan Sistem Kerja