Arsip Fisik dan Digital: Belajar Mengelola Arsip Saat Magang
Tulisan dari Talitha Salsabila Ariqah tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarBagi mahasiswa, kegiatan magang menjadi kesempatan untuk mengenal dunia kerja secara langsung. Selama magang di Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Sleman bagian Umum dan Kepegawaian, saya mendapat kesempatan untuk membantu dalam pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital.
Pentingnya Penataan dalam Arsip Fisik
Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam mengelola arsip fisik adalah penataannya. Selama magang, saya mendapat kesempatan untuk membantu mencari dokumen yang dibutuhkan, mengelompokkan, dan menata kembali dokumen ke dalam filling cabinet.
Kemudian dalam penataannya, dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan jenis, tahun, nomor, atau kategori tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Sehingga dengan penataan yang teratur, dokumen menjadi lebih mudah ditemukan kembali ketika di butuhkan.
Belajar Mengelola Arsip Secara Digital
Selain mengelola arsip fisik, saya juga mendapat kesempatan belajar melakukan pengarsipan digital melalui Web SRIKANDI. Tugas saya yaitu mengarsipkan naskah masuk dan keluar, menyortir dokumen yang sudah disetujui tetapi belum diberkaskan, serta memasukkan dokumen ke dalam kelompok subbab berkas yang sesuai.
Dari kegiatan tersebut, saya memahami bahwa pengarsipan digital dapat membantu pengelolaan dokumen menjadi lebih terarah, tetapi tetap membutuhkan ketelitian agar dokumen tersimpan sesuai bagian dan mudah ditemukan kembali.
Menyesuaikan Pengelolaan dengan Jenis Arsip
Berdasarkan pengalaman tersebut, saya mengetahui bahwa arsip fisik dan digital memiliki karakteristik dan proses pengelolaan yang berbeda. Arsip fisik berkaitan dengan bagaimana dokumen disimpan dan ditata secara langsung, sedangkan arsip digital memanfaatkan sistem untuk mengelompokkan dan menyimpan dokumen secara elektronik.
Perbedaan tersebut membuat cara pengelolaannya perlu disesuaikan dengan jenis arsip dan sistem yang digunakan. Walaupun berbeda, kedua jenis arsip tersebut tetap memiliki tujuan yang sama, yaitu menjaga dokumen agar terorganisir dan memudahkan proses penemuan kembali arsip.
Belajar Mengelola Arsip dengan Lebih Teratur
Bagi saya, pengalaman mengelola kedua jenis arsip tersebut menjadi pembelajaran selama magang dan membuat saya memahami bahwa pengarsipan bukan hanya sekadar menyimpan dokumen, tetapi membutuhkan ketelitian, keteraturan, serta pemahaman terhadap sistem yang digunakan. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik juga penting dalam pekerjaan administrasi, terutama bagi mahasiswa yang nanti akan berhadapan dengan berbagai jenis dokumen di dunia kerja.